【仕事を効率化したい教員向け】紙の保管、もうやめません？

こんにちは、べいぶです！

今回は、どうにかして仕事の効率を高めたい！と考える先生向けに、「紙の保管、もうやめません？」というテーマでお話していきます。

年度が変わると、新しい仕事を担当することになったり、新しい学校に赴任することになったりする人も多いと思います。

そのたびにこんなことは起きませんか？

・「今までの保管しているので、プリントアウトしてファイルに保管しておいてください」
・「これ前年度のファイルなのでよかったら使ってください」
・「これ前々年度のファイルなのでよかったら使ってください」
・「これ前々々年度のファイルなのでよかったら……」

はっきり言いますが、現在の学校でこのように言われて私は一度も使ったことがありません。これまで10年間で5つの学校を経験してきましたが、過去の紙ファイルを利用したことはほとんどありません。

今回は、仕事を効率化するために今すぐやめるべき「紙の保管」について、３つの理由をお話します。

みなさんのお役に少しでもお役に立てれば幸いです。

紙の保管をやめるべき理由①：スペースを確保でき、仕事の効率が上がる

職員室や棚の中が各年度の保管資料でいっぱいいっぱいの光景を見たことはありませんか？

スペースを多く確保するためにも、紙の保管はやめるべきです。

職員室の見えるところ、棚の中がいっぱいいっぱいで余剰スペースがどんどん埋まっていくと、次第に自分の作業スペースすら奪われていきます。

私の同僚で、保管資料が机上にあふれて作業スペースがほとんど確保できていない人がいます。そのため、何か書く作業をしなくてはならないときに、わざわざ空いているスペースを探したり、狭いスペースで作業することでミスも少なからず出ています。全体でやっている仕事の場合、その人の遅れで全体の遅れにつながってきます。

紙の保管をやめることで、スペースの確保、仕事効率の確保、仕事の正確性が上がります。

紙の保管をやめるべき理由②：結局使わない

冒頭にも書きましたが、私は10年間の中で過去の保管資料を有効利用した記憶はほとんどありません。みなさんはいかがですか？

結局のところ、過去の保管資料は使用頻度が非常に低いので、保管せずに処分すべきです。

そもそもその資料はどうやって出したのかというと、パソコンで作成してプリントアウトしたものです。ならば、データに残っているはずなのでそれをまた利用すればいいです。修正する必要があればデータ上で直すだけなので、わざわざ保管されている紙資料を参照することはありません。

何人かの同僚に聞いてみても、みんな口をそろえて
「ほとんど使ったことない」
「まあ、念のために保管しておいた方がいいと思って」
「毎年保管しているから」
と話します。

それなら保管をやめても問題ないのに、と思いますが、日本の学校現場というのはなかなか非効率的なものがなくならないものです。

パソコンがない時代は紙に直接書き込んで保管していましたが、現代はデータで残すことが可能なので、いつまでも紙を保管するという古い習慣は見直すべきです。

紙の保管をやめるべき理由③：電子化、オンライン化の意識が高まる

紙の保管をやめなければ、電子化、オンライン化の意識は高まっていきません。

学校現場で紙の保管を続ける多くの理由は次のものだと思います。

「これまでそうしてきたから」

先ほども同僚の例で書きましたが、新しいことに挑戦することをためらいがちな日本人によくあることです。特に学校現場は変化することを恐れる傾向が強いように思います。

仕事を体系化するために「前年度と同じ」にすることは業務の簡略化につながりますが、非合理的で非効率なことはどんどん見直していくべきです。

一度電子化していくこと、オンラインを使うことを覚えれば非常に便利です。新しいことも、最初の「覚えて使ってみる」という段階を経れば、あとは徐々に意識が高まっていくように思います。

私の同僚の年配の先生は、はじめ「チョーク＆トーク」の授業をしており、パソコン等を使うことをためらっていました。しかし一度パワーポイントの資料作成を覚えてからは、毎年そのパワーポイント資料を使って仕事の作業効率を高めていました。「もうパワーポイントの便利さからは離れられないな」とご満悦でした。

旧態依然な考え方は改め、時代の変化に良い柔軟に対応していくための行動力が大切です。

最後に

まとめます。

紙の保管をやめるべき理由①：スペースを確保でき、仕事の効率が上がる
紙の保管をやめるべき理由②：結局使わない
紙の保管をやめるべき理由③：電子化、オンライン化の意識が高まる

他にも、環境保全の面からも紙の保管をやめるべきだと思います。日本は環境に対する意識が低いと言われているし、外国を見ていてたしかにそう思います。

そもそも電子化、オンライン化が進む背景には、環境問題が切っても切り離せません。世の中が電子化していく背景には、利便性の追求だけでなく、紙を作り続けることによる資源の減少を防ぐことも理由にあります。

各学校で少しでも電子化、オンライン化が進めば、地球温暖化などの環境問題にわずかでも貢献できるのではないでしょうか。

最後に地球規模にまで話を広げてしまいましたが、紙の保管をやめることはきっとあなたの仕事の効率化、学校全体の仕事の効率化につながっていきます。

これまでなんとなくやってきたからという旧態依然な考え方ではなく、良いと思うことは実行していく行動力と勇気がこれから必要だと思います。

変化をおそれず、変わっていきましょう。

この記事があなたの役に少しでも立てれば幸いです。