話がまとまらないときのテクニック「目次論」
「急に話が飛んだり、違う方向にそれたり、一度にたくさん話してしまったり・・・」
結果、相手に伝わらず、自分でも何を話しているかよくわからなくなる。。。
そんな声を全国からたくさんいただきます。
今回は、何か説明するときに、話が「飛ばない、それない、散らからない」そんな方法をお届けいたします。
結論は、目次論
今回はこんな質問をいただきました。
Q.：「職場で人に仕事を教えたり、伝える機会が増えてきました。自分の考えを瞬時にまとめて伝えることが苦手です。特に話しているうちに、『あれ？自分は今何を話しているんだっけ？』となることが多いです。ぜひ改善したいと思っております。アドバイスをお願いいたします」
ご質問ありがとうございます！
今回の結論はズバリ『目次論』です。
目次という意識を持つと、話が飛んだり、それたり、散らかったりすることがなくなります。
本をイメージしてもらうとわかりやすいと思います。
本には、必ずタイトルがあって、目次があります。
その目次を先に伝えること。
具体例があるとわかりやすいですね。
例えば、後輩に、一日のスケジュール管理の方法を教えるとします。
そのときに、
「まず、あれして、これして。それからこうして、ああして。そうそう、このときはこうして…」
と、思いついたまま、五月雨式に話すと、何をどこまで話したか？残りは何を話すべきか？不要な説明は何か？よくわからなくなります。
一方、最初に目次を伝えると、こうなります。
「スケジュール管理の方法を教えるね。
スケジュール管理の目的、内容、明日からの実施事項。この順番でお話するね」
と。
本でいえば、
タイトル：スケジュール管理
第一章：目的
第二章：内容
第三章：実施事項
みたいな感じです。
先に目次を言ってしまえば、あとはその順番で話すことになります。
話が飛んだり、それたり、散らかることが激減します。
会議で発言するときも、
「まず結論、そして詳細の順番でお伝えしますね。私の結論は…」
と、先に目次を言ってしまえば、結論から言わざるを得ません。
これが「先に話す目次を伝える」ということです。
目次の中身はシチュエーションによって
目次をどんな風に設計するか。
色々なパターンが考えられます。
例えば、「3つあります」というのも目次です。
よく、何かを説明するときに、「それと、あれと、これと、それに…」と、いくつ話があるのかわからないケースがあります。
先に、「今日お伝えすることは３つあります。1つ目は〇〇、2つ目は〇〇、3つ目は〇〇です」と、目次を伝えてしまえば、聞き手も安心して話を聞くことができます。
まだまとまっていなくてもいいんです。とりあえず「３つあります」と言ってみましょう。言ってしまえば、意外とまとまったりします。
今回は、メロンが大好きなスタッフ、平山さんに、メロンが好きな理由について尋ねてみました。打合せなしで突然、聞いています。必ず「３つあります」と言ってから、理由を話し出してもらうようにしました。
桐生：平山さん、突然ですが、メロンが好きな理由は何ですか？
平山：３つあります。１つ目は香り、２つ目は色合い、３つめは味覚です。
桐生：おお、スっと理由が出てきましたね。しかも、とってもおいしそうな感じが伝わってきました！もうひとついきましょう。平山さんは、生粋の鉄道マニアでもありますが、鉄道が魅力的な理由を教えてください。
平山：鉄道が魅力的な理由は３つあります。１つ目は個性、２つ目は形、３つ目は正確性です。
桐生：素晴らしい（笑） やはり3つありますと、目次を立ち上げるとそれを埋めようとしますよね。
平山：3つと言ってしまうと、意外と3つ出てくるものですね。これ、実際やるとすごくよくわかります。
よく使うものを仕込んでおく
目次も色々ありますが、よく使いそうなものを予め用意しておくと便利です。
結論→詳細→まとめ
主張→根拠→事例
事実→解釈→行動
こういった目次です。
それを伝えてから、実際に話し出します。
最初はいきなり目次が出てこない…
目次は出てくるけど、話の中身がでてこない…
こういうこともあると思いますが、あとは練習。何回もやってみること。
何度も目次を口にしていると、無意識レベルで言葉がでてくるようになります。詳細は下記動画にて！
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【株式会社モチベーション＆コミュニケーション：桐生稔 著書】
◎図解版：雑談の一流、二流、三流（ASUKA BUSINESS）
【ビジネスマンのための「伝わる話し方」実践スクール】
【プロフィール】
・株式会社モチベーション＆コミュニケーション代表取締役：桐生 稔
・モチベーション＆コミュニケーションスクール代表講師
・日本能力開発推進協会メンタル心理カウンセラー
・日本能力開発推進協会上級心理カウンセラー
・日本声診断協会音声心理士
1978年生まれ、新潟県十日町市出身。もともと臆病な性格で、対人関係が非常に苦手。小さい頃は親戚の叔父さんと話せない程、極度の人見知りであがり症。体も弱く、アトピー性皮膚炎、扁桃腺炎症、副鼻腔等、先天性欠如等、多数の病気に悩まされる。
18歳の頃に新潟から東京に上京。東京で新卒入社した会社では営業成績がドベで入社3カ月で静岡県富士市に左遷させられることに。しかしそこから一念発起。コミュニケーションスキルをあげるべく心理学、大脳生理学を学び始め、1,200店舗中営業成績でNo1となる。その後、ボイストレーニングスクールに転職。話し方の基礎を徹底的にマスターし、8店舗だったボイストレーニングスクールを40店舗に拡大。一気に全国区の業界大手に引き上げる。そして2013年、強いビジネスマンをつくりたいという想いからモチベーション＆コミュニケーションスクールを設立。現在では全国で伝わる話し方、あがり症改善、人前でのスピーチをトレーニングするビジネススクールを運営。全国40都道府県で年間2,000回のセミナーを開催し、受講者数は30,000人を越える。
【モチベーション＆コミュニケーションスクール会場】
北海道、青森、秋田、岩手、山形、宮城、福島、新潟、石川、栃木、茨城、埼玉、千葉、東京、神奈川、山梨、長野、静岡、岐阜、愛知、三重、滋賀、京都、奈良、大阪、兵庫、和歌山、鳥取、岡山、島根、広島、香川、徳島、愛媛、高知、福岡、大分、熊本、鹿児島、沖縄
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