頭の悪い公務員にありがちの紙ベースから脱却できていない間違った仕事の仕方

パソコンとネットワークが導入されたのはいいけれど

公務員の世界にもパソコンとネットワークが導入されて、けっこうな年月が経過しました。
職員一人につき1台のパソコン、そしてネットワークに繋がっているだなんて、もう未来世界の話じゃないかと思っていたぐらいです。

じゃあ導入前はどうしてたのかというと、皆自前で買って職場に持ってきていたのですｗｗｗ

その昔、予算の要求のためにドエライ量の資料を作成して、県庁までそれを持っていき、担当者と喧々諤々の交渉したりしていた、あの頃が嘘のように、現在は電子報告のみとなりました。

その点は大変素晴らしい。

しかしながら、非常に残念な部分が残っていますね。
まあ、うちの県に限った話かもしれませんけど。

公務員の仕事を効率化するのに、邪魔で、大変な障壁がそのまま放置されています。
この辺が自分は今でも不満でした。

改善される前に自分は早期退職したのですが、公務員の世界は改善するまで恐ろしく時間がかかるので、おそらく未だにこのままだと思います。

今回はそのヤバい部分のほんの一例を挙げてみましょう。

電子様式が紙ベースであることの問題点

先ほどの予算要求なんかがその問題の最たる部分だと思うんですが、未だにそれら提出資料は様式が「紙ベース」であり、印刷することを前提にしています。
正直ダサいですね。

つまり昔から使っている様式を、ほぼそのままパソコンの中で再現しただけです。実はこれ、一番やってはいけない間違いです。

ダサいうえに非効率的で、おまけに間違いや入力漏れがよく発生します。

つまりいきなり画面上に枠線を作って完成形を目指すので、行間から列幅まできっちり綺麗に調整して、１つのシート上で入力から印刷まで、ほぼ全て完結させようとします。使用しているソフトはExcelなんで、ある程度、自動合計とかデータのリンクとかはしてますよ。

でも様式一つ一つ、つまり各シートの、各欄つまりセルに数値データを直接入れる、これは従来の「紙様式に手書き」の時代でもできることです。

これではパソコンを使用しているメリットが半分ほども生かし切れていません。
様式をそのままの形で電子化するのは頭の悪い公務員がよくやる非効率でバカな間違いです。

そしてExcelで作っている資料なのに、間違いが無いか、複数の職員で確認し、最終的に電卓で検算しろ、と指示される始末です。超絶Fool!!!

御冗談でしょう！？

どうしてこんなことが起きるのか。

答えは簡単で、担当者も頭の中が紙ベースのままだからです。
特に様式をExcelで再現しただけの場合、紙と同じで入力漏れが生じることがあるのです。

様式そのままだと、各シートの入力範囲が広くなりますからね。
ここのセルに入力して、次に画面スクロールしてこっち入れて、また該当セルを探してあっちを入力、この繰り返しです。

非常に非効率で、入力漏れや入力誤りが発生しやすくなります。

では問題を解決するには？

紙様式の時代と同じように、入力と出力を一つのシートで完結させようとするから無理や間違いが生じるのです。

入力間違いや入力漏れを防ぐには、出力画面と入力画面を分ける必要があります。
Excelであれば入力用シートつまり入力用フォームシートを別に作成すべきなのです。

この入力用シートはデータの羅列となるので、どちらかというとデータベースっぽくなります。

これらのデータを各様式のシートに自動で飛ばして、意味が通じやすい、印刷できる体にする。こちらが出力側です。

この入力専用データベースの各レコードに細かい分類コードを振って、出力用（印刷用）シートに検索関数などを使って自動で飛ばし、集計するようにします。
ここはあくまでも自動にすべきで、わざわざリンクを引っ張っていくのは止めた方が良いです。ちょっとなら良いですが、全部やるとドエラい手間がかかります。

これが一番チェックしやすくて、かつ入力漏れを防ぐのに効率的な方法です。
ビジネスで表計算ソフトを使っているならこれぐらい常識です。

公務員の場合、データベース化、システム化という概念があまり育っていません。
せいぜい紙様式をExcelで再現してシステム化したと思い込んでいる。
基本、紙ベースから脱却していないのです、頭が。

この頭の切り替えをしてExcelファイルを一から作り直す人はちょっと大変かもしれませんが、一度作ればいくらでも応用が効くのであり、早く気づいて、がんばってもらいたいものです。