見よう見まねはもう古い？リモートワークでは先輩のドキュメントから学ぼう
リモートワークでは、社員育成の方法も、従来の形から変えなければいけません。
従来のオフィスワークであれば後輩社員は、先輩社員や同僚の行動を実際に見て、そこから学ぶことができたでしょう。
しかし、先輩の姿が見えないリモートワークでは、このような「見よう見まね」で学ぶという方法が使いづらいです。そのため、先輩が整理したドキュメントを通じて学ぶことが、より求められるのです。
リモートワークにおいて、ドキュメントをベースに後輩を教育する場合、どのようなアクションが必要で、どのようなことに気を付ければよいのでしょうか。
先輩、後輩、上司、それぞれの立場で「やるべきこと」をまとめてみました。
先輩社員がやるべきこと
①言語化し、ドキュメントにまとめる
冒頭でお伝えした通り、リモートワークでは、実際の行動を見て学ぶことが難しいため、後輩はドキュメントを頼りに、学ばなければなりません。
まずは先輩が、後輩に業務内容を伝えるドキュメントを作りましょう。その際は、単に業務の手順だけでなく、自分が経験を通じて得てきた暗黙知も含め、徹底的に言語化することがポイントです。作成するドキュメント類は、チーム全体のノウハウとして蓄積していくことをお勧めします。
もしも、チーム内にノウハウ共有の仕組みがなかったり、仕組みがあってもうまく運用できていなかったりする場合は、これを機にノウハウ共有の仕組みを整備してみてください。オンラインで使えるノウハウ共有ツールも数多くありますので、それらを導入してみるのも良いと思います。
②ミーティングを設けて説明する
ドキュメントを後輩に提供する際は、Web会議や電話などを利用し、ミーティングで補足説明するようにしましょう。これは、後輩の理解を促すだけでなく、ドキュメントに足りない部分をレビューし、ドキュメント自体を充実させる意味でも効果的です。
ミーティング時に後輩から受けた質問などもドキュメントに反映し、ドキュメント自体もブラッシュアップしていきましょう。
クライアントの中では、Zoomリンクを開放し上司はログインし続け、"いつでも相談会"をしていたりもしたので、そのような工夫をしても良いでしょう。
③質問には惜しみなく答える
どんなにドキュメントを充実させたとしても、実際にやってみると疑問点が出てくるでしょう。また、後輩がドキュメントの内容を誤解していることに気づかずに業務を進めてしまっているケースもあるかもしれません。
ドキュメントを準備し、説明をして終わりではなく、その後のフォローもしっかりと行いましょう。
そこで重要なのは、後輩の質問には惜しみなく答える姿勢です。冒頭の内容の繰り返しですが、リモートワークでは、後輩が先輩の実際の行動を見て、「見よう見まね」で学びづらい状況です。
自分のノウハウ、知識をしっかりと言語化し、惜しみなく後輩に伝えましょう。
なお、リモートワークをしていると相手の様子がうかがいづらく、中には先輩に声をかけづらい後輩もいるかもしれません。先輩の方から声をかけるなど、質問しやすい雰囲気を作るよう意識しましょう。
後輩社員がやるべきこと
①先輩が残している痕跡からも学ぶ
リモートワークでは、先輩の行動を実際に見て学ぶことは難しいですが、先輩の残した痕跡から、先輩の行動を学ぶことはできます。業務説明のドキュメントだけでなく、これまでの成果物やメールやチャットなどでのやり取りも入手し、あわせて確認するようにしましょう。
②分からない場合、徹底的に質問する
先輩のドキュメントでよくわからない文章については、徹底的に質問するようにしましょう。
リモートワークでは、オフィスにいる時のように、先輩が後輩の様子をうかがい、必要に応じて助け舟を出すということが難しいため、後輩である自分が業務の内容をしっかりと理解し、自立して業務にあたらなければならないのです。
少しでも不安な点があれば、あいまいなままにせず、質問をして解消するようにしましょう。
③先輩と継続的にコミュニケーションを取る
オフィスワークでもリモートワークでも、一度に全てを覚えるのは大変です。
先輩とは継続的にコミュニケーションを取り、分からないことが出てきたら気軽に質問ができるような関係を作っておきましょう。
マネージャーがやるべきこと
①後輩社員の育成プランを先輩社員へ伝える
オフィスワークでもリモートワークでも、後輩社員の育成は、上司と先輩社員が連携して行うことにより効果的になります。
しかし、頻繁にコミュニケーションを取ることや社員の様子を確認することが難しいリモートワークでは、特に、後輩社員と接することの多い先輩社員の協力が重要です。
先輩社員には、後輩社員の育成プランを共有し、目標感を理解した上で、後輩社員を教育してもらうと良いでしょう。
②先輩社員への配慮を忘れない
リモートワークで後輩を教育するにあたっては、ドキュメント化、その後のフォローなど、オフィスワークよりも先輩社員の手間がかかりがちです。
また、その手間や後輩社員とのやりとりの様子が外から見えづらく、メンタル面での負担もかかりがちです。
そのことを理解し、先輩社員の稼働状況や、メンタル面でのフォローなどの配慮を忘れずに行いましょう。
教育にあたっている先輩社員に対して、後輩の教育に関するねぎらいの言葉をかけるのも良いと思います。
以上、先輩、後輩、上司、それぞれの目線で、リモートワークにおける後輩教育の方法のポイントをお伝えしました。
ノウハウや知識の言語化、そしてそれをドキュメントにまとめるのは、骨の折れる作業ではあります。しかし、ウィズコロナの時代、いつ人的なリソースに変化が起きてもおかしくありません。リモートワークでの後輩教育をきっかけにドキュメント化を進めることは、属人的な業務をなくし、ウィズコロナ時代に適応した強いチームを作ることにもつながるのではないでしょうか。
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