テレワーク会議は踊る？、されど？
就労環境がテレワークになろうと、チームで仕事を進めている以上、何かしらの「会議体」は必要です。会議体の種類は前回見ましたが、それぞれの会議体の中にも、必要なものがあります。リアル会議では、会議室に普通に備わっていたものも、現状では参加者が意識的に持ち寄り、意識的に活用しなければ効率は上がりません。
会議は様々なモノで満ちている
会議は、参加者が集まれば良い訳ではありません。それはある程度の期間を会社で過ごしていれば身に沁みて分かっているはずです。集まったは良いが資料がない、アジェンダもない、何話せば良いんだっけ？…無意味に時間を浪費した経験は一度や二度ではないはずです。白板がなかったり、マジックがインク切れで苛ついて集中できないことも経験したでしょう。
準備のよいモデレータは、脳内にミーティングセットがあり、効率的な会議を進めるためには無意識にそれなりの準備をしているものです。上図は、それをWebツールと関連付けて描いたものです。
目的
先ずアジェンダです。何を話すか、そのために誰が必要か、誰が不必要か、最終的に何をまとめれば良いか…などなど、一覧してこれからの30分なり1時間をテキパキ進めるための呪文のようなものです。
オフラインでは白板に書いたり、印刷したものを紙で貼り付けたりして、議論が逸れない様にし、残り時間を考えてタイムキーパー役にも使います。逆に言えば、これなしで会議が回るのは参加者がとても高い意識を持って参加している場合のみです。そして私は余り見たことがありません。
参加者
参加者の時間はコストです。純粋に消費します。だから人選は熟考が必須です。いい加減にあれもこれも足していくトッピング人選は、参加者の熱意を奪い形骸化へと繋がります。
そして参加者は、意見を述べるだけでなく、挙手や賛否に関わるという「反応」をきちんと演じなければなりません。余計な人や部外者がいる事自体も、議事に関わります。アジェンダに書かれている目的を時間内に完了させるための人選にも時間（コスト）がかかっていることを忘れてはいけません。サプライズなど、パーティではないので、意思決定色が強いほど妨害行動です。
更にメモを取らねばなりません。何も書かずに会議を終える人が、自分に振られたタスクをきちんとやることは稀です。あるいは、宿題を持って帰らないように極力「NO」しか言わない人です。初めからそのつもりで参加するのなら、ZOOMでは静止画参加で内職しているのと変わりません。ネット会議では更に存在価値がなくなるでしょう。呼ばなくて良いです。
そして、できれば自分用のメモも共有した方が良いと思います。ZOOMならチャットのところに書き込んで、最後にテキスト保存し、それが簡易議事録になるというスタイルです。皆でメモを取り合えば、負荷が集中することも回避できますし、参加者の熱意も記録されます。チャットを書く速度もありますが、せめて自分のパートは書けるはずなので、遅くても自分で自分の言葉でまとめ、それを他メンバが確認して、齟齬がないことをその場で確認するのが早いです。
対話
対話はロジカルなやり取りだけではありません。表情やその場の雰囲気がいい方向で後押ししてくれれば、コミュニケーションのリズムも変わります。とは言っても、表情豊かな人も、表に出すのが苦手な方もいます。ですから、何らかのルールを決めて、反応を伝えれば良いのではないかと思います。ZOOMについている拍手機能などもありですが、イマイチ種類が少なすぎです。ですので、手話を持ち込む人たちもいますし、百均のスケッチブックに大きく「いいね」ボタンの絵を描きカメラの前にかざす方法もあります。バーチャル背景で、NOなら赤、YESなら青みたいな使い方もあります。
そして資料です。口頭説明だけで済ませるのであれば、電話と変わりません。見せるものは共有するのが前提です。会議前に共有しておくのがより良いルールだと思いますが、それは事前に考えておいてもらうだけでなく、プレゼン中も見ている人のリズムで資料を見て貰うことができるからです。ZOOMを全画面で使っている人もいますが、複数のウィンドウで、ZOOM見ながら、ググったり、資料を先読みしたりする方が圧倒的に濃い時間となります。
更に、会議室では当たり前の「白板」です。今何を話しているのか、出てきた情報を整理したり、など様々な用途に使えます。私は板書役が会議を制すると考えていますが、今は共同作業することも可能です。様々なツールを駆使することが効率化の一歩です。
各種資料共有機能や白板機能は、テレワークだけのものではありません。会議室に全員が集まっている場でも活用できます。今まで紙で配っていたものがこれで不要になります。その代わり、NASなどファイル置き場の問題が重要になってきます。
結果/結論
最後の結果や結論パートです。これを作成するために会議を開いたのです。それを忘れて、一週間後に議事録だしたりしていましたが、テレワークでは今やらないと忘れます。だから宿題があるなら、ナルハヤで担当者とタスク一覧を共有すべきです。
旧来だとExcel系に書いていましたが、今はタスク管理ツールに任せるのが標準になりつつあります。タスクに期日と担当者を入れて、ガントチャートでスケジュールを皆で確認して会議体を終了するというのも一般的になりつつあります。忘れなければツールは何だって良いですが、先のチャットのメモなども活用してサクッと作ってしまいましょう。
テレワーク会議で必要なもの？
メディアなどを見ていると、ZOOMやTeamsの機能説明が多くて、何もかも単体ツールでまかないなさいと言っているように見えます。でも、リアル会議室がそうであったように、議事を進めることが目的であって、ツールに使われることが目的化しては本末転倒です。音声でのやりとりの場さえ確保できたら、あとは何だってアリです。紙に手描きでカメラの前に突き出してもOKです、見た人が画面キャプチャーして共有できるように頑張るという手もあります。
なので、テレワーク会議で必要なものは、下記二点です。
1）準備：ツール、共有、連絡
2）工夫：伝える努力
テレワーク黎明期は一段落しそうです。今度は突発的な環境整備ではなく、定着させる環境構築を目指す段階に入ります。ツール検証は暫くは続きそうです、まだまだ様々なチャレンジを重ねる必要があります。