Notion活用で組織を笑顔に
こんにちは、「笑顔工学」の専門家、木村光範です。
笑顔工学って何？？という方は、ぜひ自己紹介をご覧ください！
デジタル技術の急速な進歩により、生活や仕事のスタイルは日々大きく変化しています。企業や組織が持続的に成長し、社会全体に貢献していくためには、テクノロジーの導入だけでなく、人間中心の経営を同時に実践することが重要だと考えています。
今回は、情報共有やタスク管理に便利なツールNotionを活用し、社員一人ひとりが笑顔で働ける組織づくりについてお話しします。デジタル技術と人間性を融合させることで、業務効率化だけでなく、やりがいを感じられる環境を構築しましょう。
新しいアプローチ（デジタル技術×人間性）の背景
私は、情報通信工学を活用しながら、経営工学の視点で組織を科学的に変革していく「笑顔工学」という考え方を提唱しています。
デジタル技術の導入を通じて、従業員や顧客、社会に関わるすべての人の笑顔が増えることを目指して、下記のようなアプローチをしています。
科学的アプローチで組織変革を推進する
AIやビッグデータなどの先端技術を活用しながら、単なるシステム導入にとどまらず組織全体の最適化を図る
経営工学の知見で、業務フローや文化そのものを科学的に分析・設計する
人間中心のデジタル化
技術が人を置き換えるのではなく、人の可能性を伸ばす手段としてデジタル化を進める
従業員一人ひとりが創造的に働けるよう、テクノロジーをサポート役として位置づける
小さな幸せの積み重ねを重視する
大掛かりな改革だけでなく、日々の小さな改善を大切にする
小さな成功体験を称賛し合い、組織全体の幸福度を徐々に高めていく
今回の記事では、上記アプローチを実現するための1つの手法として、Notionを活用する方法を紹介させていただきます。他にも同種のことができるツールがあると思いますが、多くの部分は共通で使える考え方ですので、ぜひ最後までご覧ください！
「社内掲示板」を活用する意義
社内での情報共有が適切に行われていないと、同じ作業を何度も行う重複や、意思決定の遅れが発生しがちです。その結果、創造的な業務に割く時間が減少し、モチベーションが低下してしまうことも少なくありません。そこで、誰でも簡単にアクセスでき、情報が整理された「社内掲示板」の仕組みが重要となります。社内掲示板を実現するためのツールとして、Notionを活用するメリットは下記の通りです。
多機能かつ柔軟なカスタマイズ
自社に合ったページ構成を自由に作りこめるリアルタイムの共同編集
離れた拠点やリモートワークのメンバーともスムーズに情報を共有できるドキュメントとデータベースの融合
進捗管理やアナウンス、FAQなどを一本化して管理できる検索や整理がしやすい
タグやフィルター機能により、必要な情報をすぐに見つけられる
「Notionでも難しい」という場合は、Googleドキュメントなどでも社内掲示板の運用を始めることは可能ですが、Notionのようなツールをうまく活用すると便利かなと思います。
Notionの無料プラン・有料プランの違い
Notionには無料プランと有料プランがあり、まず無料プランから始めても十分に使いこなせる機能が揃っています。以前はブロック数の制限がありましたが、現在は無いようです。ただし、無料プランでは1ファイルあたり5MBというアップロード容量制限がある点に注意が必要です。
※ 2024年12月現在。変更になる可能性もありますので注意してください
無料プラン
ページやブロックをほぼ無制限に作成可能
ゲストユーザーも一定数招待できる
ファイルアップロードは1ファイル5MBまで
有料プラン（Personal Pro / Team / Enterprise）
アップロード容量無制限
チーム・組織単位で権限管理が可能
高度なセキュリティ機能（Enterpriseプラン）
大規模な運用や外部とのコラボレーションに適している
Notionを社内掲示板として使う具体例
全社アナウンス・イベント情報をまとめる
全社や特定部署向けのお知らせを、Wikiの機能で見やすい形で一元管理すると、誰がいつどんなイベントやアナウンスを確認すればよいかが一目でわかります。
全社に常に周知する情報について全面に出す
会社理念、就業規則、組織図、連絡先などの重要文章を常に確認できるようにする
社内チャットツールとの連携
Notion上で新しい連絡を投稿 → SlackやTeamsで自動通知
見落としが減り、周知がスピーディになる
プロジェクト進捗・タスク管理
プロジェクトごとにデータベースを作成し、進捗状況や担当者、期限などを一覧で管理すると、メンバー全員が状況を把握しやすくなります。
カンバン形式
「To Do」「Doing」「Done」でタスクを整理
チーム全体の進捗が可視化され、作業の重複を防ぎやすい
リアルタイム更新
リアルタイムで進捗やステータスを変更できる
ミーティングで共有する前に、常に最新情報にアップデート可能
ナレッジベース（FAQやマニュアル）
業務マニュアルやFAQ、手順書を一元化しておくと、誰でも簡単に参照でき、新入社員や異動者の学習コストを大幅に削減できます。
トラブルシューティングの蓄積
過去に起きた問題や解決策をデータベース化
問い合わせ対応の時間を削減し、組織全体の知見を共有
顧客ごとの対応に関する情報の蓄積
人間性を重視した運用方法
デジタル技術を導入する際には、そこに関わる人たちがいきいきと活動できるような仕組みづくりを同時に行うことが欠かせません。
カテゴリーやタグで情報を整理する
必要な情報に素早くたどり着ける
社員同士のコミュニケーションがスムーズになる
更新の見える化と称賛
新しいページや改善点が追加されたら通知し合い、小さな改善でも積極的に称える
モチベーションが上がり、ポジティブな文化が育ちやすい
コメント・リアクション機能の活用
オンライン上でも感謝の気持ちやフィードバックを伝えやすい
リモートメンバー間の距離感が縮まり、チームワークが高まる
失敗を恐れず、挑戦を称える文化
小さなトライアルから始め、得られた学びを組織全体で共有
徐々に運用をブラッシュアップしていき、より良い活用方法を模索
運用上のポイントと導入ステップ
Notionを使い始めるにあたっては、最初にルールを明確化しておくことが大切です。どのページに何を載せるか、承認フローが必要かなどをあらかじめ決めると、誰でも使いやすい環境になります。
社内チャットツールとの連携
Notion更新時に自動通知が飛ぶように設定し、最新情報を見逃さない
重要なお知らせはチャットで必ず周知
権限設定の管理
全社向け・部署限定・外部ゲスト用など、用途に応じて閲覧権限を調整
セキュリティと利便性を両立させる工夫が重要
担当者とメンテナンス体制
定期的に情報をチェックし、古い内容を更新・削除する
いつでも最新の情報を保ち、信頼度を高める
段階的な導入・小さな成功体験の積み重ね
まずは小規模チームで試験運用し、成功事例や課題を共有
抵抗感を最小限に抑えながら、全社へ広げていく
まとめ
Notionは、単なるデジタル掲示板を超えて、文書管理・データベース・タスク管理など多面的に活躍する頼もしいプラットフォームです。便利なツールを導入するだけでなく、人間中心の視点を踏まえ、小さな改善を積み重ねていくことが、最終的な成功の鍵になります。
デジタル技術と人間性をバランスよく融合させることで、社員一人ひとりがやりがいを感じ、互いにサポートし合う企業文化が育まれる
Notionを活用した社内掲示板づくりは、そうした環境づくりの第一歩として理想的
デジタル化が進むなかでも、組織全体が笑顔で成長していけるよう、ぜひチャレンジしてみてください
【ポイントまとめ】
情報共有不足は重複作業・意思決定の遅れを招くので要注意
Notionは多機能・柔軟で、リアルタイム共同編集しやすい
無料プランでも十分活用可能だが、大容量ファイル・高度なセキュリティが必要なら有料プランを検討
全社アナウンス・タスク管理・ナレッジベースを一本化して運用しやすい
小さな成功体験を積み重ねながら、人がいきいき働ける文化を育む
社内チャット連携・権限設定・担当者の配置などのルール整備が重要
ツール導入だけにとどまらず、人間中心の仕組みづくりを進めることで組織に笑顔が増える
最後までお読みいただき、ありがとうございました。
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