「文章力を鍛える」”見出しをつけよう”
「行動は人生を変える」
こんばんは。ゼロです。
今回のテーマは、文章力を鍛える
読みやすい文章のコツをテーマに書きたいと思います。
ビジネス文書が対象です。
こちらの文字起こし
昨日は、前半を文字起こし
本日は後半部分です。
■ 文章力を鍛える 第8回
「文章力を鍛える」Kindleで編集しています。
その2巻に収録予定の内容を話したいと思います。
編集した結果、あまりにも短いため追加で記事作成しています。
■ 見出しをつけよう
今回は、ビジネスメールやビジネス文章の伝え方の話。
見出しをつける話をしたいと思います。
メールの表題。この表題で伝わるか。伝わらないか。ほぼ、決まります。
読む気にならない表題
よくある表題、「お疲れ様です」「おはようございます」「ありがとうございます」「A社の八田です」「先日お会いした八田です」
挨拶や名前の表題。意味はわかります。
ただ、内容はさっぱりわかりません。
開けて見るまで不明です。正直、見る気がおきません。
まだまだ、チャットではなく社内メールツールを使う会社もあると思います。挨拶や名前をタイトルにしがちです。
それでは内容が伝わりません。
見た瞬間に内容が伝わった方が読む気になります。
わかりやすい表題
新規事業の予算の相談
営業の訪問先の見直しの依頼
Wi-Fi工事の見積り決裁の依頼
評価面談日程調整のお願い
今月の売り上げの報告
具体的に書くとわかりやすいです。
開けるかどうかの判断がすぐできます。
「あれ、まだ読んでない」を減らすことができます。
相談や依頼、お願いなど「やってほしいこと」を記載しましょう。
また、それを抜き出すとさらにわかりやすくなります。
表題の前に【相談】【情報共有】【報告】【決裁】【依頼】あと【お願い】など抜き出して見出しにしましょう。
【相談】新規事業の予算
【依頼】営業の訪問先の見直し
【決裁依頼】Wi-Fi工事の見積り
【お願い】評価面談の日程調整
【報告】今月の売上額
即座にメールの内容が把握できます。
開ける側も「後でいいのか」「すぐ対応なのか」判断しやすくなります。
開封されやすくなります。
この状態で放置された場合は、日頃の業務態度や人間関係を見直そう。
■ 見出しの重要性と具体的な表題
もっともよくみる表題「～について」
一見、差支えないと思えます。
ただ、ビッグワードすぎるためもっと分解した方が伝わります。
例えば、研修のよくある表題。
「マーケティングの研修について」
マーケティングの研修の「何に」ついてなのでしょうか？
内容を読まないとわからない。
参加者の相談であれば、
【相談】マーケティング研修、参加職員の選定
【決裁依頼】マーケティング研修Aさんの参加
上の場合は、誰を参加させましょうか？
下の場合は、Aさんの参加でOKでしょうか？
タイトルでマーケティング研修の参加者のことだとわかります。
下の場合、決裁者に直接アプローチできない場合、この内容であれば決済もらえますか、通すには資料が必要ですか？であれば相談になります。
決裁か相談（根回し）か準備なのか
研修「について」とフワッと問われるよりも
パッと表題を見てわかれば伝わりやすいです。
「マーケティングの研修について」
Ａさんを参加させたいと思っていますがどう思われますか？
いや、これどういうことだろう？
これでは、好きにしたらとしか答えられません。
【決裁依頼】マーケティング研修Aさんの参加
3年目のＡさんは昨年度の人事評価チーム内3位です。若手の中では一番の成績です。次回の研修への参加お願いします。
はい、それで。となりそうです。
少なくとも、聞かれた側は、私は何をすればいいですか？
の質問の往復はなくなります。
「何をするか」「何をして欲しいか」を前に書きましょう。
結論から書くと同じです。
結論を前に出す。
見出しをつけてわかりやすくする。
「すること（動詞）を抜き出す」
この作業がビジネス文章では重要です。
すぐ見てわかる文章を書くポイント二つ
・具体的に書く
・動詞を見出しをつけて書く
この二つです。
実行のための注意点は、「～について」をやめること
もう一つ例をあげましょう。
「人事異動について」
これも何にもわからないです。
【相談】人事異動AさんとBさんの引き継ぎの日程調整
こうすると日程調整だとすぐわかります。
ただ、相談しても前に進まなない。依頼しましょう
【依頼】人事異動ＡさんとＢさんの引継ぎの日程調整
「～について」を書かずに具体的に表現しよう。
ただ、「～について」を書かないと言うと「人事異動の件」
など「件」を使うと全く何の意味もありません。
ついて禁止、じゃあ「件」
いやいや、そういうことじゃないから。
動詞を使って書くことが大切です。
■ 人事異動の引き継ぎの相談
相談（動詞）を前に出しましょう。
【相談】人事異動AさんとBさんの引き継ぎ。
実際、すぐに抜き出して書けないと思います。
結局これも抜き出して前に動詞をつける訓練が必要です。
【相談】【報告】【共有】と見出しをつけよう。
と言ってもほとんどの方がしません。
タイトルは
「お疲れ様です」
「マーケティングについて」
「株式会社〇〇商事です」
「〇〇商事のAです」
挨拶や会社名、名前がほとんど。
会社名、毎回書かなくても「もう知ってるから」
社内メールやメール、外部とのやり取り、まだメールでやり取りしているところも多いです。表題をわかるように抜き出して見出しをつけましょう。
すると抜き出す言葉、動詞は何か。
「表題を考える」
それだけで文章力がつきます。
ぜひ、動詞を抜き出して書く、それをやってみてはいかがでしょうか。
【相談】【情報共有】【報告】【決裁】【依頼】あと【お願い】
これぐらいでほぼ間に合うと思います。どれに当てはまるか考えて送ってみてください。
あと、もう一本ぐらいは書かないと2巻出版まで足りない。
頑張ってみたいと思います。
「文章力を鍛える」の第１巻は発売中です。
文章力があがると仕事の速度があがる。
一度身につけると衰えないスキルです。
ぜひ、文章力をあげて仕事の成果をあげる。
早く帰る、などやりたいことを実現しましょう。
今日もステキな一日になりそうですね。
楽しんでいきましょう。
Kindle出版しています。
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では、また
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