コミュニティマネージャー奮闘記②「イベント実現サポート」

ミッチー

みなさん、こんにちは！

クリエイター集団「マエデ（前田デザイン室）」で、コミュニティマネージャーを務めているミッチーと申します。

コミュニティマネージャーのミッチーって何者？　何をしているの？
シリーズ記事「コミュニティマネージャー奮闘記」では、その謎に満ちた生態を少しでもお伝えできればと思います。

今回は「イベント実現サポート」をテーマにお届けします。
（前回のコミュニティマネージャー奮闘記「全体を見る」はこちらです）

一つのイベントを実現させる、やり切ることって本当に大変です。でも、やり切った後には感動や面白さが待っているはず…❤️‍🔥

この記事では、最近僕が担当したイベントを例に、どのようなサポートをしていたかを具体的にご紹介します。泥臭さやダメなところも含め、リアルな稼働量をお伝えしたいという意図で、なるべく流れを詳細に記しました。そのため、超長いnoteになっております🙇

スマートなマネジメント手法や名言などはこの記事には存在しませんので、適当に読み飛ばしつつ、その奮闘っぷりを楽しんでいただければ幸いです。


＜マエデ6周年記念イベント＞

担当したのは3月2日（土）に開催されたマエデ6周年記念のイベントです。
詳細はこちら👇

具体的には
・スケジュール管理
・前田室長、並びに各担当者との連絡調整
・Peatixページ（イベント告知・集客ページ）の文章作成・編集、各種設定
・一般参加者様への告知・案内
・マエデメンバーへの告知・案内
・イベントお手伝いの求人・案内
・大喜利のお題の提案、回答の集計・ピックアップ
・イベント当日の進行について提案・実行
・YouTube配信サポート
・現地にて設営協力、受付、司会進行
・お問い合わせ対応

などなど、イベント実現のため、あらゆることをやりました。

結果を先に申し上げると、多くの方々のご協力を得て、イベントは無事開催できました。反省点も多かったのですが、現地ならびにオンラインで参加された皆様にもとても喜んでいただき、感無量でした。

さらに、本イベントはマエデメンバー以外の方にもご参加いただきました。Xでもイベントに関する喜びのコメントを頂戴し、本当にうれしかったです。

一部紹介させていただきます。

こういったお声が本当にコミュニティマネージャーとしての励みであり、やりがいにつながっています。ありがとうございます。

＜イベント実現までの時系列＞

では実際に僕がどう動いたのか、時系列でふりかえっていきます。

イベント実現にあたっては、本当に多くの方にご協力いただき、感謝しております。

今回の記事では僕（ミッチー）個人の動きに焦点を当てているため、他の方のコメントや投稿、お名前については一律で伏せております。

そのほかご紹介しきれない部分も多く、わかりづらいところもあると思いますが、ご容赦いただければ幸いです🙏

📅 2月16日（金） 本番まであと15日

3月2日（土）に開催すること。会場は大阪NASU事務所（マエデの前田室長が経営する会社の事務所）であること。そして、「テーマは大喜利（回答は公募する）」という切り口は決めてくださっていました。

それ以外はほぼ未定です。しかもマエデの6年間の歴史の中でも、前例がない形式のイベントでした。

ではそれをどう実現させるか？（なんとかするか）が、コミュニティマネージャーの僕の役目だと感じました。

まずは現状（全体像）を把握し、実現可能なスケジュールを組み立て・提案しました。

📅 2月17日（土） 本番まであと14日

大喜利の回答は公募することが決まっているため、回答を集める方法としてGoogleフォームを提案し、制作。

まずはお試しの意味も込めてコミュニティの内部で募集をかけることに。（ここで問題があると判断したら企画の方向性自体をガラリと変える予定でした）

マエデのFacebookグループにてイベントの趣旨をご説明し、協力依頼。

📅 2月18日（日） 本番まであと13日

コミュニティ内部で募集した大喜利の回答を確認。
たくさんの熱意ある回答が集まっている様子を見て、大喜利イベントで進めることに決定！

関係各所と連携し、さらにスケジュールを詰める。

📅 2月19日（月） 本番まであと12日

Zoomも活用して打ち合わせ。
イベント本番に向け、新たに大喜利のお題を決めたりしました。

その際、参考にさせていただいた記事がこちらです👇

大喜利について全くの素人でしたので、目から鱗の知識がたくさんでした。大感謝です。

マエデのFacebookグループにて「大喜利イベント」正式に決定のお知らせ。

イベント当日はYouTubeでの配信も行うため、オンラインサポートの求人も出す。

YouTube配信担当者の求人も出す。

📅 2月20日（火） 本番まであと11日

イベント当日の流れを詰めていく。

📅 2月21日（水） 本番まであと10日

イベント当日の流れ。ラフ案を提案。

そのほか提案すべきところは提案し、確認すべきところは確認して確実に穴を埋めていく。

お借りする機材も確認…！

📅 2月22日（木） 本番まであと9日

もろもろの確認・提案（実際にはボツになった案や代替案も含め、いっぱい検討してます）

📅 2月23日（金） 本番まであと8日

イベント告知に必要な材料が揃ってきたので、Peatixページ（イベント告知・集客ページ）の下書きに入る。

このとき、すべての材料が揃うのを待っていては告知が間に合わない（遅すぎる）ことが多いです。そのため、あとから修正・追記することを前提として柔軟に進めていました。

さらに大喜利回答フォーム（本番用）の制作も同時並行で進める。

大喜利の回答を公募する都合上、Peatixページを公開する段階で、回答の提出用Googleフォームが完成していることが必須でした。

📅 2月24日（土） 本番まであと7日

大喜利のお題についてZoomで打ち合わせ。

引き続きPeatixページの制作、確認依頼。

📅 2月25日（日） 本番まであと6日

Peatixページ公開！！📣

告知など協力依頼。

マエデメンバー向けには、Facebookグループにて別途ご案内。
そのための特別なページも作成、周知。

さらに大喜利の「新しいお題公開」についてメンバーにご案内。

本番は近い…！
改めて、やることの整理整頓と協力依頼。

📅 2月26日（月） 本番まであと5日

大喜利の回答状況をチェック。

申し込み状況もチェック。

回答も参加者も少なめの印象を受けたので、告知を強化したり、切り口を変えてイベントの魅力や敷居の低さを伝えてみたり、協力者を募ったり…できる限りの対策を提案・実行。

📅 2月27日（火） 本番まであと4日

回答状況の確認、回答が増えててうれしい。

大喜利回答の締め切りを延長を決定。
告知文章など、色々なところに影響が及ぶため、それらの訂正など迅速に対応。

📅 2月28日（水） 本番まであと3日

大喜利回答の募集締め切りになったので、募集終了の対応。

・Googleフォームを閉じる
・Peatix、Facebook、Xでそれぞれ募集終了のお知らせ

Zoomにて、回答のピックアップとイベント本番の打ち合わせ。

📅 2月29日（木） 本番まであと2日

イベント当日の設営・受付・写真撮影など、マエデメンバーにお手伝いをお願い。

イベント当日、大喜利回答の発表形式について提案。

📅 3月1日（金） 本番まであと1日

Peatixのメッセージ機能を活用し、現地参加者様に向けたご案内を送る。

📅 3月2日（土） イベント当日！

マエデメンバーに向けたFacebookの投稿！

本番直前、最後の最後まで参加者を募る。

その甲斐あって、当日に参加希望の方が手を挙げてくださった方も！　無事、現地で合流できました☺️

大阪の会場へ移動🚄💨

イベント開始は15時なので、早めに到着し、準備のお手伝い。

NASUの皆様には会場をいつもお貸しいただき、設営など毎度ご協力をいただいております。感謝です。

イベント本番中は司会進行を担当。

現地での僕の役目はこれで終了。ありがとうございました！

でも、実はまだ気が抜けません。

イベントに関連するXのポストを確認し、公式Xからリポストしたりしました。
グランプリとなった大喜利の回答をとりまとめて室長に報告したりも。
（帰りの新幹線でやってました🚄💨）

そして、配信された動画について、アーカイブの取り扱いは事前に決めておくのですが、決められた通りにきっちり実行していきます。

マエデメンバーは特典としてアーカイブをいつでも見られます。その案内も。

マエデの情報整理ツール「VIEW」にも該当の情報に素早くアクセスできるよう、登録。

………
………

以上…？
なんだか他にも色々やっていた記憶があるのですが（笑）、こんな感じのことをやらせていただきました。

参加してくださった方が喜んでくださったり、笑顔になってくださったり、それがとてもうれしかったです。また、メンバーと協力して一つのイベントを完成させる過程はとても得難い経験で、楽しかったです☺️

関わってくださった皆様、ありがとうございました🙇

＜告知（Xでのポスト）＞

マエデ公式Xの中の人を担当するときもあります。
今回のイベントでも、告知のポストをたくさん投下させていただきました。

最初のポストは2月25日のPeatixページ公開直後。その後、たくさんの切り口からイベントを知っていただけるよう告知を続けました。

せっかくなので、それらのポストも時系列でご紹介します。

イベント当日は現地の大阪会場にて、設営や司会を担当していました。そのため、オンラインでの告知や問い合わせの対応は、コミュマネチームの皆様にサポートしていただきました。ありがとうございます🙇



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