【-Part2-設計・構築・運用編】Salesforceの基本機能を駆使したことで業務時間を約68日分削減できた話
このnoteは、Salesforce（SFA・CRM）の設計や構築・運用（推進）を任された方に向けて、私の経験をまとめてみました。お役に立てたら嬉しいです！
このnoteは
・Salesforceの設計を任された方
・Salesforceの構築を外部パートナーさんに依頼している方
・Salesforceの運用（推進）をされている方
といったみなさんの参考になればと思います（＾_＾）★
早速ですがまとめていきます。
Salesforce（SFA・CRM）の設計を任された方へ
みなさんは設計を任された時、何から着手しますか？
ほとんどの方は、他社の導入事例を営業担当者に確認し情報提供を受けることから始めるのではないかと思います。もしくは、社内にエンジニアの方がいたら相談し何から始めるべきか見定めるのではないでしょうか。
振り返ると導入事例を確認することはもちろんですが、それよりも重要なポイントがありました。こちらについて、まとめていきます。
▼設計のポイント
Step1：システム構築の方針を明確にする
Step2：システム導入後の理想の姿を関係各所に確認し定める
Step3：システム導入の目的を明確にする
Step4：何をいつまでにステップを明確にする
Step5：現状とゴールを可視化する
Step1：システム構築の方針を明確にする
まず最初に取り組んだことは、PMとともに「どのように構築を進めるのか」方針について話し合いました。
Salesforceの場合はとくに”なんでもできる”からこそ、”こうしていきたい！”が沢山溢れてきます。そのため、構築を進め導入目的を果たすために方針を定め、関係者と共有し、認識の擦り合わせをして行きました。
Step2：システム導入後の理想の姿を関係各所に明確にする
次に取り組んだことは、改めて「SFA・CRMのSalesforceによってどのような状態を目指したいのか」を明確にしました。こちらは、導入前に取り組みましたが、導入決定後の設計段階でも方針の擦り合わせのために明確にしました。
Step3：システム導入の目的を明確にする
Step①②を確認した上で、改めて「なぜSFA・CRMのSalesforceなのか」導入の目的を明確にし関係各所に共有しました。（特にセールスメンバーに）
■導入の目的
契約件数××％成長を実現するプロジェクト。
① 中長期で成長し続ける〇〇向け営業組織の仕組みづくり
② 今年度受注目標▲件(前年比××％)の早期必達と成功ノウハウ蓄積
背景として〜。
Step4：何をいつまでにステップを明確にする
Step①②③を踏まえ「何をいつまでに」「できるようになることは何か」「最低限何をやる必要があるのか」を、ざっくりとイメージを書き出し社内に共有しました。
Step5：現状とゴールを可視化する
Step④でざっくりと進捗のイメージを書き出したのち、現状と理想を可視化しました。これにより、導入後前後のbefore・afterを共有し都度進捗共有しました。
その他、システム設計の段階で行ったことは下記です。
・いつどのタイミングで何が必要なのか（項目のmast・better・不要）
・ダッシュボードのイメージ（年間計画／予実管理／過程）で何が必要か
Salesforceの構築を外部パートナーに依頼する方へ
上記を踏まえた上で、構築に向けて着手します。
構築で重要なのは、こちらの意向と方針・イメージをしっかりと外部パートナーに共有することです。当時、PMから教わったことはこちらです。振り返ってみても「確かに・・・」と思うことばかりです。
①コミュニケーションミス（認識のズレ）
②コミュニケーションロス（対話の有無）
※失敗ケースを事前に対処する方法は、細部までのイメージを共有し（スケジュール・設計図などビジュアルも使う）言葉を統一すること（言語の意味・ルール設定）
▼構築の検討・擦り合わせのポイント
・マイルストーン（スケジュールとタスク）
・オブジェクトの項目（表示ラベル／API参照名／用途／オブジェクトタイプ）
・課題とビジネス要件（システム機能／要件／実装方針）
・システム構成図の作成（設計図）
・自動処理まとめ（着手すること・したこと）
・MAで決めること（設定項目とスケジュール）
・キャンペーン構成（どのような構成にしていくのか）
・リード取引開始後に継承する情報（リードの項目をどのように紐づけるのか）
これらを構築パートナーと手を取り合いながら進めて行きました。また、実際に構築を開始すると「”なんでもできる”からこそ、”こうしていきたい！”が沢山溢れてきます。」この病が出てきます。だからこそ、方針と目的を明確にすることが重要でした。（初心に立ち返るですね）
同じ年、そして本日誕生日と知って親近感が一気に湧いた最終日。なんとか、当初に計画していた通りに進めることができた。最初は1人だったけど、今となってはたくさん協力してる方ができた。1人では何もできないと痛感。仲間がいるって良い！！！#SFDC構築パートナー#WAKUポーズ#ギアチェンジ pic.twitter.com/rC5d4AUErw
— 齋藤美紀🐶🏸🚴♀️IS×企画 (@mrin_25) January 31, 2022
Salesforceの運用（推進）を担当される方へ
「設計・構築がスケジュール通りに進みそうだな！」と思った時に出てくるのが、最も重要な運用フェーズ「よし！運用して成果を出すぞ！」です。この時に重要だったのは、設計・構築の段階で”どのような方針で何を目的に導入し、何がいつまでにどのように変わる”という現状と将来像を運用担当者も理解することです。
また、構築を開始とともに言葉の定義や入力ルール、そしてマニュアルも徐々に作成していくことで、現場との認識のズレや方針のズレ目的のズレをなるべく最小限にすることができました。
▼ Salesforceの運用（推進）するためのポイント
Step1：言葉の定義
Step2：入力ルール
Step3：マニュアル作成（動画・パワポ）
Step1：言葉の定義
運用開始するために、最初にぶつかった壁は「言葉」でした。
これまで使用していなかった言葉が沢山あったため、どのような意味なのかを現場に知ってもらう必要があったのでまとめてみました。
例：フェーズ、サクセスセリングメソドロジーなど
Step2：入力ルール
Salesforceで使用する「言葉」の意味を定めた後に必要なのが「ルール」設定です。このルール設定を怠ると、データ分析や状況把握をしたいとなった時、必要な情報を抽出できなくなるため、ルール設定を運用開始前に定めました。
Step3：マニュアル作成（動画・パワポ）
Step①②の土台をもとに、操作方法を動画やパワポでマニュアル化しました。1つ1つの操作方法について口頭で伝えることはできますが、認識のズレをなくし、実際に使う方のストレスを最小限にするために作成しました。
まとめ
Salesforceを含めたSFAやCRMの設計・構築・運用（推進）をまとめると
①方針と目的を明確にする
②現状と将来あるべき姿を可視化する
③本当に必要かどうか、時間軸も含め見定める
④言葉を定義しルールを決める
⑤マニュアルを作成し実際に使う人たちの迷いを最小限にする
これらをやったことで、結果的に「 Salesforceの基本機能を駆使したことで業務時間を約68日分削減」につながりました。
今回の経験で学んだことは
「常に現場に耳を傾け調整し、目的を伝え続ける努力を怠ってはならない」
です。
SFA・CRMの設計・構築・運用（推進）をしている方の、私の経験が役に立てたら嬉しいです！
🌼SFA・CRMの設計・構築・運用（推進）をしているみなさんに幸あれ！🌼