「良い」会議の進め方【司会進行】
Q：「良い会議の進め方を教えてください」
わかりました！早速いきましょう。
「良い」を定義する
まずは、良い会議の「良い」を定義してみましょう！
中国の史記にも出てきますが、会議とは、文字通り「会って議する」と書きます。決議事項があり、それが決まること。これが会議の目的です。
それを実現するために、以前、会議のファシリテーションのやり方、「GBJD（ゴブジッド）モデル」をご紹介しました。よかったら、こちらの動画も御覧ください。
さて、物事が決まるのは大前提として、そこまでのプロセスも大事ですよね。
誰かの一存で物事が決まるなら、そもそも集まる必要はないですもんね。
なぜ、みんなで集まるかというと、色々意見が出るからです。様々な角度からアプローチして、アイデアをテーブルに乗っけて議論できるから、わざわざ集まるわけです。
たくさん発言が生まれ、建設的な考えを組み交わす。これが良い会議の定義だと思います。
では、たくさんが意見が出るにはどうすればいいか。
実施事項が５つあります。
①決議事項が具体的であること
例えば、「今日は、会社がよくなる方法を決めたいと思います。何か意見はありますか？」と、ザックリ聞かれても、答えづらいと思いませんか？
だから、決議事項は具体的にしておくこと必要があります。
例えば、「今日は、会社の離職率を10％に下げる対策を決定したいと思います。そのために、離職の原因と対策例を用意しました。もちろん、対策例意外にも、皆さんから色々ご意見をいただき、具体策を決定したいと思います」
いかがでしょう？原因・対策が出てきて、その材料をもとに具体策を決定していくほうが意見が言いやすいと思います。
②質問が具体的であること
会議の司会者から、「〇〇さん、何か意見はありますか？」と聞かれたとします。これもザックリしすぎて答えにくいですよね。
逆に、「今、佐藤さんから、福利厚生を見直そうという話がありました。これに対して、高木さんいかがでしょうか？別の考えもありますか？」と、具体的に聞かれた方が答えやすいと思います。
何かテーブルに乗っている方が、回答すべきことが明確になります。
③否定しないこと
せっかく発言したのに、「いや、それは無理でしょ」と、否定されると、発言しにくくなりますよね。それを聞いている周りの人も意見がしづらくなります。
だから、何か意見が出たら、「いいね！」「ありだね」「そういうアプローチも面白いね」と、納得しなくてもいいので、まずは1回受け止めること。
④発言時間を決めること
会議にもやはり時間制限があります。1人が10分も20分もしゃべっていたら、それこそ独壇場です。
だから「発言は1人1分にしましょう」と、時間の尺度を決めておくこと。そして、できるだけみんなに発言の時間を与えること。この環境設定が大事です。
⑤事前に資料を配布すること
事前に会議資料を確認していた方が意見が言いやすいです。
突然会議に呼ばれて、「今日は社員旅行の行き先を決めます」と言われたら、「先に言ってくれたら、色々調べたのに…」ってなります。丸腰で会議に参加するとアイデアは不足します。
会議のチェックリストを活用
「よく意見が出る会議」のチェックリストがあります。
今回お伝えした内容です。
①具体的な決議事項を決める
②質問は具体的に行う
③どんな意見が出ても否定しない
④発言時間を決める
⑤事前に資料を配布する
初期設定が肝
ポイントは初期設定にあります。先の５つをルール化しておきます。
会議の冒頭で構いません。「こんなルールで会議を進めたいと思います」と、3分時間を取ってやってみるといいですね。
受講生の方にヒアリングしてみると、事前に会議のルールを設定している人が本当に少ないのです。いても1割程度です。
一度試してみてもらうと、おそらく普段の何倍も意見が出てくると思います。
それをやったうえで、参加者の精査をする。
ここまでやっても意見を言わない人もいるかもしれません。それは、会議に参加すべき役割の人ではないのかもしれません。「よく分からず呼ばれている」といった感じだと、参加者も運営者も、お互い時間がもったいないことになると思います。
本日のまとめ
会議＝会して議決すること。
なぜ会うかというと、決議する過程で、色々意見を出し、建設的な議論を行うため。
そのためのチェック項目として、
①具体的な決議事項を決める
②質問は具体的に行う
③どんな意見が出ても否定しない
④発言時間を決める
⑤事前に資料を配布する
詳細は動画でも解説しておりますので、是非ご覧ください。
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【プロフィール】
・株式会社モチベーション＆コミュニケーション代表取締役：桐生 稔
・モチベーション＆コミュニケーションスクール代表講師
・日本能力開発推進協会メンタル心理カウンセラー
・日本能力開発推進協会上級心理カウンセラー
・日本声診断協会音声心理士
1978年生まれ、新潟県十日町市出身。もともと臆病な性格で、対人関係が非常に苦手。小さい頃は親戚の叔父さんと話せない程、極度の人見知りであがり症。体も弱く、アトピー性皮膚炎、扁桃腺炎症、副鼻腔等、先天性欠如等、多数の病気に悩まされる。
18歳の頃に新潟から東京に上京。東京で新卒入社した会社では営業成績がドベで入社3カ月で静岡県富士市に左遷させられることに。しかしそこから一念発起。コミュニケーションスキルをあげるべく心理学、大脳生理学を学び始め、1,200店舗中営業成績でNo1となる。その後、ボイストレーニングスクールに転職。話し方の基礎を徹底的にマスターし、8店舗だったボイストレーニングスクールを40店舗に拡大。一気に全国区の業界大手に引き上げる。そして2013年、強いビジネスマンをつくりたいという想いからモチベーション＆コミュニケーションスクールを設立。現在では全国で伝わる話し方、あがり症改善、人前でのスピーチをトレーニングするビジネススクールを運営。全国40都道府県で年間2,000回のセミナーを開催し、受講者数は30,000人を越える。
北海道、青森、秋田、岩手、山形、宮城、福島、新潟、石川、栃木、茨城、埼玉、千葉、東京、神奈川、山梨、長野、静岡、岐阜、愛知、三重、滋賀、京都、奈良、大阪、兵庫、和歌山、鳥取、岡山、島根、広島、香川、徳島、愛媛、高知、福岡、大分、熊本、鹿児島、沖縄
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