生成AIゆらゆら術ː複数のレポートを手軽にひとまとめ

こんにちは
このブログでは、私が日々のビジネスシーンで試してみた効率化のコツやテクニックを紹介していきます。「もっと効率的に仕事がしたい」「小さな工夫で大きな変化を生みたい」と思っている方に、ぜひ読んでいただきたいです。一緒に、日常業務をレベルアップしていきましょう。」

今回は、AIをアシスタントとみなし、複数のレポートを手軽にひとまとめにする方法を紹介します。
具体的な例として週次の活動報告を月次レポートにまとめていますが、コツをつかめばほかの資料の編集にも応用できると思います。

なぜAIを使うの？

私たちの日々の業務には、常に効率化が求められていますよね。報告書作成もその一つ。必要な作業ではあるものの、面倒で後回しにしがち。結局、うわべだけの対応で意味のないものになってしまうこともあります。そこで思いついたのが、AIの力を借りること。単なる作業の自動化ではなく、AIとの対話を通じて継続可能で意味のあるものになるのではないかと考え、試してみました。

今回使用するAI：Claude 3 Sonnet

今回の試みでは、Claude 3 Sonnetを使用しました。選んだ理由や具体的な特徴については、今後の記事でお伝えします。

AIを使った月次レポート作成：手順

1.週次報告の準備：

　まず、一か月分のレポートを用意します
　様式はPDF,Word,またはレポートのスクリーンショットでも結構です

2.アップロード：

Claude3のプロンプトボックスに週次報告をアップロードします。

3.AIへの指示：

次に、AIに以下のような指示を出します
##役割分担 あなたは人気の人材育成コンサルタントです
##指示事項
添付した資料を読み込み、月刊レポートとしてまとめてください
私の名前を○○としてください

4.AIの分析：

AIがレポートを読み込み、分析し、要約してくれます。

5.結果の確認と編集：

AIが作成したレポートを確認し、必要に応じて編集を加えます。

AIが編集した月刊レポート

私の8月の活動をAIがまとめてくれたレポートは以下の通りです。

# ○○の1ヶ月チャレンジ：仕事と生活の質を上げる
## 1. 仕事面での取り組み
### 業務改善への挑戦
- 過去の点検資料を分析し、新たな進捗管理ツールの導入を検討
- AIを活用したデータ分析で業務効率を向上
- 現場でのOJTを通じて、実践的な改善案を作成・提案
### 組織内コミュニケーションの強化
- 定期ミーティングで問題意識や改善案を積極的に共有
- 他部署との連携を深め、重複業務の回避を提案
## 2. 自己啓発と学習
- 『言語の本質』『イシューから始めよ』など、多岐にわたる分野の書籍を読破
- 睡眠の質向上に関する本を読み、即実践
- 映画「オッペンハイマー」から歴史と科学の深い洞察を得る
## 3. 生活習慣の改善
- 睡眠の質向上：就寝前の心の落ち着き、電子機器使用の制限
- 運動習慣の確立：ジョギング、筋トレ、ヨガを日常に取り入れる
- デジタルデトックス：スマートフォン使用時間の意識的な削減
## 4. 気づきと今後の展望
- 組織内の各層で業務改善に対する認識の違いがあることを実感
- 生活習慣の改善が仕事のパフォーマンス向上に直結することを体感
- 今後は：
1. 目的重視の柔軟な行動
2. 読書や学習で得た知見の即時実践
3. デジタルとアナログのバランスを意識した生活
4. 長期的キャリア展望の構築

この1ヶ月間、小さな変化の積み重ねが大きな成長につながることを実感しました。これからも継続的な改善と挑戦を続けていきます。

AIを使ってわかったこと

AIを活用してみて、いくつか興味深い発見がありました：

1.時間の大幅な節約：

レポート作成時間が劇的に短縮されました。

2.新しい視点の獲得：

AIが指摘する重要ポイントは、人間が見落としがちな洞察を含んでいることがあります。

3.一貫性の向上：

AIは一貫したフォーマットで情報をまとめてくれるため、レポートの質が向上しました。

次回予告：レポートの活用

今回は週次レポートを月次レポートにまとめる方法を紹介しました。次回、このレポートの活用方法について、私の事例をご紹介いたします。
ここまで読んでいただき、ありがとうございました。