Notionオタクによる、ひとり社長のタスク管理徹底解説！
Notionオタク度上位1%(自称)のMotokiです。
「売上につながるデータ管理を自動で行うためのAll in Oneサービス」
【BizNotion】の運営者 Motoki です。
自社サービス(BizNotion)はその名の通りNotionを活用して構築しています。
端的に言うと「お客様に提供できるレベルのサービスをNotionで作っている」ため、手前味噌にはなりますが、Notionにはめちゃくちゃ詳しいです。
サービス提供者として、Notionに関する知見を持っているだけでなく、ユーザーとしても使い倒しているのでもちろんユーザー目線の知見も大量にあります。
また、当然のように Notionに関する全資格(Essentials / Settings & Sharing / Advanced)を保持 してます。
また、当然のように Notionに関する全資格(Essentials / Settings & Sharing / Advanced)を保持 してます。
もうこれは、人口の上位1%のNotionオタク度と言っても過言ではないはず。
Notionオタクによる、
ひとり社長のタスク管理徹底解説
本日は、そんなNotionオタクの私が
ひとり社長のタスク管理を徹底的に解説します。
※チームでのタスク管理については触れません。
このnoteに興味に持たれたということは、
あなたは経営者やフリーランス、会社員で副業をされていたりと、
日々多くのタスクを管理する必要がある方なんだと思います。
そして、
「今のタスク管理方法のままで良いのか。。。」
「もっとパフォーマンスが上がるタスク管理方法はないのか？」
「俺流のタスク管理だけど、ひょっとしてパフォーマンス下がってたりする？」
「タスクを積んだはいいけど、なんか全然終わらないんだよな。。。」
「全然タスクが終わらず、萎える。自己嫌悪でさらに行動する気が起きない」
といった悩みを抱えているのではないでしょうか？
そんな方はこの記事を読んでいただければ、
パフォーマンスが向上し、着実にタスクを完了できる
しかも自動化が組み込まれていて作業量が最小限
現実的なタスクが設定ができ、計画通りに仕事を進められる
どのように自分が時間を使ったか振り返りが簡単になり、貴重な時間を有効に利用できる
結果的に収入が増える
みたいな、最高な状態になれるかもしれません。
「個人のパフォーマンス=収入」のあなた、常時15%のデバフ状態はやばいです
カナダのコンコルディア大学およびラヴァル大学により、2019年から2020年に実施された、53件の独立研究から合計12,143人のデータを基にしたタイムマネジメントの効果を調査するメタ分析研究(*1)によると、
タイムマネジメントの介入が個人の仕事におけるパフォーマンスを
約14%〜17%向上させること
が証明されました。
他にも、カリフォルニア大学による研究(*2)やオハイオ州立大学による研究(*3)では、
タイムマネジメントが学業成績や、健康、ストレスレベルに影響する
ことが証明されています。
つまり、タスク管理を徹底しないことは、
それをしているライバルたちと比較した時、
あなたは大きなディスアドバンテージを抱えている
ということです。
せっかく日々頑張って働いているのに、
タスク管理が原因で仕事のパフォーマンスが15%も落ちた状態(デバフ)
って、めちゃくちゃもったいないですよね。
ロールプレイングゲームで常時攻撃力・防御力15%ダウン状態で敵と戦うくらいきついです。
個人のパフォーマンスが収入に直結する方、読まないと損します
あなたが単なる会社員なら、収入に大きな影響はないかも知れません。
しかし、個人のパフォーマンスが収入に大きく影響するスタイルで働く
みなさんが、
タスク管理にこだわらない（今回紹介するやり方を実践しない）理由、ありませんよね？
この記事を読んで実践していただければ、
いつ何をするべきか明確に整理でき、行動量が増え、収入が増える
無理なく着実に仕事をこなせるようになり、相手に信頼される&ストレスが減る
プライベートが充実させられ、家族・友人と関係が良くなる
ようになります！
ぜひ最後まで読んでいただき、実践してみてください。
適切なタスク管理ができてないときの症状
タスク管理ができてないときに起きる症状の多くは以下のような感じです。
ノリでタスク設定してない？
毎朝(週の初め)に、
「今日(今週)はこれくらいやってやろう！」
というノリで、なんとなくタスクを設定してないですか？
蓋を開けてみたら、MTGだったり、プラベートの予定だったりで、
実際に作業できる時間が全然なかった。。。
結果、朝(週の初め)に意気込んで積んだタスクの大部分を終えられず、
自己嫌悪に陥り、やる気が下がる。。。
どうせできないと行動量も下がっていく。。。
言われてみればめちゃくちゃ当たり前ですが、
予定を考慮して、タスクを設定しないといけないですよね。
私の体感ですが、この方法で管理している人めちゃくちゃ多いです。
ですが、安心してください。
この後、解説する方法であれば全て解決します。
振り返りができず、進歩がない(ホモ・サピエンスなのに)
突然ですが、先週やった全タスク、わかりますか？
タスク管理していればわかるでしょう。
では、水曜日にどんなタスクにどれくらいの時間取り組んでいたかわかりますか？
「そんなことわかんなくても問題なくね？」
と思うでしょう。
あなたが、決めたタスクを時間通りに完了させて順風満帆なタスク管理ライフを過ごされているのであれば、問題ありません。
ただ、
「仕事が思ったように進まない」
「もっと仕事で結果を出すスピードを上げたい」
という悩みがあるのであれば、問題大アリです。
なぜなら上記のような問題を抱える方の多くが、
タスク管理どうこうの前に、十分な時間を使えていない からです。
どれくらい時間を割いているか、自分で思い浮かべた時間の60~70%くらいしか使えていないと思った方が良いです。
ちゃんと記録してみると、
意外にタスクに取り組んでいる時間が少ないことがわかるはずです。
まずは、「いつどれくらいの時間を割けているのか」を正しく認識する必要があります。
この現状認識も、これからお伝えする方法であれば一目瞭然になるので、
ご心配なく。
タスクを詰め込みすぎて、締め切りに遅れる・健康を害す
これも、現実的にどれくらいの時間を使えるかを把握できていないことにも起因しますが、
そもそもの見積もりが甘いことが大きな要因です。
そして、見積もりが甘くなってしまう理由は、
タスクの単位(粒度)が大きすぎる
から。
例えば、漠然と「クオリティの高いnote記事を書く」というタスクがある場合、
なんとなく「1,2時間くらい頑張れば書けるんじゃね？」
と思いませんか？
この「何となくこんくらいでできそう！」がタスクを詰め込み過ぎて爆死する人の典型的な思考パターンです。
一見すぐできそうでも、実際には以下のような工程が必要になります。
記事を書く目的を整理する
そもそも誰に向けて書くのか？
どんな問題を解決するのか？
読者にどうなって欲しいのか？
etc
タイトルを考える
サムネイルを作る
構成を考える
それぞれの見出しを考えて書く
各章ごとの内容を書く
見直して書き直す
タグ付けして公開する
これらをちゃんとやったら1,2時間で終わりますか？
厳しいですよね。（できると思った方、実際にやってみてください、たぶん終わりません。）
そう、
正確な見積もりをするためには、適切な単位のタスク(工程)に切り出す必要がある。
ということです。
この後紹介するタスク管理法は、適切な単位でタスク化せざるを得ない仕組みになっています。
甘い見積もりによって
締め切りに遅れる
仕事に追われて、プライベートを犠牲にする
間に合ったとしても、ストレスレベルが上がり健康を害する
ようなやり方から卒業できます！
みんな、オレ流のタスク管理になる
とはいえ、多くの方は、慣れ親しんだ形でオレ流タスク管理をしているはずです。
仮に、より良いタスク管理手法を試そうとなっても、
「そもそもタスク管理ツールありすぎて、どれ使えばいいかわからん…」
「手法もいろいろあるが、どうやって管理するのが適切なんだ…」
「タスク管理より、売上に直結することが優先！」
などなど、さまざまな理由で、現状維持になってしまう。
慣れ親しんだタスク管理から脱却するのはハードルが高い。
しかし、タスク管理は直感的には認識しづらいですが、
お伝えしたよう仕事のパフォーマンス(=収入)に影響を与えるんです。
オレ流タスク管理が悪いわけではありませんが、
よりあなたのパフォーマンスを上げる手法は存在するなら試してみた方が良くないですか？
なぜ、ひとり社長がNotionでタスク管理するべきなのか？
タスク管理自体の重要性はお伝えしてきました。
これから、Notionでタスクを管理した方がいいと考える理由をお伝えしていきます。
Notionカレンダー連携で予定を考慮したタスク設定が可能
NotionとNotionカレンダーを使えば、ミーティングなどカレンダーの予定と同じ画面で、タスクを設定できます。
※同期するのはGoogleカレンダーの予定
つまり、 朝にその日(月曜日にその週)に行うタスクの設定をする際、
実際の空き時間にタスクを埋めていく形で実行できます。
以下のようなイメージです。
設定している黄色のデータがNotion側のタスクで、それ以外はGoogleカレンダー側の予定です。
これであれば、予定とバッティングした、
非現実的なタスク設定は起こり合えないですよね。
また、Notion側のタスクデータベースと自動連携されるのが便利です。
自動化機能により、記録やステータス変更作業を省略できる
こちらは後述する解説で記載するため、省略させていただきます。
タスクの成果物をNotionに残せる＆ナレッジベースを構築できる
例えば、「noteの記事アイデアを10こ以上考える」というタスクがあったとします。
記事のアイデアをNotionのデータベースで構築し、そのリンクをタスク側に貼る。といったことが可能になります。
画面として以下のようなイメージです。
このように管理していけば、「このタスクの成果物どこに置いたっけ？」
みたいなデータの迷子状態をあらかじめ防げます。
しかも、最初から成果物をNotionに作成できるので、
自然と適切な場所に保管でき、ナレッジが整理された状態ができてきます。
外部のGoogleスプレッドシートやMiro、Figmaなどののツールで作成されたアウトプットも、Notionには簡単に埋め込めます。
私は過去に多くのツールを触ってきましたが、
Notionはタスク管理に限らず、情報管理のハブとしてダントツに推せるツールです。
あなただけのビジネス管理用Notion、丸っと無料で構築できます。
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Notionタスク管理方法解説！
それでは、具体的なタスク管理方法について解説していきます！
ぜひ実践していただき
パフォーマンスが向上し、着実にタスクを完了できる
しかも簡単に操作で使える時間が増える
現実的なタスクが設定ができ、計画通りに仕事を進められる
どのように自分が時間を使ったか振り返りが簡単になり、貴重な時間を有効に利用できる
結果的に収入が増える
といったことを実現していただければと思います！
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