Asanaを社内に浸透させたいのでセミナーやってみました
NoteもTwitterも更新ゆるゆるでしたが、その間にもいろいろやっていました。
そのうちの一つが社内のAsana利用促進。もともと使ってる人数自体はそこそこいたのですが、本格的に社内の主要ツールとして使い始めましょう！ということでやらせていただきました。
備忘的にやったことを残しておきます。少しでも参考になれば幸いです！
セミナー概要
●三週連続開催(！)
・一週目：個人でAsanaを活用する(マイタスク、受信トレイ等)
・二週目：チームでAsanaを活用する(プロジェクトの見方、機能等)
・三週目：Asanaでチームの仕事を管理する(ポートフォリオ、ゴール等)
●各回それぞれ1時間
●Google Meetで実施、録画
実は以前にもセミナーを開催したのですが、その時は主に「活用できてるところではこういう風に使ってますよ〜」という謂わば応用編をやってしまい、結果としてふーんで終わってしまって…。
なので今回は徹底的に基礎編であることを強調しました。
工夫した点
使い方解説の前に、
「なぜAsanaを使うのか？何がいいのか？」をきちんと話す
ただ「使ってくださいね！」と言うだけで動いてくれる人ってなかなかいないと思うので。
「こういうちょっとしたコミュニケーションの課題ないですかね？」という認識合わせにしっかり時間をとりました。
なんか知らないところで会話進んでる時あるよね、という話。
こうしてみるとグループチャットって確認や相談の場所には向いてないよね、という話。
Google Meetは挙手機能があるので、「こういう課題に共感できる、覚えがあるって人は挙手ボタン押してください！」と積極的なアクションも促してみる。反応大事。
利用シーン毎で三週に分ける
Asanaはシンプルなツールですが、初めて見る人からしたら見る画面の数もそこそこ多いと思うので、思い切って三週に分けました。
マイタスク、受信トレイは本格利用をする上では必須なので一週目に。
まずは個人のTodoとして、個々のやり取りの上でAsanaがどのように使えるか説明。
それを踏まえて二週目はチームでプロジェクトを動かすことについて。
複数チームやプロジェクトに所属していても、マイタスクと受信トレイでまとめて管理できますよ、と一週目の内容も踏まえて案内。
三週目はちょっと管理層向け。
チーム全体をAsanaで調整することもできると伝えることで、ただのタスク管理やプロジェクト管理に留まらない将来性も伝える。
すべて録画して資料と一緒に見返せるようにしました。
アンケートの実施
Asanaのフォーム機能でつくりました。ここでも課題感を感じているかどうかの項目を挿入。「この課題をどうにかしたい」と思わせられたら僥倖。
回答もAsanaで行う旨を記載します。
実施のお知らせから実施後の資料展開まですべてAsana上で発信
利用者全員を含めたプロジェクトを作成し、その中のメッセージでお知らせしていきました。
まだ慣れてない人もいるため、一応メールでも発信しましたが詳細はAsanaにいかないとわからない仕様に。(ついでにプロジェクトのお気に入りの仕方なども合わせて案内)
ちなみにこのプロジェクトはユーザー用のQA対応や活用情報発信の場も兼ねています。
もう少しいいねの文化を根付かせたいところ…笑
効果は…？
まだ効果測定できるほどの時間は経っていないですが…現状ログイン頻度が向上＆安定！管理コンソール上でも新たなプロジェクトやタスクの作成が活発になっていることを確認しました。
私が所属している営業部門でも、エンジニアチームと連携するためのSalesforce連携を前提としたプロジェクト作成がやっと始動しました。部門を跨いだ連携となると規模が大きいので両チームのトップが合意しないと進まないものでしたが、まず人を動かすことは成功といったところ。運用も成功させたい…！
アカウントも30名分ほど追加したので今後もっと広めていきたいですね。ちゃんと成果が出るよう私もフォローしていきます💪
締め方忘れてしまった！💪それでは！💪
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