Notionオタクによる、ひとり社長のタスク管理徹底解説！
Notionオタク度上位1%(自称)のMotokiです。
「売上につながるデータ管理を自動で行うためのAll in Oneサービス」
【BizNotion】の運営者 Motoki です。
自社サービス(BizNotion)はその名の通りNotionを活用して構築しています。
端的に言うと「お客様に提供できるレベルのサービスをNotionで作っている」ため、手前味噌にはなりますが、Notionにはめちゃくちゃ詳しいです。
サービス提供者として、Notionに関する知見を持っているだけでなく、ユーザーとしても使い倒しているのでもちろんユーザー目線の知見も大量にあります。
また、当然のように Notionに関する全資格(Essentials / Settings & Sharing / Advanced)を保持 してます。
また、当然のように Notionに関する全資格(Essentials / Settings & Sharing / Advanced)を保持 してます。
もうこれは、人口の上位1%のNotionオタク度と言っても過言ではないはず。
Notionオタクによる、
ひとり社長のタスク管理徹底解説
本日は、そんなNotionオタクの私が
ひとり社長のタスク管理を徹底的に解説します。
※チームでのタスク管理については触れません。
このnoteに興味に持たれたということは、
あなたは経営者やフリーランス、会社員で副業をされていたりと、
日々多くのタスクを管理する必要がある方なんだと思います。
そして、
「今のタスク管理方法のままで良いのか。。。」
「もっとパフォーマンスが上がるタスク管理方法はないのか？」
「俺流のタスク管理だけど、ひょっとしてパフォーマンス下がってたりする？」
「タスクを積んだはいいけど、なんか全然終わらないんだよな。。。」
「全然タスクが終わらず、萎える。自己嫌悪でさらに行動する気が起きない」
といった悩みを抱えているのではないでしょうか？
そんな方はこの記事を読んでいただければ、
パフォーマンスが向上し、着実にタスクを完了できる
しかも自動化が組み込まれていて作業量が最小限
現実的なタスクが設定ができ、計画通りに仕事を進められる
どのように自分が時間を使ったか振り返りが簡単になり、貴重な時間を有効に利用できる
結果的に収入が増える
みたいな、最高な状態になれるかもしれません。
「個人のパフォーマンス=収入」のあなた、常時15%のデバフ状態はやばいです
カナダのコンコルディア大学およびラヴァル大学により、2019年から2020年に実施された、53件の独立研究から合計12,143人のデータを基にしたタイムマネジメントの効果を調査するメタ分析研究(*1)によると、
タイムマネジメントの介入が個人の仕事におけるパフォーマンスを
約14%〜17%向上させること
が証明されました。
他にも、カリフォルニア大学による研究(*2)やオハイオ州立大学による研究(*3)では、
タイムマネジメントが学業成績や、健康、ストレスレベルに影響する
ことが証明されています。
つまり、タスク管理を徹底しないことは、
それをしているライバルたちと比較した時、
あなたは大きなディスアドバンテージを抱えている
ということです。
せっかく日々頑張って働いているのに、
タスク管理が原因で仕事のパフォーマンスが15%も落ちた状態(デバフ)
って、めちゃくちゃもったいないですよね。
ロールプレイングゲームで常時攻撃力・防御力15%ダウン状態で敵と戦うくらいきついです。
個人のパフォーマンスが収入に直結する方、読まないと損します
あなたが単なる会社員なら、収入に大きな影響はないかも知れません。
しかし、個人のパフォーマンスが収入に大きく影響するスタイルで働く
みなさんが、
タスク管理にこだわらない（今回紹介するやり方を実践しない）理由、ありませんよね？
この記事を読んで実践していただければ、
いつ何をするべきか明確に整理でき、行動量が増え、収入が増える
無理なく着実に仕事をこなせるようになり、相手に信頼される&ストレスが減る
プライベートが充実させられ、家族・友人と関係が良くなる
ようになります！
ぜひ最後まで読んでいただき、実践してみてください。
適切なタスク管理ができてないときの症状
タスク管理ができてないときに起きる症状の多くは以下のような感じです。
ノリでタスク設定してない？
毎朝(週の初め)に、
「今日(今週)はこれくらいやってやろう！」
というノリで、なんとなくタスクを設定してないですか？
蓋を開けてみたら、MTGだったり、プラベートの予定だったりで、
実際に作業できる時間が全然なかった。。。
結果、朝(週の初め)に意気込んで積んだタスクの大部分を終えられず、
自己嫌悪に陥り、やる気が下がる。。。
どうせできないと行動量も下がっていく。。。
言われてみればめちゃくちゃ当たり前ですが、
予定を考慮して、タスクを設定しないといけないですよね。
私の体感ですが、この方法で管理している人めちゃくちゃ多いです。
ですが、安心してください。
この後、解説する方法であれば全て解決します。
振り返りができず、進歩がない(ホモ・サピエンスなのに)
突然ですが、先週やった全タスク、わかりますか？
タスク管理していればわかるでしょう。
では、水曜日にどんなタスクにどれくらいの時間取り組んでいたかわかりますか？
「そんなことわかんなくても問題なくね？」
と思うでしょう。
あなたが、決めたタスクを時間通りに完了させて順風満帆なタスク管理ライフを過ごされているのであれば、問題ありません。
ただ、
「仕事が思ったように進まない」
「もっと仕事で結果を出すスピードを上げたい」
という悩みがあるのであれば、問題大アリです。
なぜなら上記のような問題を抱える方の多くが、
タスク管理どうこうの前に、十分な時間を使えていない からです。
どれくらい時間を割いているか、自分で思い浮かべた時間の60~70%くらいしか使えていないと思った方が良いです。
ちゃんと記録してみると、
意外にタスクに取り組んでいる時間が少ないことがわかるはずです。
まずは、「いつどれくらいの時間を割けているのか」を正しく認識する必要があります。
この現状認識も、これからお伝えする方法であれば一目瞭然になるので、
ご心配なく。
タスクを詰め込みすぎて、締め切りに遅れる・健康を害す
これも、現実的にどれくらいの時間を使えるかを把握できていないことにも起因しますが、
そもそもの見積もりが甘いことが大きな要因です。
そして、見積もりが甘くなってしまう理由は、
タスクの単位(粒度)が大きすぎる
から。
例えば、漠然と「クオリティの高いnote記事を書く」というタスクがある場合、
なんとなく「1,2時間くらい頑張れば書けるんじゃね？」
と思いませんか？
この「何となくこんくらいでできそう！」がタスクを詰め込み過ぎて爆死する人の典型的な思考パターンです。
一見すぐできそうでも、実際には以下のような工程が必要になります。
記事を書く目的を整理する
そもそも誰に向けて書くのか？
どんな問題を解決するのか？
読者にどうなって欲しいのか？
etc
タイトルを考える
サムネイルを作る
構成を考える
それぞれの見出しを考えて書く
各章ごとの内容を書く
見直して書き直す
タグ付けして公開する
これらをちゃんとやったら1,2時間で終わりますか？
厳しいですよね。（できると思った方、実際にやってみてください、たぶん終わりません。）
そう、
正確な見積もりをするためには、適切な単位のタスク(工程)に切り出す必要がある。
ということです。
この後紹介するタスク管理法は、適切な単位でタスク化せざるを得ない仕組みになっています。
甘い見積もりによって
締め切りに遅れる
仕事に追われて、プライベートを犠牲にする
間に合ったとしても、ストレスレベルが上がり健康を害する
ようなやり方から卒業できます！
みんな、オレ流のタスク管理になる
とはいえ、多くの方は、慣れ親しんだ形でオレ流タスク管理をしているはずです。
仮に、より良いタスク管理手法を試そうとなっても、
「そもそもタスク管理ツールありすぎて、どれ使えばいいかわからん…」
「手法もいろいろあるが、どうやって管理するのが適切なんだ…」
「タスク管理より、売上に直結することが優先！」
などなど、さまざまな理由で、現状維持になってしまう。
慣れ親しんだタスク管理から脱却するのはハードルが高い。
しかし、タスク管理は直感的には認識しづらいですが、
お伝えしたよう仕事のパフォーマンス(=収入)に影響を与えるんです。
オレ流タスク管理が悪いわけではありませんが、
よりあなたのパフォーマンスを上げる手法は存在するなら試してみた方が良くないですか？
なぜ、ひとり社長がNotionでタスク管理するべきなのか？
タスク管理自体の重要性はお伝えしてきました。
これから、Notionでタスクを管理した方がいいと考える理由をお伝えしていきます。
Notionカレンダー連携で予定を考慮したタスク設定が可能
NotionとNotionカレンダーを使えば、ミーティングなどカレンダーの予定と同じ画面で、タスクを設定できます。
※同期するのはGoogleカレンダーの予定
つまり、 朝にその日(月曜日にその週)に行うタスクの設定をする際、
実際の空き時間にタスクを埋めていく形で実行できます。
以下のようなイメージです。
設定している黄色のデータがNotion側のタスクで、それ以外はGoogleカレンダー側の予定です。
これであれば、予定とバッティングした、
非現実的なタスク設定は起こり合えないですよね。
また、Notion側のタスクデータベースと自動連携されるのが便利です。
自動化機能により、記録やステータス変更作業を省略できる
こちらは後述する解説で記載するため、省略させていただきます。
タスクの成果物をNotionに残せる＆ナレッジベースを構築できる
例えば、「noteの記事アイデアを10こ以上考える」というタスクがあったとします。
記事のアイデアをNotionのデータベースで構築し、そのリンクをタスク側に貼る。といったことが可能になります。
画面として以下のようなイメージです。
このように管理していけば、「このタスクの成果物どこに置いたっけ？」
みたいなデータの迷子状態をあらかじめ防げます。
しかも、最初から成果物をNotionに作成できるので、
自然と適切な場所に保管でき、ナレッジが整理された状態ができてきます。
外部のGoogleスプレッドシートやMiro、Figmaなどののツールで作成されたアウトプットも、Notionには簡単に埋め込めます。
私は過去に多くのツールを触ってきましたが、
Notionはタスク管理に限らず、情報管理のハブとしてダントツに推せるツールです。
あなただけのビジネス管理用Notion、丸っと無料で構築できます。
Notionでタスクも含めてビジネスをまるっと管理して、
パフォーマンス向上・業務効率化したい！
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しかも、全て無料で対応 させていただきます。
先着1名様！みたいなケチ臭いことは言いません。
リソースがある限り対応させていただきます。
ただし、先着順で対応するため、気になる方は今すぐお申し込みください。
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Notionタスク管理方法解説！
それでは、具体的なタスク管理方法について解説していきます！
ぜひ実践していただき
パフォーマンスが向上し、着実にタスクを完了できる
しかも簡単に操作で使える時間が増える
現実的なタスクが設定ができ、計画通りに仕事を進められる
どのように自分が時間を使ったか振り返りが簡単になり、貴重な時間を有効に利用できる
結果的に収入が増える
といったことを実現していただければと思います！
データベースの構成
まず構成の説明ですが、
プロジェクトDB
タスクDB
の2つのデータベースを用意します。
関係性としては、
1つのプロジェクトに対して複数タスクがぶら下がるような構成です。
プロジェクト
プロジェクトは、タスクの束、分割する前のざっくりな大きい作業単位のことです。
例えば、上記の例で挙げた「note記事を書く」といった単位の作業になります。
タスク
プロジェクトの内容を肯定毎に細分化したものがタスクです。
例えば、「note記事を書く」というプロジェクトに対しては、
以下のようなタスクがぶら下がるようなイメージです。
記事を書く目的を整理する
タイトルを考える
サムネイルを作る
構成を考える
それぞれの見出しを考えて書く
各章ごとの内容を書く
見直して書き直す
タグ付けして公開する
また、注意点としては、そもそもの作業工程が小さいものについては、
そのままで大丈夫です。
例えば、「週の振り返りをする」という単位の作業は分割する必要がないので、プロジェクトに紐付けない形です。
Notionデータベースセットアップ
それでは、Notionデータベース設定の詳細について説明していきます。
と言いたいところですが、
構築手順の詳細を語るととんでもない量になってしまうので、テンプレートを用意しました。
この後のセットアップで使いますので、以下のリンクからご自身のNotionワークスペースに複製いただければと思います。
不明点があれば、以下のX投稿に対してリプライいただければ可能な限り回答させていただきます。
個人でビジネスしてて、パフォーマンスを上げたい方向けにタスク管理を記事にしました。
— Motoki | Notionで、ビジネスを加速 (@MotokiDx) November 3, 2024
以下のような悩みがある方は是非！
「タスクいつも終わらない...」
「ただのTODOリストになってしまっている...」
「時間をどう使っているか把握できない、改善もできない...」https://t.co/gbyhYge5qJ
Notionカレンダーセットアップ
Notion側の設定は割愛しましたが、Notionカレンダーについては以下を参考セットアップをしてください。
Notionカレンダーダウンロード
Mac版ダウンロード
Windows版ダウンロード
Google連携
まず、Notionカレンダーで予定とタスクを一元管理するために、
以下の流れでNotionカレンダーからGoogleアカウントを連携しましょう。
この処理で選択したGoogleアカウントに紐づくカレンダーが自動で連携されます。
Notionワークスペース連携
以下の流れで、NotionカレンダーからNotionワークスペースを連携しましょう。
次に以下のような流れで、連携済みのワークスペース内に存在する
(複製済みテンプレートの)タスクデータベース、データベースビューを選択しましょう。
ちなみにデータベースのビューについては以下の二種類を設定します。
TODO
完了
こうすることで、TODOタスクと完了タスクが明確に判別できて便利です。
これで準備完了です！
活用方法を解説していきます
前段が大変長くなってしまい申し訳ございません、
それでは解説していきます！
タスクの作成
まずタスクどのように追加していくかです。
先ほど軽く触れましたが、タスクを作成するのは、
プロジェクトからタスク作成するパターン
単体でタスク作成するパターン
の2つがあります。
プロジェクトからタスク作成するパターン
「note記事を書く」といった一定以上の大きさになる作業はプロジェクトとして作成し、分解した工程をタスクとして定義します。
以下のような流れでNotionから追加します。
プロジェクト毎に締切とタスクを設定することで、
残りの時間・消化率が自動で算出でき、進捗が一目瞭然になります。
単体でタスク作成するパターン
このパターンは、差し込みの細かいタスクなどが該当するでしょう。
Notionから作成しても、Notionカレンダーから作成しても問題ありません。
以下のような流れで追加します。
また、差し込みではないが、細かいタスクを作成する場合は、
以下のような形でNotionから追加しましょう。
タスクの計画(いつやるかを設定)
上記の差し込みで自動的にいつやるか設定されるタスク以外について、
どのように「いつやるか」を設定するか解説します。
タスク設定を行うタイミング
まず、このタスク設定を行うタイミングですが、
日曜日午後 ~ 月曜日午前（週単位）
毎朝（日単位）
を想定しています。
（それ以上の長さになると逆に非効率になると思います。）
流れとしては
日曜の午後以降 ~ 月曜の朝のタイミングで週にどれくらいのタスクをやるかカレンダーに埋め込む
その後は毎日朝仕事を開始する前に、その日のタスクを改めて調整する
という形です。
もちろん、必要があれば都度調整しても良いでしょう。
タスク設定のやり方
では作成されているが、いつやるか(テンプレートのタスクDBでは「対応時間」)が設定されていないタスクにその設定を行っていきます。
大きくは2ステップに分かれます。
Notionで実行予定日を入力する
Notionカレンダーで具体的な実行予定時間を設定する
1. Notionで実行予定日を入力する
タスク一覧から「対応時間」に実行予定日を入力します。
入力すると、週次タスクタイムラインに対象タスクが表示されます。
2. Notionカレンダーで具体的な実行予定時間を設定する
続いて、タスク毎にNotionカレンダーからいつやるかを設定していきます。
以下のような手順で行います。
このようにいつやるかを具体的に設定していくことで、
現実的なタスク設定にならざるを得ません。
これめちゃくちゃ大事です。
タスクの開始/完了の記録
タスクの開始
Notionの週次タスクタイムラインから「開始」ボタンをクリックします。
ボタンに自動化設定が埋め込まれており、
ステータスが「未着手」→ 「進行中」に変更されます。
また、開始時刻が「開始」ボタンが押された時刻に修正されます。
実際には予定通りに行かないことの方が多いため、
実際の開始時刻を手動で再設定する手間を省いています。
また、明示的に「開始」ボタンを押すことで、
特定のタスクに取り組む意識になるため、集中力も高まります。
タスクの完了
Notionの週次タスクタイムラインから「完了」ボタンをクリックします。
「開始」ボタンと同じく、ボタンに自動化設定が埋め込まれており、
ステータスが「進行中」→ 「完了」に変更されます。
また、終了時刻が「完了」ボタンが押された時刻に修正されます。
以下のように「タイトルを考える」というタスクを終えるのが、
予定より遅くなってしまった場合でも、この「完了」ボタンクリック後には
以下のように、完了時間が実際の時刻に修正され、
しかも「完了」タスクとしてNotionカレンダーでは表示されます。
このように運用すれば、開始時刻と完了時刻を正確に記録できます。
つまり、
あなたが「何に」「どれくらい」時間を使ったかが正確に把握でき
振り返り→改善に利用できる
また、「どういった作業に」「どれくらいの時間がかかるか」も明確になり、
今後の見積もりで正確な見積もりができます。
また、NotionAIに過去のタスクを元に記録を聞けば実績値を元に見積もってくれます。
めっちゃ便利じゃないですか？
タスクを分割
また、このような管理をしていると、思ったよりもタスクが長引いてしまい、カレンダーの予定に食い込んでしまう。
といったことも発生します。
そのため、既存タスクを完了し、後続タスクに分割するような自動化も組み込んでいます。
以下のような形で「分割」ボタンを押すと
既存タスクのステータスが「進行中」→ 「完了」に変更され、
また、終了時刻が「分割」ボタンが押された時刻に修正されます。(「完了」ボタンと一緒)
さらに、既存タスクの完了時刻を 開始時刻に、30分後を完了時刻に設定された後続タスクが自動作成されます。
後続タスク名は、「{先行するタスクへのリンク}-2」という形式で設定されるため、先行タスクへの遷移も簡単です。
以上です！
いかがでしたでしょうか？
読んでいただきありがとうございました！
かなりの分量になってしまったため、説明を割愛した箇所がかなりあります。
そのため、質問などありましたら、
以下のXポストにリプライいただければ、できるだけ回答させていただきます！
個人でビジネスしてて、パフォーマンスを上げたい方向けにタスク管理を記事にしました。
— Motoki | Notionで、ビジネスを加速 (@MotokiDx) November 3, 2024
以下のような悩みがある方は是非！
「タスクいつも終わらない...」
「ただのTODOリストになってしまっている...」
「時間をどう使っているか把握できない、改善もできない...」https://t.co/gbyhYge5qJ
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参考文献
*1 出典: PLOS ONE
*2 出典: カリフォルニア大学ロサンゼルス校（UCLA）カウンセリングページ
https://counseling.ucla.edu/file/8f343547-41aa-4735-8f6b-c8c644e2f1b6
*3 出典: ERIC
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