【人数別】リモートワークにおける効果的なコミュニケーション方法とは？-オンライン会議実施のポイント-
Zoomを中心にWeb会議ツールを活用したオンライン会議も定着し、少しずつ慣れてきたころだと思います。
一方で、「やっぱり直接会う会議より難しいな、、」と思う方も多いのではないでしょうか？
今回は、オンライン会議における効果的なコミュニケーション方法について、人数別に切り口を分けて述べていきたいと思います。
オンライン会議は何故難しく感じるのか？
そもそも何故オンラインではコミュニケーションが難しくなるのでしょうか。
私はメラビアンの法則に影響していると考えています。
メラビアンの法則は、以下図の通り、人は非言語でのコミュニケーションに大きく依存していることを示しています。
リモートワークにおいては、この非言語コミュニケーションのバランスが大きく崩れてしまうため、普段とは違くやりづらさを感じてしまうのです。
まず、ビデオカメラをつけない場合。
この場合は視覚情報がないため、聴覚・話の内容のみでコミュニケーションをする必要があります。
多くの人は視覚から得られる情報（相手の表情やしぐさ）から、相手の感情を読みとっていたため、「相手の雰囲気が分からない」状態になってしまうのです。
続いてビデオカメラを付けてコミュニケーションをする場合。
ビデオカメラをつけていれば、相手の表情も見えるので一見対面と変わらない感じもします。
しかし、ビデオカメラをつけている場合でも、聴覚情報が通常と異なると考えています。
電話で話すと、いつもとちょっと人の声が違うな、と思うことってありますよね？
オンラインでのコミュニケーションは、いつもと同じ感じで話しても、ペースが速く感じたり、声のトーンがちょっと伝わりづらくなっているのです。
（声が合成音声に変換されていることなども影響していると思います）
そのため、聞き手からすると、いつもと違う情報のように感じてしまい、違和感を覚えるのです。
このように、対面とオンラインで受け取る情報のギャップがあるため、オンラインでのコミュニケーションが難しいと感じてしまいます。
オンライン会議のポイント-共通事項
人数別の話に入る前に共通のポイントについて述べていきます。
①PC環境
1つ目はPC環境です。
途中で音声が途切れると発言内容が不明瞭になったり、相手にフラストレーションが溜まったりします。
特にインターネットやマイクの環境は正しく動作しているか、オンライン会議前にきちんと確認しましょう。
②カメラ
2つ目はカメラです。
オンライン会議の時はカメラを必ずつけるようにしましょう。
前述のメラビアンの法則の通り、視覚情報があるのはすごく重要です。
相手の発言の理解をしやすくするためにも、ビデオはONにしましょう。
家の中を見せたくない、すっぴんを見せたくないなどもあると思うので、その場合はZoomの背景機能やSnapCamera等で対応しましょう。
③話し方
3つ目は話し方です。
オンラインの声はオフィスにいるときより聞き取りづらかったりします。
いつも通りの口調で話しているつもりでも、相手には早口に感じてしまうこともあります。
いつも以上に、ハキハキとゆっくり話すことを心がけるとよいでしょう。
④画面共有の仕方
4つ目は画面共有の仕方です。
画面共有も意外と落とし穴となってしまうので注意が必要です。
まず、最初に画面共有をするときには、相手に自分が見せたい画面が見えているか確認をしましょう。
画面が見えているつもりで話を進めてしまうと、後でまた説明をしなきゃいけないなど、二度手間になりやすいです。
また、マウスカーソルで何かを示すときは、発言を終えてから少しの間までカーソルを残すようにしましょう。
話ながらカーソルを動かしても、相手は画面共有のズレなどで、正しい場所を認識できていないこともあります。
きちんと相手が理解しているか確認する上でカーソルには注意しましょう。
また、画面共有の切り忘れも注意です。
自分の発言が終わって安心しきって、内職をしてしまい、それが画面共有に映っている...何てことも考えられるので、注意が必要です。
その他細かい点も含め、以下記事にまとまっておりましたので、とても参考になるかと思います。
オンライン会議のポイント-1on1の場合
続いて1on1のポイントです。
1on1では前述のものに加えて以下がポイントとなります。
①事前に話したいことをまとめておく
オンラインでは、ホワイトボードなどもないため（各種ツールは使えますが、）、ぱっと思いつきの議論はハードルが高くなっています。
また、慣れていないと話を引き出すことも難しかったりするので、事前にまとめてあると上司側としても話しやすく、部下としても話すことを整理できた上で臨むことができます。
そのため、オンラインでは事前に話しをまとめておきましょう。
②終了後にお互いメモを共有する
普段の1on1でもそうですが、1on1で話した内容をきちんと互いにすり合わせておくことは重要です。
特に何かアクションを決定した時などは、その内容を明確にメモなどで記載するようにしましょう。
オンラインでは慣れていないと余計にミスコミュニケーションが発生したりしてしまいます。
アクションの認識のズレがあると、後々揉めたり後々変な感じになってしまいますので、メモを互いにとって共有するとよいです。
（または片方がメモを取って、別途もう片方に共有するというのもありです）
その他としては、前述であった”話し方”は更に注意するとよいでしょう。特に相槌を大きく見せると、1on1ではより話しやすくなると思います。
オンライン会議のポイント-3-5人の場合
それでは、人数が少し増えるとどのような点に注意すべきなのでしょうか。
3-5人の場合、前述に加えて以下の点が重要となります。
①会議用のドキュメントを用意する
オンライン×複数人で会議をする際はドキュメントを用意するのは必須です。
用意するドキュメントは会議の種類によって異なりますが、営業の提案であれば提案書のドラフト、報告会議であれば進捗報告用の資料などになります。
前述の通り、慣れていないとオンラインで議論をすると互いに認識の違いが持ったまま話が進むことがオフィス以上に起こりやすくなります。
ちゃんと全員が同じ方向を向けるよう、議論で決定する上で必要なことのたたき台をドキュメントとして用意しましょう。
②細かい確認を入れる
複数人になってくると細やかな確認も重要になってきます。
通常の会議でも共通認識が取れているか確認すると思いますが、オンラインで実施する場合はその頻度を多くしましょう。
前述の通り、ネット回線や発言者のカーソルの動かし方などによって、お互いの認識はずれてしまうことが多々あります。（特に指示語を使うとその傾向は強いです）
互いの認識がズレてしまうと、会議で決定したことが後から覆る、なんてことにもなり兼ねないので、共通認識が取れているか細かく確認しましょう。
③議事メモに残す
②に近いですが、共通認識を取るためには議事メモを取ることも有効です。
特にToDoや決定事項は必ず議事メモとして残すようにしましょう。
オンラインの場合、相手がどんな作業をしているかパッとは分かりづらくなっています。
会議でお願いしたはずのことを、相手が正しく認識しておらず、期日になってもできていなかった、、なんてことにならないためにも、証跡を残しておくことが重要です。
このように、多人数になってくると、議論中に焦点が集中するような仕掛けと、議論後に共通認識を持ち続けられるような仕掛けが必要となってきます。
オンライン会議のポイント-6人以上の場合
最後に6人以上の大人数となった場合、どのようなことに気を付けるべきなのでしょうか。前述に加えて、以下3点が重要なポイントとなります。
①司会（ファシリテーター）を設ける
大人数のオンライン会議では司会が必須となります。
3-6人では自由に発言しても問題ありませんが、それ以上になってくると、誰が発言したかも分かりづらく、議論が分散しがちになってしまいます。
6人以上の場合は、司会が一定発言をコントロールし、アジェンダに沿って議論が進むよう調整することが重要となります。
結構司会の腕が必要な部分もありますが、事前にルールとして司会中心に進行していくことを周知しておくと、機能しやすくなります。
②発言者以外は音声をオフにする
少人数であれば気にならないものの、大人数になると少しのノイズが大きな支障となります。
特に、複数人が色々なノイズを発していると、「重要な発言が全く聞こえない！」なんてことにもなりかねません。
会議を速やかに遂行するためにも、発言する人以外（あとは司会もOK）は音声をオフにしておきましょう。
③チャットを利用する
一方で発言者以外の音声をオフにしてしまうと、自由に発言できない！なんてことも起こりそうです。
そこで、各Webツールのチャット機能を使うと良いでしょう。
簡単な質問などはチャットツールで聞いてしまい、それを司会が吸い上げて発言者に質問する、といった流れにすると大人数の場合はスムーズになるでしょう。
また、発言したい場合はチャットでその旨を伝えたり、Zoomであれば「手を挙げる」を使って意思表示をしても良いかもしれません。
いずれにせよ、議論の秩序を保ちつつ、発言は自由にできるようにしていくことがポイントです。
まとめ
今回は、オンライン会議での人数別のポイントを整理しました。
最初はオンラインで会議をすると、オフィスでの実施と違和感があり、なんだかやりづらく感じてしまうものです。
今回ご紹介したポイントを意識しつつ、オンライン会議に慣れてくると、オフィスと同様に議論できるようになりますので、是非試してみてください。
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