エグザマ 作成５つのポイント

■エグザマ (エグゼクティブ・サマリ)とは？
　仕事におけるエグゼクティブ・サマリ（以下エグザマ）とは、長い報告資料、提案書、事業計画など、情報量が多いドキュメントの重要な要点を1枚にまとめたものです。エグザマは、経営者や役員、意思決定者などのマネジメント層に、重要な情報を素早く提供するために使用されます。
　エグザマは、ドキュメントの先頭に置かれることが一般的で、読者が最初に目にする情報です。報告や資料の背景、内容、結論などを簡潔かつわかりやすくまとめることが求められます。エグザマを作成することのメリットは、内容の理解が容易になり、重要なポイントを把握し、素早く意思決定を下すことができることです。また、１枚にまとめることによって、作成者自体も資料全体の論理的な整合性を再確認できる効果もあります。マネジメント層は時間が無いため、エグザマの1枚を中心に議論を進めることも多く、重要度が高い資料だと言えると思います。今回は、エグザマ作成のための５つのステップについてご紹介します。
 
■エグザマ 作成のポイント５選
①全体像の把握
　エグザマを作成する際には、はじめにドキュメント全体を把握する必要があります。ドキュメントの主題や目的、アウトライン、主要なポイントが何かを確認するようにしましょう。
 
②ポイントの要約
　次にエグザマに含めるポイントを選択します。特に重要なのは、背景、目的、結論です。背景は、報告やドキュメント作成が行われる理由を示します。背景が自明な場合には、省略することも可能です。目的は、極めて重要です。目的において、ドキュメントや報告によって、何を達成しようとしているかを示します。結論については、目的に対する重要な結論、もしくは提案書であれば提案事項を記載します。背景、目的、結論以外にも主要なデータや統計など、重要で要約する価値のある情報があれば、含めるようにしましょう。
 
③簡潔な記載
　エグザマは、短時間に要点を理解してもらうことが大切です。ですから、極力簡潔に書く必要があります。そのためには、エグザマ全体を1ページ以内に収めるようにします。また、背景・目的・結論などの各項目は、１文、多くても２文程度で記載するようにしましょう。読みやすくすることも大切です。そのためには、箇条書き、単純な文法、簡潔な言葉など、読者が理解しやすいように注意しましょう。
 
④重要ポイントの強調
　エグザマはパッと見て、短時間で目的と結論が伝わることが理想的です。そのためには、目的や結論を強調し、読者が重要なポイントをすばやく理解できるようにする必要があります。重要な点は、フォントを太字にするなどして、メリハリをつけてポイントを強調するようにしましょう。
 
⑤全体整合性の再確認
　エグザマが正確で、ドキュメントの目的や結論を正確に表していることを確認するために、最後にドキュメント全体を確認しましょう。エグザマとして、１枚にまとめることによって、ロジックの確認をしやすくなります。エグザマを作成することで、逆に資料全体の構成の見直しや、情報の過不足が分かることもあります。ですから、最後に、エグザマと本編の整合性の確認を忘れないようにしましょう。
 
　以上のように、仕事において、忙しいマネジメント層などに報告をするときには、エグザマを作成することが効果的です。エグザマを作成するときのポイントとして、①全体像の把握、②ポイントの要約、③簡潔な記載、④重要ポイントの強調、⑤全体整合性の再確認の５つを意識すると、質の高いエグザマが作成できると思います。
 
（第95回 2023/2/28）