体育祭の受付を電子化してみた（Power Automateで効率化してみよう④）

はじめに

　新型コロナウイルス感染が拡大して縮小されてきていた体育祭ですが、今年度はなんとか保護者の方にも公開して応援をいただけるように調整をすることができました。
　がしかし、７００名近くの生徒がいる場合、両親や兄弟姉妹が応援に来校されれば、すぐに１０００名以上の来校が見込まれます。そこで、電子化してみました。

要件

• １人ずつの名前を収集できること

• １人ずつの体温が収集できること

• 体調不良者が自己申告できること

• 緊急連絡先が収集できること

• 体調に問題がある人が受付を通過したら、通知すること

• 受付で確認しやすく表示できること

使用ツール

• Microsoft Forms

• Microsoft Excel

• Microsoft Power Automate

• Microsoft Teams for Education

システム構成図

画面詳細

Microsoft Forms（来校者用受付）

1ページ目：入力の同意

2ページ目　入力者登録

3ページ目　人数＋各自の登録

Microsoft Power Automate（処理）

Fomrsの入力をトリガにして、入力を変数化

入力内容によって処理を分岐させ、最終的には登録をする

Microsoft Excel（データベース）

体温等の記録（テストデータ）

Microsoft Teams for Education

Power Automateによる通知

成果と課題

成果

• 1000人以上の来場を、ほぼ入場待ちをしていただくことなく受付を通過することができた。

• 体調者の来校抑止となった。

• 登録された名前のみの一覧表を受付係から見える場所に表示することで、受付のスムーズ化が図れた

• リストバンドを左手首装着としたことで、再入場の確認も不要であった

課題

• 入力内容の整合性はとっていないため、在校生と来校者の関係をシステム化していない。なりすまし等には対応できないため、別の方法も検討する必要がある（名札？）

• スマートフォンを持っていない来校者も数名いたため、フォローの方法を準備しておく必要がある

• ５名以上の来校者には、２回入力となってしまうため手間であった

• ネットワークの強い場所で受付をする必要がある。Excel Onlineで表示させている一覧表は、来校者が持っているスマホなどとの電波干渉や風によって更新に遅延があった。

• Excel Onlineの自動スクロールが必要であった

• Microsoft Formsへの入力項目が多かったので、精査は必要であった。