『ダメ出し連発の資料作成』から解放されたワケ

新入社員時代、何かと資料作成をすることが多かった私。

しかも上位層へレポートしなければいけないものが多く、毎度夜遅くまで、上司にみっちりご指導していただいていました。
要するに、資料作成が上手じゃなかったということ・・・。笑

・そもそもどんな風に書くと合格なのかわからない。
・上位層が何を知りたいかわからない。
・シンプルにまとめたいけど、どの情報を削っていいのか判断ができない。

そんな私でしたが、今では

・よくまとまっていてわかりやすい
・もう資料できたの？早いね
・(他の人に任せるより)あなた作ってよ

と言われるように。
それはなぜか？その謎を紐解いていきたいと思います。

1.文字ではなくポンチ絵を描け

新入社員時代にご指導いただいていた上司によく言われていたこと。

「文字にするな、ポンチ絵を描け」

当時は、「は？どうやって？？」真意が理解できずにいました。恥ずかしながら、当時の私の資料は文字だらけ。「誰が読むの、これ？」状態。

上司に何度も赤ペン先生してもらい、最後にできた資料は当初の自作のものとはまるで別物。この最終形のわかりやすい資料が、自分1人ではなかなか作れず、自信もなく、いつもテンションが下がってました。

2.異文化に飛び込んでみる

そんな私が変われたのは、タイ駐在時代。

タイ人と日本人が仕事をする上で、お互いに第二外国語である英語を使ってコミニケーションを取っていました。
お互いが母国語じゃない言語を使うと、文字や言葉で伝わる確率がぐっと下がってしまいます。
タイ人も私にポンチ絵で説明してくることが多く、私も自然とポンチ絵を書いてコミュニケーションするようになっていたのです。

例えば、簡単な例。これ、どちらが見やすいですか？

多くの人は右側では？

言葉は違っても、絵はどこの国もイメージ出来るものが同じ。
何度もこんなやりとりをするうちに、「文字にするな、ポンチ絵を描け」
を体得していったのです。

要は、

異文化の人にも通じる表現方法で資料作成をするとわかりやすい

ってことです。

慣れない環境に身を置くことで、磨かれる能力もあるんだなと感じた出来事でした。
たとえ駐在経験が出来なくても、

自分の仕事をあまり知らない人に資料を見てもらって、伝わるか？

という観点で試してみると、新たな発見があるかもしれません。

3.おまけ

今日は資料の話でしたが、『お手紙』も絵にすると、文字が読めない子どもや言語が通じない異国の人にも伝わるものに生まれ変わります。

タイ駐在時代、夜な夜な残業していて、少し席を外している間に、タイ人から心に沁みるプレゼントが机上に置かれていました。

これなら、言葉が通じない者同志でも、伝わりますよね？

こんなやりとりに心温まりつつも、これをエネルギーに変えて、モーレツに働いていた駐在時代が懐かしいものです。笑

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