聞かれたことに的確に答える！「伝わる話し方」3つのポイント
Q.：「人に説明するのが苦手で、相手にイライラされることがあります。自分の説明を最後まで聞いてもらず落ち込みます。アドバイスをいただけるとうれしいです」
今回はこういったお問合せをいただきました。誠にありがとうございます！
相手にイライラされると、とても話しづらいですよね。。。
かくいう私も、会社員時代、社長や役員に決裁をいただくときに、話し出してから5分で否決されたり、資料をペラペラめくりながらイライラされたり、まったく話を聞いてもらえなかったり…散々経験したのでよくわかります。
そういった経験も踏まえ、いまはビジネススクールを経営し、伝わる話し方セミナーを1万回実施してきました。
その中で、イライラさせてしまう話し方には明確な原因が存在することに気づきました。
今回は、相手をイライラさせてしまう原因、そしてイライラされない3つの対策をご紹介いたします。
イライラされる決定的な原因
なぜ、相手をイライラさせてしまうのか。
相手がイライラしはじめる一番原因は・・・
『聞かれたことに答えていない』とき。
もう一つ、
『聞きたいことではない』ときです。
聞いたことではないこと、聞きたいことではないことを長々話されると相手はイライラし始めます。
例えば、
上司：「この近くにいい貸会議室はないかな？」
部下：「ありますよ。結構安くてサービスもいいです」
上司：「何てところ？」
部下：「〇〇ということろなんですが、今、貸出してないみたいです」
上司：※心の声「貸し出してないんかい！」
なぜその話をしたのか。イラっとされる場面だったりします。
他にも、
上司：「今日の商談、契約どうだった？」
部下：「かなり興味をもっていただきました。商品は気に入ってもらいまして、あとは金額が合うかどうかという話で現在社内で～」
上司：※心の声「で、契約は取れたのかい？」
このように、聞いたことではないこと、聞きたいことではないとき、
「いや、そういうことじゃなくて！」
と遮られるケースが増えます。
あなたも、そう感じた経験が一度や二度はあるのではないでしょうか。
聞きたい話なら喜んで聞ける
逆に、聞きたい話だったら、人はどれだけ長くても聞けます。
例えば、
「過去最大の大口顧客が取れそうで、今、田中君が頑張っている」なら、
社長は、「田中君、進捗はどうだい？」「今どういうやり取りをしているの？」「何か困ったことはないかい？」と、興味津々に聞くでしょう。
「今、このあたりでつまづいておりまして、そこは佐藤さんにも手伝ってもらっていて、こうなって、ああなって…」、長々話されても全然聞けるわけです。なんせ「聞きたいこと」だからです。
話を整理するとか、ちゃんと説明するとか。それも大事ですが、そもそも「相手が聞きたいことである」ということが大前提です。
では、どうやって相手が聞きたいことを的確に捉えることができるか？
ポイントが３つあります。
①確認をしましょう
「当たり前でしょ」って怒られそうですが（笑）。
でもこれが基本中の基本です。
「相手が聞きたいことを確認しましょう」
先程の貸会議室の件であれば、
「すぐに借りれる会議室をお探しということですね？」
と確認すれば余計な情報を伝える必要がなくなります。
「今日の商談、契約どうあった？」も、「交渉の段階のことでしょうか？」と。
わからなければ、聞いて確認するしかありません。
②前提を置いて話しましょう
とはいえ、確認できないときもありますよね。
「いちいち聞くな！」「察してくれよ！」と。毎回確認していたら怒られそうです。
そこで2つ目、「前提を置いて話しましょう」です。
「家をお探しということで、お話を進めますね」と。
「新卒の方にも経営マインドを持っていただくことを前提に、研修内容をお伝えしますね」と。
まず前提を伝えます。違っていれば、違うとなるし、合っていればそのまま進めてよいことになります。
前提が違っているのにそのまま突っ走ると、「聞きたいことはそういうことではない…」と相手はいずれ爆発します。
③察しましょう
確認もできないし、前提も置けない。
そんなときは3つ目。
「察しましょう」ということになります。
相手が望んでいることを想像することです。
恐らくそれができたら苦労しないんだと思います。
なんせ私も、察して話すことがよくありますが頻繁に間違えます。
しゃべっていて、「あれ、ちょっと違うな」「ピントがずれてるかも」と、相手がしっくり来てない雰囲気を感じるときがあります。
結論、これがいいと思っています。
完璧に察してから話そうとすると何も話せません。100点満点はないんです。
我々話し方の講師だって、相手が聞きたいことを毎回完璧に話せているとは思っていません。
まずは話してみること。そして様子を見ながら調整することです。
そして途中で「ここまではよろしいでしょうか？」と確認を入れます。
あえて間も入れます。句点「。」で短くきって、相手が話に入ってくる隙を与えます。
聞きたいことじゃなかった場合、その隙をついて相手は「そういうことではなくて」「そのことよりも」「〇〇についてはどうですか？」と、色々差し込んできます。
このやりとりがあるからこそ、相手の本当のニーズをつかめます。
【これはNG】やってはいけないこと
よく相手をイライラさせてしまう人は、一文の会話が長い人です。
相手が会話に入るスキを与えません。
一人カラオケ状態です。1曲終わったのにまだマイクを話さず2曲目に入るようなものです。
聞きたいことではないことをずっと聞き続けることになります。
例えば、ジムに行かない人に対して、
「トレーニングは週に4日やるのがベストで、1日目は胸の日、2日目は背中の日、3日目は脚の日、4日目は腕と肩の日と分けるのがよくて、そうすることで～」
と話し続けたら嫌がられます。
「トレーニングは週に4回やるのがベストです。」
と、一回句点「。」で切れば、
「え！そんなにですか。私はジムに行かないので想像もつきません」
と入るスキができます。
あまり興味がなさそうなら、他の話に切り替えることもできます。
会話は、一方的に伝えるのではなく、相互に組み上げてくもの。
一人でずっと話続けるのはNG。常に相手との共同作業です。
人前で話すときも一緒です。句点「。」で切ることで、その隙に聞き手の様子を見て話を調整していくのがベストです。
動画でも詳細を解説しておりますので、ぜひお時間ときにご確認ください！
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【株式会社モチベーション＆コミュニケーション：桐生稔 著書】
◎図解版：雑談の一流、二流、三流（ASUKA BUSINESS）
【ビジネスマンのための「伝わる話し方」実践スクール】
【プロフィール】
・株式会社モチベーション＆コミュニケーション代表取締役：桐生 稔
・モチベーション＆コミュニケーションスクール代表講師
・日本能力開発推進協会メンタル心理カウンセラー
・日本能力開発推進協会上級心理カウンセラー
・日本声診断協会音声心理士
1978年生まれ、新潟県十日町市出身。もともと臆病な性格で、対人関係が非常に苦手。小さい頃は親戚の叔父さんと話せない程、極度の人見知りであがり症。体も弱く、アトピー性皮膚炎、扁桃腺炎症、副鼻腔等、先天性欠如等、多数の病気に悩まされる。
18歳の頃に新潟から東京に上京。東京で新卒入社した会社では営業成績がドベで入社3カ月で静岡県富士市に左遷させられることに。しかしそこから一念発起。コミュニケーションスキルをあげるべく心理学、大脳生理学を学び始め、1,200店舗中営業成績でNo1となる。その後、ボイストレーニングスクールに転職。話し方の基礎を徹底的にマスターし、8店舗だったボイストレーニングスクールを40店舗に拡大。一気に全国区の業界大手に引き上げる。そして2013年、強いビジネスマンをつくりたいという想いからモチベーション＆コミュニケーションスクールを設立。現在では全国で伝わる話し方、あがり症改善、人前でのスピーチをトレーニングするビジネススクールを運営。全国40都道府県で年間2,000回のセミナーを開催し、受講者数は30,000人を越える。
【モチベーション＆コミュニケーションスクール会場】
北海道、青森、秋田、岩手、山形、宮城、福島、新潟、石川、栃木、茨城、埼玉、千葉、東京、神奈川、山梨、長野、静岡、岐阜、愛知、三重、滋賀、京都、奈良、大阪、兵庫、和歌山、鳥取、岡山、島根、広島、香川、徳島、愛媛、高知、福岡、大分、熊本、鹿児島、沖縄
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