『世界で一番やさしい 資料作りの教科書』のエッセンスと活用法
ビジネスにおいて「資料を作る」という行為は日常茶飯事ですが、その本当の目的や効率的な作り方を体系的に学ぶ機会は意外と少ないものです。
榊巻亮氏の『世界で一番やさしい 資料作りの教科書』は、この問題に正面から向き合い、資料作りの本質を解き明かします。
本記事では、同書のエッセンスを基に、新たな視点を加えつつ、実践的な活用法をご紹介します。
資料作りの本当の目的とは？
『世界で一番やさしい 資料作りの教科書』の中核となるメッセージは、「資料は見た目の美しさではなく、伝えたいことが相手に伝わるかどうかが最重要である」という点です。
資料は「伝えるための手段」に過ぎず、目的ではありません。どんなにデザイン性が高い資料であっても、伝えるべき内容が伝わらなければ無意味。
榊巻亮氏は、資料作りにおける「伝える力」を高めるための基本的なマインドセットを強調しています。これは、ビジネスのあらゆる場面—報告、提案、プレゼンテーション—で役立つ普遍的な考え方です。
具体例
例えば、上司にプレゼン資料を求められた場合、その指示通りに資料を作るだけでは不十分です。上司が「何を伝えたいのか」をしっかり考え、それを補完する形で資料を構築する姿勢が求められます。
実践的な資料作りの3ステップ
榊巻亮氏は、効果的な資料作りのために3つのステップを提案しています。これを順に見ていきましょう。
キーメッセージを明確にする
資料の一番上に、「伝えたいこと」を一言でまとめたキーメッセージを配置します。ポイントは、9〜13文字程度で簡潔にまとめること。
例：「見た目より中身が重要」「伝えたい内容を明確に」このメッセージを明確にするためには、以下の質問を自問自答すると効果的です。
・誰に向けた資料なのか？
・この資料で最も伝えたいことは何か？
・相手にどのような行動を促したいのか？ボディ（本文）を構築する
キーメッセージを補完する内容を構築します。ここで意識すべきは、相手の疑問や反論を予測し、それに答える形で情報を整理することです。
また、「なぜこれを伝える必要があるのか」という根拠を明示することで、説得力を高めることができます。電子化する
パソコンで作業を始める前に、全体の構成を紙などに手書きでまとめることを推奨しています。この段階を飛ばすと、目的に沿わない資料が出来上がるリスクが高まる。
電子化は最終工程として取り組むのがポイントです。
プレゼンにおける「べからず7か条」
榊巻亮氏は、資料を活用したプレゼンの場面でも役立つ「べからず7か条」を挙げています。特に印象的だったのは以下の点です。
朗読をしない
スライドの内容を読み上げるだけでは不十分。自分の言葉で語り、感情を込めることが大切です。自信を持つ
自信なさげな話し方は、聞き手に不安感を与えます。堂々とした態度で伝えることが重要です。相手の反応を観察する
プレゼンは一方通行ではありません。相手の理解度や反応を確認しながら進めることが求められます。
デジタル時代の資料作り
現代ではオンライン会議やリモートプレゼンが増え、資料作りに求められる要素も変化しています。
例えば、デザイン性を完全に排除するのではなく、最低限の視覚的要素を取り入れることで、伝わりやすさが向上する場合もある。また、動画やインタラクティブなコンテンツを活用した新しい形式の資料作りにも対応する必要があります。
資料作りの真の価値とは？
資料作りは単なる作業ではなく、コミュニケーションスキルを磨くための絶好の機会です。
『世界で一番やさしい 資料作りの教科書』が繰り返し強調するのは、資料の目的は「伝えること」に他ならないという点です。見た目の美しさや細部へのこだわりよりも、伝えたいメッセージをいかにシンプルかつ効果的に届けるかが重要です。
この視点を持つことで、資料作りに対する考え方や取り組み方が大きく変わるでしょう。
おわりに
『世界で一番やさしい 資料作りの教科書』は、資料作りにおける本質を学べるだけでなく、実践的なステップを知ることができる一冊です。
本書で紹介されている基本原則を押さえつつ、デジタル時代の新たな視点を取り入れることで、さらに効果的な資料作りが可能となるでしょう。