リモートワークチーム向け：目的別Slack活用の教科書
初めまして！Slack分析から従業員課題を発見し解決までワンストップでサポートする「wellday」のビジネス部門を管轄している加藤 (@mk_mitarashi)です🙋🏻♀️
このnoteはこんなお悩みをお持ちの方向けの内容になっています👇🏻
・リモートをする日のSlackが盛り上がらない…
・リモートワークでもチームのコミュニケーションをスムーズにしたい！
・リモートワークでもモチベーションを保ちたい！
クイックに施策事例を見たい方は
基礎編：Slackコミュニケーションのレベルを引き上げる8つの施策
からお読みください🤲🏻
リモートワークでよくある課題
welldayでは11月から週3出社から週1出社にシフトした結果、次のような事態が発生していました。
・Slackの連絡だけだと小さな認識のずれが発生する
・「ちょっといいですか？」ができなくなって相談しづらくなった
・場を共有できなくなりメンバーの状態がわからなくなった
これが長続きするとよくあるのが、
・業務の連携効率が下がる
・メンバーのつまずきに気づけず進捗が悪くなる
・チームのモチベーションが下がる
のような悪循環…。
これらの課題を解決するためにwelldayがしてきた試行錯誤の歴史をもとに、解決策の事例を紹介します💁🏻♀️ 似た状況でお悩みの方に届け！
どうやって解決したのか
発生していた課題を分解すると、以下の2つに分かれていました。
⚠️課題その1：非同期コミュニケーションの水準が定義されていない
ちょっとした雑談やランチなどで担保できていた会話量が減るので出社前提の働き方に比べてリモートワークは情報量が不足しますよね。これを補うのがチャットや議事録による非同期コミュニケーションですが、出社時と比べて情報を適切な頻度で・正しく伝えることが求められるので、welldayでは今までのやり方を変えるのに大変苦労しました…。
その時に実践した方法を 基礎編：Slackコミュニケーションのレベルを引き上げる8つの施策 で紹介していきます！
⚠️課題その2：リモートを前提とした時の生産性・モチベーションを保つ仕組み化がされていない
目に見えていればフォローできたつまずきや困りごとが把握できなくなることで生産性が下がったり、感謝や達成感を共有できなくなることでモチベーションも下がったりするケースがありました。
目に見えない・感情を共有しづらいことを前提とした仕組みの事例を、 応用編：生産性・モチベーションを保つ施策 で紹介します！
基礎編：Slackコミュニケーションのレベルを引き上げる8つの施策
①会話量・リアクションを増やす施策
1.個人のつぶやきチャンネル
welldayではメンバーごとに「#flat_〇〇」(〇〇に名前が入ります)という雑談チャンネルを作っています。(会社によっては「#times_〇〇」という名称もありますね！)
使い方はTwitterと同じで、雑談でも仕事の話もなんでもありで今を垂れ流します。
2.カスタム絵文字
やっていない会社はないくらいの超ポピュラー施策ですが、Have funの精神でおふざけレベルを上げるほど会話のハードルが下がって盛り上がりました。
こちらのサイトから任意のテキストでカスタム絵文字を作っていました。（Slackへのカスタム絵文字の追加方法はこちら）
もっとおふざけ要素を追加できる応用編もあります💁🏻♀️
・GIPHYの素材を使う：動く絵文字・キャラクターの素材が使えてかわいい
・スタンプに動きをつける：画像をスクロールさせたりギラギラさせたりできてもっとふざけられる
（やり方は以下の記事にお世話になりました。）
3.経営層が率先して会話量を増やす
地道ですが一番効いたのがこれです！
発信を増やす・メンバーの発信に反応する、を徹底してSlackでの会話のペースを作りました。
②情報をわかりやすく発信する施策
4.チャンネルの命名規則を決める
アルファベット順に表示されるので、welldayでは #番号_第一階層_第二階層 という形式でチャンネルとその役割を定義しています。
番号を振ると重要度によってチャンネルの並び順を整理できるのでおすすめです！
welldayのチャンネル命名規則の例：
・仕事外/領域がまたがるチャンネルは #0_〇〇
(例)#0_check_in_out(勤怠連絡のチャンネル)
・重要度が高いチャンネルは #1_〇〇
(例) #1_feedback (既存・新規のお客様からのフィードバックが集まるチャンネル)
・プロダクトチームのチャンネルは #2_〇〇
(例)#2_product_release(プロダクトのリリース事項をシェアするチャンネル)
5.メンションのルールを決める
welldayでは
・メンションはいつでもしてOK
・受け手側がおやすみモードを使ってコントロールする
というルールにしています。
これのおかげで、本当はスピードを意識して解決すべき事項が遠慮の結果解決が遅れてしまう、ということが減りました。
※おやすみモードの使い方はこちらを参照ください。
6.コミュニケーションのルールを決める
より受け手を意識して、コミュニケーションのルールを決めました！特に以下の要素を意識しています。
①ポジティブな感情はオーバーに表現する：emojiを積極的に使う
②視覚的にもわかりやすく：連絡は3行以内に！ markdownを駆使して見やすく
③1つの話題は1つのスレッドに：後から見る人がキャッチアップしやすいように
④共通言語を使う ：NO省略語、YES正式名称。プロダクトの機能名から専門用語まで。
どのように告知していくかについては、社内でシェアされた資料が代表牟田のnoteにあるので参考になれば幸いです🙌🏻
③情報格差を埋める施策
「ハイパフォーマーがパフォーマンスを出すには情報のオープンさが必要である」という思想で、2つのルールを設けています。
7.センシティブなヒト・カネの話以外はパブリックチャンネルで会話する
「不要な不安を生む情報以外はオープンにする」というルールで、基本的にパブリックチャンネルで会話がされるようにしています。
(※ランウェイの話やオフボードの話などはプライベートチャンネルを使っています。)
これのおかげで、何かのプロジェクトに課題がある場合もオープンにされるので、チームが正しく現状を認識してフォローするきっかけになっています。
8.打ち合わせをしたら議事録・共有事項をシェアする
打ち合わせ後には議事録のサマリ(文章orスクリーンショット)をチャンネルにシェアしています。
gatherというバーチャルオフィスを使っているのですが、そこで同期的に話したことがあれば同じくサマリを共有しています。
応用編：生産性を保つ2つの施策
1.Working Out Loudでプロジェクトのアラートを拾いやすく
基礎編で紹介した個人のつぶやきチャンネルを活用して、
・どんな作業を始めるか
・何がわかったか
・何に困っているか
をシェアしています。
これのおかげで、お互いの作業を把握した上で、悩みすぎる前にフォローができるようになりました。
Working Out Loudのメリットや詳しいやり方は以下の記事が大変わかりやすいです！大声作業(しなさい)
2.ハドル機能で「ちょっといいですか」の機会を作る
Slack上で音声通話ができるハドル機能を使って、テキストよりも直接伝えた方が早い内容や相談をスピーディにできるようにしています。(今はバーチャルオフィスのgatherに移行しつつあります)
ハドルをされる側がいつでも話しかけてください！というスタンスを示すことでカジュアルに「ちょっといいですか」ができるようになってきました。
応用編：モチベーションを保つ3つの施策
褒めのサイクルを作る施策
1.ピアボーナス「Heytaco」
welldayは簡単に利用開始ができるのでHeytacoというピアボーナスを使っていました。メンションしてタコスの絵文字をつけるとダッシュボードにタコスを受け取った数が集計されます。
運用担当が1名ついて、一番タコスをもらった人に締め会で〇〇を贈呈、のようにサイクルを回すことで、Slack上での感謝の習慣が根付きました。
しっかり運用しないと形骸化しやすいサービスなので、Slack上での感謝を習慣化させることだけを目的にして短期での運用を前提にするのもおすすめです🌮
2.バリュー体現者の表彰
welldayではバリューを体現したメンバーを週終わりのチームミーティングでエピソードと共に褒めあう時間を設けているのですが、そのエピソードを取り上げられるようフォトラクションさんの記事を参考に、バリューのスタンプを押された投稿が1つのチャンネルに集まるようにしています。
バリューを体現する行動の理解度も深まるので、カルチャー浸透にも繋がっています。
モメンタムを作る施策
3.リリースチャンネルに小さな前進を投稿する
welldayのようなスタートアップは小さなwin(前進)を喜ぶことが日々のガソリンになります。
プロダクトやマーケティング/セールスの施策をリリースをした・お客様から喜んでもらえたなどのアップデートを #product_release チャンネル、#biz_release チャンネルに共有しています。
チームからの反応をもとに小さなwinをwinとして認識できるので、モチベーションも上がります。
welldayでの取り組みの結果はどうか？
コミュニケーションの量の変化はあったか？
welldayでは11月から週3出社→週1出社に変更し、コミュニケーションルールを設けて取り組みを開始しました。Slackでのコミュニケーション量の変化を見ると、約50通ベースアップしており、まずは量を増やすことには成功しています。
チームの生産性・モチベーションは上がったか？
提供している「wellday」のダッシュボードから、働きがいを示すワーク・エンゲージメントとストレスレベルを示すストレス・マネジメントのスコアを見てみると、11月は低下傾向になっています。コミュニケーションのルールを設ける・仕組みを作るのももちろん重要ですが、リモートワークで自分らしく・楽しみながら働くにはより根本的な解決が必要です。
リモートワークでのチームの課題解決のために
welldayでは、Slack分析から従業員のアラートを可視化してフォローできるサービスを提供しています。
どんなにコミュニケーションに気を配っていても、人知れずストレスがかかってしんどくなってしまうことはありますよね。(自分たちの働き方からも感じています。)
そして、そのしんどさは放置すると取り返しのつかない状態になることも。
welldayは、不調の予兆を普段のSlackのやりとりに現れる変化から読み取って可視化し、課題が大きくなる前に予防の策を打つためのお手伝いをしています。
もし少しでもご興味を持っていただけたら、加藤 (@mk_mitarashi) までお気軽にお問い合わせください！
また、リモートワークチームで起こりがちなマイクロマネジメントを回避する方法についてwelldayのコラム記事でもまとめられているので、もしよければご覧ください🙏
ここまで読んでいただきありがとうございました！