できそうで出来ない、プロジェクトのタスク分解
プロジェクト管理の基本は、各タスクの状態を記録して見える化すること。状況を一覧化すれば、自然と問題が目に付き、改善したくなる。そういう人間の本能を活用するのがオススメです。
でも、そもそもタスクが定義できない、という方も多いのです。
もう少し、具体的に言うと、大きな課題をタスクに分解する、「タスク分解」ができない！？
そこで、今日は、タスク分解について考えて見ましょう。
どういう条件が揃えば、目的・目標が達成できますか？
プロジェクトには必ず目標があります。
大きな目標を、いくつかに分けて、中くらいの目標、小さい目標、など、複数に分解したものがタスクです。
とお伝えしました。タスク分解というと難しく考えてしまうかもしれませんが、
この「タスク分解」も分解してみましょう。分解は、モノゴトの本質を捉える思考法です。
A,B,Cの３つが揃えば、確実に目標が達成できる。という条件を探します。
条件とは、要因でも、やることでも、何でも構いません。
まずは、目標達成のために必要な要素を書き出します。
ある程度できたら、それらの要素が揃えば、本当に目標が達成できるか。できない場合がないのか、再度チェックします。ここは、想像の世界ですので、絶対はありません。自分たちで信じられればOK。これも、厳密に考え出すと、終わりが見えなくなるので、ほどほどで打ち切る、諦め力も大切です。
もれなく、ダブりなく、全部書き出す。専門用語ではMECE感と言ったりしますが、重要なのは全体を網羅できているかどうか。ここのチェックはちょっと難しいので、ぜひ上司やリーダーの人が率先して見てあげてください。
条件の抽象度を揃える
目標達成に必要な条件が出そろったら、それらを一覧にして、眺めます。
抽象度は揃っているでしょうか？
例えば、こんなのが出てきたら、どうでしょう？
新規客を月10件獲得する
売上を10%アップさせる
テレアポを毎日100件かける
ちょっと、レベルが合っていない。大きい目標から、小さいタスクまで、混在している感じです。
レベル、抽象度が揃っていないと、その後、タスク分解で困ります。大きなタスクは、１人の担当者に任せるには荷が重い。どうしていいかわからないタスクになりがちです。
プロジェクト管理でつまづく大きな原因は、この大きなタスクのまま、担当者にやらせること。そうすると、期限が来ても、全然進んでいない！ というトラブルも起きます。
タスク分解は「１人で確実にできるレベルまで分解する」のがコツ
タスク分解の目的は、各メンバーが自分のやることを明確にして、集中して仕事できるようにすること。だから、１人で抱えられるレベルにタスク分解します。
１人でできないタスクは、さらに分解が必要と考えます。
担当者も、できないことは、最初に「難しそうです！」と言う
担当者も、自分に割り振られたタスクが、自分１人でできそうなのか、まずイメージしてみましょう。できるか、できないか。できないとしたら、どこが難しそうか。誰に、どんな風に手伝ってもらう必要があるか。最初に判断できればベストです！
やってみないとわからないこともありますが、最初の段階で、懸念を言えるのが健全な姿です。だいぶん時間が経ってから、「できません」と言われるより、最初の段階でアラートを挙げてくれた方が、みんなが助かります。
また、最初の段階で「難しそうです」「できません」と言える空気も大切ですね。良いように捉えれば、リスク管理ができている、ということ。
せっかくリスクを口に出している人を頭ごなしに非難するようでは、プロジェクトはうまくいきません。お互いに助け合って、できる方法を考えましょう。
タスク分解のコツ、少しつかめたでしょうか。
PDCAのP（Plan、計画）の段階でタスク分解できていれば、D（Do、実行）がストレスなく思いっきりできます。
ノビノビと各自の能力を最大限に発揮するためにも、P（Plan、計画）段階のタスク分解が重要です。
タスクの実行より、タスク分解の方が難易度が高い。担当者に丸投げせず、ぜひ上司やリーダーの人が関わり、責任をもってチェック、定義をリードしてください。適切なタスク分解が、プロジェクト成功を大きく後押ししてくれます。
この記事を書いたのは、
もうそうビズ企画 代表 川原茂樹
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