【脳活】＜９マスノートの使い方＞ヒアリングシート

　打ち合わせのときのメモにパソコンやスマホを使うより、ノートとペンを使い手書きのにするといくつかのメリットがあります。アナログのやり方は脳の活動を活性化します。さらに画面ばかりを見てあまり相手を見ない打ち合わせより、打ち合わせ相手を見ながら打合せする方が相手に与える印象も良いでしょう。打ち合わせを成功させるには、ノートとペンを使うべきです。

　予め打ち合わせする内容が決まっていれば、相手から情報を聞きもらすことのないように質問や確認事項をまとめたヒアリングシートを用意するのもおすすめの方法です。

　私からの提案は、ヒアリングシートを作るにあたってリスト形式で用意するより、９マスノートで用意することです。

　そもそも、打ち合わせは質問し回答を得るという形に陥りがちではあります。でも、打ち合わせの本来の目的は尋問でも、インタビューでもありません。自然な会話の中で、聞きたいこと、確認したいことを聞き出し、本当に相手が求めていることを知ることなのです。そして、相手がリラックスできる自然な流れで打ち合わせすることができるでしょう。

　打ち合わせ後、ヒアリングシートをプロジェクトメンバーで共有するとき、９マスノートのヒアリングシートは、全体が一目でわかり、またマスとマスの関連性もわかり、打ち合わせに参加していなくても、打ち合わせの内容がわかりやすいでしょう。

　リスト型と９マスのレイアウト、それぞれの好みがあると思います。打ち合わせのときに使うノートやペンなどの道具選びは、打ち合わせの目的、内容をよく理解して選ぶこと、いつもの打ち合わせをバージョンアップさせることができるでしょう。

　打ち合わせの相手とまたご自身が気持ちよく打ち合わせできるヒアリングシートを活用ください。

それでは、リスト形式のヒアリングシートと９マスノートで作られたヒアリングシートを比べてみます。

ヒアリングシートに書かれている内容は両方とも同じです。

　それでは、リスト形式のヒアリングシートで打ち合わせをしてみます。
打ち合わせするときに、リストの上から順番に質問や確認を聞かなければいけないような気持ちにならないでしょうか。

　打ち合わせは、いきなり本題に入る打ち合わせもあれば、世間話から始まる打ち合わせもあります。話の途中では、話題が脱線してしまうこともあるでしょう。

　ときには、不自然な話の流れになってしまい、聞きづらい状況で強引に質問をしてしまうということにもなりかねません。インタビューでもありがちなのですが、自分の用意していた結論に強引に誘導してしまうことになりかねず、その場では賛同を得られても後で、ひっくり返ってしまうことも起こりえます。

　リスト形式のヒアリングシートでは聞き手の経験が少ない場合、その場の雰囲気の臨機応変な対応がとりにくいでしょう。

　すると相手は私のことをどのように思うでしょうか。
　仕事を任せてくれるでしょうか。
　相手を不安な気持ちや不愉快な気持ちにさせてしまうことはないでしょうか。

　９マスノートのヒアリングシートで打ち合わせをしてましょう。

　ひとつのマスにひとつの質問（確認事項）になっています。
リスト形式ではリストの順番で質問が進むのに対し、９マスノートは話の流れで打ち合わせが進んで行きます。
　話の流れの中で、聞き出した項目があったらそのメモをマスの中に書いていきます。

　打ち合わせ中も９マスノートの全体を見ながら話をします。
　するとヒラメキが起き、このリストには無いけど、書き込んだメモから関連した情報を聞いておきたいという気づきがあります。そのときは余白使ってメモをします。

　ヒラメキが起き、次々と気づきや発見があります。打ち合わせはどんどん広がって行くでしょう。ノートの余白もいっぱいなるときもあります。打ち合わせは一方通行ではありません。相手と呼吸を合わせて行なうキャッチボールのようなものです。

　ノートの全体を見ると、書き込まれていないマスが目に止まります。空いているマスを埋めたくなとという脳の法則が働くからです。
そのマスの質問をして、最後のマスに書き込みヒアリングを終わります。

　９マスのヒアリングシートは、打ち合わせ相手に不快感を与えることなく、全ての項目を聞き出し確認することができるでしょう。