Salesforceのルールと用語（例）

このnoteは、Salesforceのシステム管理者（新任）向けの投稿です。

・機能もだが、Salesforce上で使用している用語がわかりにくい
・どんなルールで運用したらいいのかわからない

といったみなさんの参考になればと思います（＾_＾）★

初期段階でどんな設定をしているのかを知りたい方はこちらの記事から読んでみてください◎

はじめに

私がシステム導入時に行うことは、初期設定のあとに、用語の定義付けとルール作成、用語集の作成、そしてマニュアル作成です。
その理由は、使う用語を定義づけることでルールができ、用語をまとめることで、情報の整合性や一貫性を保つことができるからです。私は情報の伝達効果を高めるために必要なプロセスだと考えています。
初期段階で行うことで、現場の担当者が迷わずに操作ができ、問い合わせ数も減らすことも可能になります。
特に、チームを跨いでSalesforceを活用する場合、複数のオブジェクトを様々なチームが使用することになります。初期段階で起こりにくい事象ですが、先々を見据えた時に初期の段階でまとめておくことを推奨します。（大変なので）

この記事では、Salesforceのルール作成や用語集のまとめ方について、実例をもとにポイントを紹介します！

Step1：ルールを作成する

私がルールを作成するときに意識していることは「継続性」「生産性」「柔軟性」の３つです。とくに「柔軟性」を重視しています。
それは、変化に対応するためのフレキシブルなルールを作ることで、素早く変化する環境において対応ができるからです。
そのため、「現時点で最善のルールになります」「今後、状況に応じて変更する可能性があります」と必ず伝えるようにしています。

本題に入ります。
ルールの作成は「定義付け」がメインになります。
なぜ「定義付け」なのか。それは「用語の意味が違えば入力するデータが変わる」からです。「用語」の定義付けができる＝ルールが作成された、となります。
そのため、日々現場で使用している「用語」を定義付け、現場と認識をすり合わせます。
※同じ用語でも人それぞれ解釈が異なり、用語は違うが同じ意味を持っているケースがあります。

下の図はチームを跨いでSalesforce導入しチームを跨いで使うようになったときに作成した入力するオブジェクトの定義です。

入力するオブジェクトの定義付け

用語の定義＝ルールになるケース（例）

Step2：Salesforceで使われる用語

一通り定義付けが定まったあとは、Salesforceで使われる用語をまとめていきます。用語集の例を共有します。

ホーム画面の用語（例）

リードオブジェクトの用語（例）

商談オブジェクトの用語（例）

その他、プルダウン選択の場合、項目ごとに用語の定義付けを行い、上記のように可視化します。
（例：リードの状況、失注理由など）

Step3：マニュアルを作成する

ルール、用語集を作成したら、最後は全てマニュアル（手順書）にします。

例えば・・・

マニュアルの目次（例）

何をいつどのタイミングでするのかを簡単にまとめていきます

まとめ

定義付け＝ルールを定める→Salesforceの画面で出てくる用語をまとめる→マニュアルにする。この一通りの流れをまだ作られていなければ、ぜひ取り組んでみてください◎

マニュアルまでシステム管理者が作成するのは、1番Salesforceを理解する必要がある人だからです。
Salesforceのマニュアルまで作成・管理ができるようになれば、どんな問い合わせがあっても対応が可能となり、そして業務をより深く理解することで結果的に、生産性・効果性を高めることができると、私は考えています！

Salesforceのシステム管理者を担当されることになった方に、私の経験が役に立てたら嬉しいです！

🌼Salesforceシステム管理者（新任）をしているみなさんに幸あれ！🌼