Boxでファイルが迷子にならない！フォルダの作り方

オンラインストレージのBoxは容量無制限。なんでも保存ができるのが魅力ですが、分類して保存しないとどこに何があるか分かりません。
検索することで大体は探し当てることができます。とはいえ、それは何が保存されているかわかる人の場合。
そもそもどのようなファイルがあるのか、ファイル名が分からなければ探し当てることはできません。新しく入ってきた人は戸惑ってしまいます。
（前任者が管理していなかったのでげんなりしました）

そこでこの記事ではBoxでどのようなフォルダにしたらよいかを紹介します。

フォルダ名の頭は統一する

まずは基本のように思いますが、意外とルールとして定められていないのではないでしょうか。
フォルダの先頭に番号を振ると名前順に並び替えたときに順番どおりになります。

01_研修
02_資格

いつも同じ順番になるので見つけやすくなります。
この順番はよく参照するフォルダを先頭に持ってくることが良いです。
フォルダの数が増えてくるとスクロールするのが手間です。また、フォルダを探す時は上から下に向かってフォルダを見つけようとするのでよく見るフォルダが上にあることですぐに見つけることができます。
1とするときは例えば設定する時は頭に「0」をつけ、「01」とするのか「1」のままにするのか、などがあります。
個人的には0をつけて桁数を揃えた方が分かりやすいと思います。

Boxのファイル名でのソートの仕方

Boxではファイルの順番は「名前順」か「更新順」でソートすることができます。
標準で設定を変更するには、「1番上」の「すべてのフォルダ」を変更します。すると下のフォルダも変更がかかります。

フォルダの名前の間の記号を統一する

01_研修
02_資格

「_」の記号のことです。
「-」も使い勝手が良いですね。
記号をつけるのであれば同じものを会社や部署で統一することで、資料を探しやすくなります。
仕事は統合されることがあります。
A担当の業務がB担当に移ったことに伴って、フォルダを移動したとき、フォルダの名前のつけ方が違っていたら統一感ないですよね。
名前をどちらかに寄せるのも手間です。
最初からルールをつくり、統一することでフォルダを他のフォルダへ移動した時に見やすくなります。

フォルダの階層は3から4階層を目安にする

あまりに深いと探し出すのが大変です。
（私は前任者のファイルを探すことをサルベージと呼んでいます。。）
何度もクリックして深い階層をたどるよりも一覧で見られる方がずっと情報を探しやすいです。
1階層のフォルダ作成の目安は10から20程度。
3階層であれば20×20×20で8000フォルダ作成できます。
4階層であれば20×20×20×20で160000フォルダです。
十分ですよね。
深くなりすぎる時はフォルダ構成を見直しましょう。

以上、フォルダの作り方でした！