議案の書き方シリーズ～青年会議所で講師例会を実施する際によく言われる意見～

こんにちは！
光秀マインド足立聖忠です！

青年会議所ではまちづくり事業、青少年育成事業、自己啓発事業や交流事業など様々企画をします。そのすべてにおいて理事会の承認を得る為の議案作成が必要になります。

この議案書作成で、講師をお招きして行う講演系事業で私が良く聞く意見をまとめようと思います。今講師系講演の企画をしている委員長さんはこの点を先に把握しておけばきっと理事会でも上手くいく（はず）と思います。

①     講師選定理由
なぜこの講師を選んだのかというところを１００％聞かれます。この時に同一目的を達成できる他の候補者がいたのかどうかも合わせて聞かれます。もちろん自分のつながりや、良かった人を選定していると思いますが、その講師ありきで計画が進んでいないかを問われます。ＪＣの議案でこの人を呼びたいから。という目的では絶対に通りません。ポイントは目的設定とその目的を達成するためにその業界や講師を調べつくし、この講師しかいないと言い切れるかどうかです。
必要資料としては、講師選定理由書、講師プロフィール、講師の講演費用（交通費や宿泊条件）、講師が単独公演可能か（相方がいる場合も）、講演テーマや過去の講演事例（内容や対象者）とかでしょうか。
②     講演内容や方法
次に講師がどんな講演ができるかです。最近はこの意見も減りましたが「委員長はこの講師の講演を聞かれましたか」→「いいえ（ＷＥＢで見ただけ」→「それでこの講師が最善と良く判断できますね」とか言われます。なので講師選定段階でその講師が近々で行っている講演に日本中どこだろうが見に行く必要があります。最近はＹｏｕＴｕｂｅ配信されている場合もありますが、講師と打ち合わせがどのように進めれるかも重要になります。新型コロナウイルス感染症の拡大以降に特に重要になってきたのがリアルかオンラインかの方法と。そもそも大物講師だと急なスケジュールで変更や、国会議員等の講師の場合突然の変更もあり得ることです。
必要資料と聞かれることは、講師との打ち合わせはどの程度可能か（事務所通すしかできないとか）、講演資料のチェックは可能かとかでしょうか。
③     記録に関する制限
これは青年会議所としては一般参加型とメンバー向け等ありますが本契約の前に契約書を交わします（講師出演依頼承諾書）その内容で写真やＳＮＳ投稿、動画配信などどこまでできるかを把握する必要があります。できるだけ参加型が望ましいですが、当日どうしても参加が難しい人向けにライブ配信やアーカイブ配信が可能かどうかだけでも対象者や広がりは多くなります。この辺は最初の段階で把握できていると議案内容にかかわるので大切です。
④     会場選定
何人収容で費用や空調、照明、映像関係、音響関係の設備や費用がどれくらいかかるか等の下調べが必要です。講師によっては控室が必要になりますのでそこのアテンドや動線も要チェックです。議案当初は収容人数で参加目標数とのバランスや駐車場の有無等は必要かと思います。
必要資料は、会場選定理由書、会場周辺マップ、駐車場マップ、会場内図
⑤     予算
そしてすべてのことを実施するために必要なのが予算構成です。上記のことを絵空事で妄想しているうちは、リアルなものは出来上がりません。しっかり下見、実施イメージを膨らませ、必要経費に漏れが無いか。事業費が足りない場合は協賛金か、参加費徴収型の講演にするか。後者の場合は来場者想定が下回った場合の対応方法も検討が必要です。但し協賛金等は大物講師の場合はスポンサーの関係や、参加費を取る場合は会場が公営施設の場合金額が変動する場合があります。こういった点も後でブレだすとややこしくなるので当初から予算を核として漏れの無い、隙の無い構成を考えましょう。

ざっと思いつく限り講演系事業のポイントを書きました。通常のイベント系事業も大切ですが全体のロードマップ（打ち合わせや契約等のスケジュール感）は最初にイメージで来てないと大規模になればなるほど大変になります。

私の記事を見てる人がＪＣ関係者がどれくらいいるのかわかりませんが、いいね！数がめっちゃ伸びたらまた議案の書き方シリーズ続編書こうと思います（笑）