オンライン取材、５つのコツ
こんにちは、山下です。
昨日は娘の保育園入園式でした。
新型コロナウイルス感染症の影響で、参加者絞り込みのため少人数で行われ、全員マスク着用＆超短時間で終わったのですが、やはり節目の行事はぐっと心にくるものがあり、このところ鬱々としていた気持ちがスッと晴れました。
今、在宅勤務が増えており、今まではオフィスへ行って仕事をしていたのに、いきなりオンラインという新しい環境で仕事を進めなければならない方がたくさんいらっしゃいます。
そして、取材もオンラインが増えているので、今日はこの慣れないオンライン取材をどのように進めていくのが効果的かを考えていきたいと思います。
そもそも、今、取材依頼をしていますか？
クライアント様などとお話をしていて気が付くのは、最近みなさんメディアアプローチが控えめになっているということです。
新型コロナウイルス感染症のニュースが連日溢れかえっているので、「今はメディアは忙しいだろう」と想像し、アプローチを控えていらっしゃる方が多い印象があります。
確かに、新型コロナウイルス感染症に関わりのある業界を担当されている記者さんは、目が回るほどお忙しいでしょうし、編集担当の方も溢れ返る記事に追われていると思います。しかし、新型コロナウイルス感染症と関りが薄い業界を担当されている記者さんはどうでしょうか。
今月に入って何名かの記者さんにお話をお伺いできたのですが、新型コロナウイルス感染症と関りが薄い業界を担当されている記者さんは、ご担当の領域でいつも通りニュースを探されていました。
つまり、広報を担当する私たちは、メディアさんの状況を理解しながら、いつも通りメディアアプローチを行うのが正解ということなのだと思います。
ただ、1点いつもと違うのは、取材は基本的にオンラインでお願いするということです。
オンライン取材で注意すること
記者さんにアプローチして、オンラインで取材をいただけることになったら、日時を設定し、オンラインミーティングツールを使って取材を行います。
たったこれだけのことなので、手順は簡単です。しかし、いつもの対面での取材とはコミュニケーションの方法が違うため、いくつか注意が必要な点があります。
１、記者さんはオンライン取材に不慣れだということを理解しておく
記者さんは普段は対面で取材をされているので、オンラインでの取材は慣れていらっしゃらないことが多いです。
特に、新聞やテレビなどの伝統的なメディアは、社内でもまだFAXを使用しているなど、普段から古風なスタイルで仕事をされている方が多いので、オンライン取材というと「めんどくさそう」とか、「難しそう」と感じられる方がいらっしゃるかと思います。
また、ご自宅の通信環境が整っていないというケースもありますので、記者さんがスムーズにオンライン取材を行えるよう、こちらからサポートしていく気持ちを持っていただくとオンライン取材は成功しやすくなります。
２、オンラインミーティングツールは安定・簡単なものを選ぶ
オンライン取材はZOOMやWhereby、googleハングアウト、teamsなど様々ツールを使って行うことができます。ツール選定の際は、「いつも社内でこれを使っているから」という理由で選ぶのではなく、品質が安定していて簡単なものを選んでください。
１で申し上げた通り、記者さんは普段はオンライン取材をしていません。そのため、オンラインミーティングツールに明るくない方がほとんどです。その中で、記者さんの負担を少なくするためには、なるべく簡単で品質が安定しているツールを選ぶことが大切です。
個人的には、操作が簡単で品質が安定しており、レコーディングも簡単に出来るZOOMがオンライン取材に適していると思います。
３、取材時間の5分前にはログインする
ZOOMはホストがミーティングを開始しないと、ほかの参加者はアクセスできません。Wherebyやteamsはミーティングルームには入れますが、時間になっても他の人が入ってこないと、自分だけミーティングルームにいる状態になり、「この方法で正しかったのだろうか・・・？」と不要な不安を抱かせてしまう可能性があります。
そのため、ホストは5分前にはスタンバイして、記者さんをお待たせすることが無いように準備をしましょう。
４、事前資料・事後資料・画面共有を上手に使う
オンライン取材は対面取材に比べてコミュニケーションの量が減ってしまうので、どうしても伝わりにくい部分が出てしまいます。
それをしっかりと計算に入れて、事前に読んでいただくとスムーズな情報は取材前にお渡しして、目を通していただいた状態で取材をしていただけるようにしましょう。
また、取材時にしっかりと伝わっているか、理解していただいているか、記者さんはどの部分に興味を持たれているのかを、対面取材以上に丁寧に把握していくようにしてください。
そして、取材の中で資料を見ていただきたい場合は、画面共有を使ってお見せしましょう。事前に送付したり、リアルタイムで資料を送付して個別で開いていただくと、見ていただいている画面に相違が出たり、複数のウィンドウを立ち上げなければならなくなることで、操作に煩雑性が出るので、注意が必要です。
また、補足資料があった方が良いようなものは、事後にご説明と資料をお送りしましょう。
このように、事前資料・事後資料・画面共有をうまく利用して、対面に比べて減ってしまっているコミュニケーションの量を増やしていくことが、オンライン取材では大切です。
５．記事が出る目安をお伺いする
取材が無事に終わったら、記事になるタイミングを聞いておきましょう。
取材が終わってほっとして、つい記事になるタイミングをお伺いしそびれてしまうなどということもあるかと思います。
対面取材では、取材が終わった後にちょっと雑談をしたりしながら記事になるタイミングを伺ったり出来ますが、オンライン取材の場合は、あまり雑談にならずに終わってしまうということもありますので、取材が終わったら記事になるタイミングを伺うことを忘れないようにしましょう。
（ただし、今のように、緊急を要するニュースがたくさんある状況では、記事が出るタイミングが遅れてしまうということがいつも以上にあり得えます。）
番外編
オンライン取材を自宅で行う際、意外と場所選びに困りませんか？
もし、場所に困られたら、ZOOMの「バーチャル背景」という機能が便利です。バーチャル背景を使うと、背景を既定の画像や、ご自身でアップロードした画像に切り替えることができるので、場所を選ばすにどこでもオンラインミーティングが出来ます。
記者さんも場所選びに困っていらっしゃることがあるので、ZOOMでオンライン取材をする際は、この機能を事前にお伝えしておくと良いかもしれません。
さいごに
記者さんにお話を伺っていると、いつも通り取材に行くことができないので、記者さんの方もこの状況に困っていらっしゃる雰囲気が伝わってきます。
中には、「オンライン取材」が気軽に出来ることを知らない記者さんもいらっしゃるようです。そのため、記者さんが新型コロナウィルス感染症関連の領域をご担当されていない限りは、私たち広報の方から積極的にお声がけしていくことが記者さんにとっても喜ばしいことなのだと思います。
ただ、発信する情報については社会情勢を考慮した上で適切に扱っていくことが大切なので、ご注意くださいね。