アウトプットに活かす情報検索

■アウトプットはゼロから作らない
　仕事において、アウトプットを作るためには、時間と品質のバランスが大切です。つまり、短い時間で、一定の品質に到達するようにすることが求めれます。そのためには、ゼロからしアウトプットを作らいないことが必要です。ゼロからアウトプットを作らないためには、既存の情報を活用するということが必要です。今回は、既存の情報を得るための５つのポイントについてご紹介します。
 
■情報を得るための5つのポイント
①既存の資料によるショートカット
　アウトプットするために、既存の情報を利用する際には、既存の資料を活用することをはじめに検討しましょう。既存の資料とは、現在の仕事において既に作られている資料や他の案件の資料を活用するということです。既存の資料を活用することのメリットは、３つあります。１つ目は、資料の全部、または一部を活用することによって、アウトプットの作成時間の節約になるということです。２つ目は、既存の資料を確認することによって、これまでの検討の進み具合を把握できるので、検討が後戻りしないで済むということです。３つ目は、その組織において好まれるアウトプットの作り方が分かるので、受け入れられやすいアウトプットを作りやすいということです。
 
②アウトプットするための検索技術
　現在はインターネットを活用することが欠かせません。インターネットを活用することによって、世界中の情報にすばやくアクセスすることが可能だからです。検索方法にはいくつかあります。Googleで検索をする場合には、通常の記事検索、画像検索、動画検索、ニュース検索があります。この中でよく使われるのが、通常の記事検索と画像検索です。特に、グラフやイメージが必要な場合には、画像検索をすると必要な情報に一瞬でアクセスすることが可能です。何十もの画像検索の結果を一度に見れるので、必要な情報を瞬時にピックアップしやすいからです。
 
③寿司も情報も鮮度が命
　寿司のネタのように情報にも鮮度があります。なるべく最新の情報を提示するようにしましょう。例えば、IT技術のトレンドを示すときに、５年前のトレンドを示してもあまり意味がありません。できるだけ、最新のトレンドが無いかを必ず確認するようにしましょう。そのためには、検索した情報がつくられた作成日時を確認することを癖付けるようにしましょう。
 
④体系的な情報はやっぱり書籍
　体系的な情報を仕入れるためには、書籍に当たることが有効です。業界の知識やフレームワーク等、体系だった知識を得る時には、書籍を活用しましょう。仕事は時間との戦いですから、本1冊を全て読むことはできないかもしれません。その場合には、必要なパートを探し出して、そこから情報を入手することが必要となります。書籍活用の際には、品質と時間のバランス感覚をより意識することが求められます。
 
⑤引用を示すことの大切さ
　情報を得るために重要なこととして忘れてはならいのが、引用を示すということです。引用を示すことで、情報の信ぴょう性が高まります。また、読者やオーディエンスが情報元を確認したい場合に、引用があればスムーズに確認をすることが可能です。書籍から得た情報には、著者名、発売年月日、書籍名、出版元を記載するようにしましょう。インターネットの場合には、作成日時、記事のタイトル、URLを示すとよいでしょう。特に、URLをハイパーリンクにしておくことで、すぐに情報元にアクセスしやすくなるのでお勧めです。
 
　以上のように、アウトプットはゼロから作らないことが重要です。そのためには、既存の情報を活用することが有効です。既存の情報を活用するためには、①既存の資料によるショートカット、②アウトプットするための検索技術、③情報の鮮度、④書籍の活用、⑤引用の明示を意識するようにしてみてください。
 
（第89回 2022/12/27）