超簡単 データ共有の方法
こんにちは、「笑顔工学」の専門家、木村光範です。
笑顔工学って何？？という方は、ぜひ自己紹介をご覧ください！
小学校の頃からパソコンに触れ、中高時代には物理部でコンピューターをいじり倒し、大学も理系で日々コンピューターの前に座る。社会人になってからも、IT系企業を経営し続けてきた私にとって、コンピューターは日常そのものであり、特別な存在ではありません。
しかし、ここ数年、私はある変化を強く感じています。それは、コンピューターやITの世界が「誰でも簡単に使える」方向へと急速に進化しているということです。かつては専門知識が必要だった技術やツールも、今では直感的に操作できるようになり、ITに詳しくない人でも、その便利さを簡単に享受できる時代が訪れています。
ITは進化のスピードが速い！
40年以上前からコンピューターに触れてきた私ですが、最近のIT技術の進化には驚かされるばかりです。特に感じるのは、「学び続けないと取り残される」ということです。かつての常識は全く通用せず、進化のスピードがあまりにも速いのです。
例えば、かつては「パソコンは難しい」「プログラミングは専門家だけのもの」というイメージが強かったですが、今ではスマートフォン1台で多くのことができるようになりました。私たちの生活や仕事を大きく変える技術が次々と登場しています。
それでも「難しい」と感じる人たちへ
こうした便利な技術が広がる一方で、いまだに「コンピューターは難しい」と感じ、使うことに抵抗を持つ人が少なくありません。「パソコンは苦手」「ITって専門家がやるもの」という思い込みが根強く残っています。
さらに、IT業界の一部には、そうした人々の不安を逆手に取るような風潮もあります。難解な専門用語を並べ立て、高価な製品やサービスを売りつけるような手法です。これでは、本当にITが必要な人たちがその恩恵を受けられず、逆に「やっぱりITは難しい」と思い込む悪循環が続いてしまいます。
ITを「簡単」にする一歩
私たちが日常的に使うLINEやスマートフォンのアプリも、少し目線を変えるだけで、仕事や生活に役立つITツールの一部です。「こんなに簡単にできるんだ！」という気づきが、ITに対する抵抗感を大きく減らします。ITが苦手と仰る方も、スマートフォンでLINEは使いこなしていたりしますよね。
その中でも特に注目したいのが「データ共有」の方法です。仕事でも家庭でも、データのやり取りは頻繁に発生します。しかし、そのやり取りの手段が古いままだと、セキュリティや効率性の面で大きな課題を抱えたままになりがちです。
ここからは、超初心者向けに「データ共有の基本」を簡単に解説していきます。
データ共有ってどうやるの？
まず最初に覚えておいてほしいのは、データ共有は「メールで添付する」だけではありません。むしろ、現在のデータ共有の主流はクラウドなどの技術を使い、インターネット上にデータを置くことです。この方法は、セキュリティ面でも効率面でも圧倒的に優れています。
クラウドで簡単共有！Googleスプレッドシートを使う
クラウドとは、簡単に言うと、インターネット上にデータを保存して、どこからでもアクセスできる仕組みのことです。
たとえばGoogleスプレッドシートは、リアルタイムで複数の人と同時にデータを編集・閲覧できる便利なツールで、Googleドライブというクラウドストレージ(インターネット上のデータ置き場) を使います。容量制限がありますが、まずは無料から使い始められるのが大きな特徴です。
Googleスプレッドシートの使い方例：顧客情報の共有
まず、Googleアカウントの作成またはログインをしてください。
Gmailなどを使っていれば、Googleアカウントをお持ちです。
もし無ければ、無料でアカウントを作成できます。
次に、Googleスプレッドシートにアクセスします。
すると、下記のようなところが左上に出てきますので、空白のスプレッドシート、という、＋のところを押してください。
すると、こんな感じになります。
まず、一番上に「無題のスプレッドシート」と書いてあるところをクリックすると、名前がつけられます。中学校のテストとかでも最初に名前を書きますよね！なので、まずは最初に名前をつけてみましょう。ここでは試しに「顧客情報」とします。
そのあと、共有したい情報、とりあえず今回は顧客情報を入れてみます。
こんな感じになりました。
次に、これを共有設定してみましょう。
右上にある「共有」を押してみてください。もし出てこないときはウインドウを大きくしてみてください。もしくは、上のファイル、というところを押して、そこから共有-他のユーザと共有、と選択しても良いです。
すると、こんな画面が出てくるはずです。
今回は、とりあえず、リンクを知っている人全員が見られるようにしてみますので、制限付き、と書いてあるところの右の▼を押して、リンクを知っている全員、にしてみます。
さらに、閲覧者、とあるところを、編集者、にしてみます。
これで全員が編集可能になります。
その上で、左下の「リンクをコピー」を押すと、クリップボードにリンクがコピーされました。
次に、共有したい人に、メールやLINEなどを書き始め、貼り付け、をすると、このスプレッドシートにアクセスできるリンクが貼り付けられます。
受け取った人は、これをクリックすれば、この顧客情報にアクセスすることができるようになります。同時に編集もできて、別のところで編集したものが即座に画面に反映されるようになります。
クラウドが便利な理由
クラウドを使うと、以下のようなメリットがあります。
どこからでもアクセス可能
スマホやタブレット、PCを問わず、インターネット接続さえあれば利用できます。リアルタイム共有で時間短縮
ファイルを都度送る必要がなく、常に最新のデータをみんなが共有できます。セキュリティも安心
例えば「2段階認証」を設定するなどすれば、データの安全性をメールで送るなどの方法よりも高めることができます。
今回は、全員に共有、という方法を試してみましたが、慣れてくれば、アクセス制限などで、見られる人を限定する、編集できる人を限定する、などの方法も簡単に設定することができます。
さあ、始めてみましょう！
コンピューターが苦手だと感じている人も、一歩踏み出せば意外と簡単に使えるものです。Googleスプレッドシートのような便利なツールを活用すれば、仕事の効率もアップし、時間の節約にもつながります。
「難しい」と思わず、まずはクラウドを使ったデータ共有から始めてみてください。まずは、簡単なところから試してみて、色々な使い方を実験してみるのが、使いこなす第一歩です。
きっと、あなたの生活や仕事を一歩先に進めるきっかけになるはずです。
最後までお読みいただき、ありがとうございました。
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