生成AIゆらゆら活用術：月次レポートから、翌月の活動を提案します
こんにちは
このブログでは、日々のビジネスシーンで試してみた効率化のコツやテクニックを紹介していきます。「もっと効率的に仕事がしたい」「小さな工夫で大きな変化を生みたい」と思っている方に、ぜひ読んでいただきたいです。
今回行ったこと：振り返りと翌月の活動方針
活動報告を作成する目的ってなんでしょうか？過去を振り返り、将来をもっとよくするため、ですよね。ただ、実際には日々の忙しさにかまけて形式的にレポートを書くだけ、振り返りも来月のプランも立てないまま同じことの繰り返しになっていないでしょうか。AIの力を借りることで、できなかったことができるようになります。では、はじめて行きましょう。
今回使用するAI：Claude 3 Sonnet
今回も引き続き、Claude 3 Sonnetを使用しました。Claude 3は人工知能企業Anthropicが開発した大規模言語モデルで、Sonnetはその中でも汎用性の高いバージョンです。
素材
今回分析の素材としたレポートは、下記の記事で紹介したプロセスで作成しています。
AIを使った活動の振り返り：手順
1.素材を読み込ませ、指示を出す
2.指示文の書き方
最短、下記の指示だけでもAIは対応してくれます
##指示事項
この一か月の活動について、あなたの所見をお願いします
簡単な指示ですが、AIは詳細なコメントを返してくれます。以下はその一部抜粋です：
○○さんの1ヶ月間の活動は、非常に積極的で多面的な自己改善の取り組みが特徴的です。仕事、学習、生活習慣の各面で具体的な目標を設定し、それらを着実に実行に移している点が印象的です。
特に注目すべき点：
１.分析的アプローチ：過去の点検資料やデータをAIも活用しながら分析し、業務改善に繋げようとする姿勢
2.多岐にわたる学習：言語学から経営戦略、睡眠科学まで幅広い分野の書籍を読破
3.生活習慣の改善：睡眠、運動、デジタルデトックスなど、生活の様々な側面に注意を払うアプローチ
AIの所見は非常に詳細で、私の活動の多面的な分析を提供してくれました。これにより、自分では気づかなかった強みや改善点を認識することができました。
3.次月の活動につき提案をもらう
つづいて、翌月の活動についてアドバイスを求めました
##指示事項
あなたの所見を受けて
9月の活動方針について
Whatなにを、Howどうやって
行うのがいいか、アドバイスをお願いします。
AIは私の求めに応じて、すぐさま提案を返してくれます。
以下も抜粋であり、実際にはもっと詳しく具体的なアドバイスを返してくれています。
# ○○さんの9月活動方針 - WhatとHow
## 1. 業務効率化の具体的実践
### What:
- 点検業務のプロセス改善
- AIツールの効果的活用
### How:
- 現行の点検プロセスを図式化し、ボトルネックを特定
- AIツールを用いたデータ分析の実験的導入（週1回、1時間）
- 改善案を月末までに3つ以上作成し、上司に提案
## 2. スキル向上と知識の実践
### What:
- 読書で得た知識の業務への適用
- データ分析スキルの向上
### How:
- 読んだ本の要点を週1回、1ページにまとめ、チーム内で共有
- オンラインデータ分析コース（例：Coursera）を受講し、毎週2時間学習
- 学んだ分析手法を実際の業務データに適用し、月末に結果報告
4.提案レイアウトの指定：
テキスト形式だとわかりにくいので、もう一点指示を付け加えました。
もっとわかりやすく、テーブル形式にまとめてもらえますか？
テーブル形式にまとめた資料が作成されました
AIに所見をもらって気づいたこと
1.時間の大幅な節約：
レポート分析時間が劇的に短縮されました。
2.対話を繰り返すことで、より実践的な活動方針を考案できる
AIは要望や質問に即材に対応できるので、視点を変えた指示を重ねることで、より納得感のある所見を得られ、また実践的な活動方針を考案することができます。
3.一貫性の向上：
AIは一貫したフォーマットで情報をまとめてくれるため、レポートの質が向上しました。
AIを活用するために必要なこと
1.元の資料の充実
分析元の資料の量や内容が薄いと、AIの分析も有用なものにはなりません。詳細で具体的な活動報告を準備することが重要です。
2.反復して対話を繰り返す：
納得感のある答えが出るまで指示を繰り返すことが大切です。この記事に掲載したものは、「これは使える」と思ったものだけです。実際には納得感のある所見が返ってくるまで、少しずつニュアンスを変えた指示を何度か出しています。
3.批判的思考の維持：
AIの提案は参考にしつつも、自分の状況や組織の特性に合わせて判断することが重要です。AIは万能ではないので、その出力を鵜呑みにせず、常に批判的に評価する姿勢が必要です。
まとめ
AIを活用することで、月次レポートの分析や次月の活動計画立案を効率的に行うことができます。ただし、AIはあくまでもツールであり、最終的な判断や決定は人間が行う必要があります。AIの力を借りつつ、自身の経験や知識も活かしながら、より効果的な業務改善を目指していきましょう。
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