【労務担当向け】勤怠チェックするときに「ここ見てます」26選
労務のAdvent Calendarの6日目ということで、クラウド労務管理サービス「Gozal」の高谷が労務について書いていきたいと思います！
今日のテーマは、勤怠チェックを実施するときに、労務担当者がよく見るチェック項目をまとめています！
他社ってどんな項目を見てるんだろう？とよく聞かれるのですが、みなさん大枠は一緒だと思います。ここに載せてない、会社固有のチェック項目もたくさんありますが、代表的なやつを載せております🎉
#1 所定労働日数と労働日数（有給休暇含む）の乖離
理由
その月に出勤を予定している日数と実際に労働した日数の乖離を確認することで、例外的な働き方をしている人を炙り出すため
#2 コアタイムの欠損時間 / 回数
理由
コアタイムのあるフレックスを採用している場合には、コアタイムの遅刻早退について記録しておいて、査定・フィードバックに使うため
#3 深夜労働の時間 / 回数
理由
会社によっては深夜労働は申請制にしていたり、そもそも推奨していないことがあり、時間と回数が多い場合にはフィードバックするため
#4 欠勤日数 / 遅刻早退回数
理由
欠勤や遅刻早退が多い場合には、休職リスク・離職リスクが高くなっていると考えて、状況を把握して、対策・準備を行うため
#5 新規入社の勤怠全部
理由
勤怠ルールに慣れていないのでミス・勘違いが多発するリスクが高く、しっかりケアするため
#6 在留カードによる勤怠制限チェック
理由
外国人留学生などについて、勤怠時間に週28時間などの制限がある場合には、そこが守れているかチェックを行うため
#7 勤怠の備考欄・コメント欄全部
理由
社員が勤怠の登録方法を理解していない場合は、このコメント欄にバラエティ豊かな説明が付与されているので読み解き、正しい実態を把握するため
#8 客観的記録と自己申告との相違
理由
客観的記録をベースにしたときに、なぜ乖離ができているのかを把握して、正しい実態をつけるため
#9 休憩時間の適法性
理由
休憩時間が労基法の基準以上に取得されているかを確認するため
#10 フレックス不足時間
理由
フレックス基準時間に不足している社員について確認して、ルールによっては有給休暇などを紹介してもらって控除するかしないかなどを判断するため
#11 出張申請 / 事業場外みなし対象日の勤怠
理由
ルール次第では、勤怠記録とは異なるみなし時間を設定する処理を行うため
#12 代休・振休の残数 / 有効期限
理由
基本的に滞留させていいものではないので、できれば同週内、最悪勤怠期間内に早めに取得してもらうため。
#13 時間単位休暇 / 半日休暇と実労働時間
理由
ルールによっては、法定内残業が生じるケースもあるし、微妙に遅刻早退時間も発生しやすいので、注意するため。休憩時間も取り扱い変わる会社多い。
#14 社保対象になりそうな学生等アルバイトの勤怠
理由
契約上では社保対象ではない設定だったけど、徐々にコミット量が増えた時には、実態に応じて社保加入が必要なので、要件に該当しているかどうかをチェックするため。
#15 同日に有給休暇取得している社員たち
理由
「あ、仲良いんだ」とか「恋愛関係なのか」など社内状況を理解しておいて、未然にトラブルの発生を予防・予期して対策、心準備をするため。住所変更も合わせてインプット
#16 部署ごとの平均労働時間・平均時間外労働
理由
部署ごとに残業がどうなっているかを経営陣に報告して、人数不足リスクについて伝達するため
#17 税扶養入りたくない勢の労働時間
理由
税扶養外れる水準まで給与を上げたくない社員のために、勤怠をモニタリングして伝達するため
#18 休日労働時間・休日出勤日数
理由
休日出勤をしてる社員、部署をもとに、人手不足リスクについて経営陣等に共有するため・36管理のため
#19 休業開始・休業中・復職対象者の勤怠
理由
休業について正しく記録しているかについて確認するため。また休業から久しぶりに復帰した時に、勤怠の入れ方を忘れているため
#20 特別条項発動済み社員の時間外と休日労働
理由
特別条項の上限突破リスクについて常に把握しておくため
#21 有給取得義務リスク者の有給取得状況
理由
年次有給休暇の取得義務違反になりそうな社員に、いつまでに何日取得が必要か連絡するため
#22 契約区分・働き方に移動がある社員の勤怠全て
理由
契約区分や働き方が変わると、勤怠のルール、使える休暇の種類などが変わり、誤った理解で申請されることがあるので、それに対策するため
#23 勤怠ミス・漏れが普段から多い社員の勤怠全て
理由
あまり細かい記録、適時な報告ができない人は、勤怠が荒れがちなので、要チェックして、正しいデータに修正するため。
#24 勤怠承認が荒い承認者の部下勤怠
理由
あまり細かいチェック、確認が得意でない管理者は、適当な勤怠でも承認しがちなので、要チェックして承認者に教育的指導を行うため。
#25 新しい勤怠承認者になったチームの部下勤怠
理由
勤怠承認を始めてやる人、やり始めて間もない人は、細かいチェックなどに慣れていないケースも多いので、しっかりチェックして、フィードバックを行うことで、勤怠チェック力を養ってもらうため。
#26 全ての日次勤怠
理由
勤怠は、想像を超えることが起こるし、無限の分岐が存在する。主要なチェックを自動化しても、必ず全データを目視チェックすることで、新たな発見があるため。
まとめ
いかがでしたでしょうか。
上記の26選の中で一番大切なのは、最後の「結局全部みる」です！全部見ないと、新しい学びは少ないので、大変ですが全社員の全日次勤怠を眺めることを習慣化した方がいいと考えております！
みなさんも「こういう項目チェックするよ！」というものがあれば、ぜひコメントなどで教えてください！
そして、この記事を見てくださっている労務担当者の皆さん！
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労務に関わる方であればどなたでも無料で参加できますので、ぜひ一緒に良い労務を作っていきましょう！
ご覧いただきありがとうございました！
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