キレイな議事録は、逆に効率が悪い

要約
・議事録を会議の後にキレイにまとめるのはムダ
・議事録は会議中に作って、決定事項をその場で共有確認すべき
・それにより認識の齟齬をなくせて、アクションに繋がりやすくなる

内容
会議の記事録を新人さんに書かせて、会議の後で共有をさせている会社もいまだに存在するのではないでしょうか。会議の内容を理解してもらうという教育的な意味もありますが、会議の参加者にとっても、新人さんにとってもあまり効率のよいやり方ではありません。

会議が終わってからキレイにまとまった議事録を読むと、こんなこと言ったっけ、なんかニュアンスがずれてるなと思うことがよくあります。いちいち訂正していると議事録を自分で書き直すより時間がかかってしまうため、そのまま放置してしまうことも多いのではないかと思います。

しかしそんな議事録は二度と見ないし、それでは新人さんの教育にもなりません。そして、次の会議の際に議事録の内容は無視されて、毎回同じような内容を繰り返し、会議が長くなってしまいます。

こういう事態は、会議内容をしっかりと理解していない人が、会議が終わった後に議事録を書いているから起こります。

本当に意味のある議事録をとりたければ、会議中に参加者みんなで同じものを見て確認をしながらまとめるべきです。

会議中にみんなが見ているものがそのまま議事録になれば、次に会議の続きをするときに、すぐに内容を思い出すことができます。そして、会議の前にそれを確認しておけば、同じ議論の繰り返しがなくなり会議も短くなります。

みんなで同じものを見るときに役立つのがホワイトボードです。まとめるのと板書が上手い人に書記を任せれば、それを写真に撮るだけで議事録になります。しかし、板書がうまい人が毎回居るとは限りませんし、遠隔の会議では一堂に会することもできません。そんなときには、minmeetingが役にたちます。

minmeetingでマイクをONにして話しかければ、音声認識をして自動的にカードが作成されます。

画面に表示されている内容は、他の参加者にもリアルタイムに共有されているので、遠隔でも同じものを見ながら話を進めることができます。

カードをアジェンダにドラッグ・アンド・ドロップをして整理すれば、そのまま議事録になります。

メモ書きレベルでも、会議中に見ていた内容がそのまま議事録になれば、後から見た際にすぐ記憶が蘇り、効率よい会議運営ができるようになるでしょう。

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