Officeで人とファイルを共有する方法
始まり SharePointで共有したい
会社などの組織つながりではないメンバーと、多量の資料を定期的に共有したい、ただしDropboxは2Gを超えて無料登録の人が使えないからだめ、という課題が持ち上がった。
「みんなDropbox使おう」と意見を出したけど却下。
やってみた結果、SharePointではNG。ただしOneDriveならOK。
ちょっとコツが必要で苦労したので簡単に覚書を残す。
そもそもSharePointってなに
定義によると
マイクロソフト社が提供する、コラボレーションやドキュメント管理等を行うためのソフトウェア製品。SharePointを用いると、ユーザは共有されたワークスペースやドキュメントに対してウェブブラウザやMicrosoft Officeからアクセスできるほか、Wikiやブログなどのようなアプリケーションもホストすることができる。
組織でドキュメント管理をしたり共有するソフトウェアってこと。これでファイルを共有したいというのは道理が通っている。
OneDriveとの棲み分け
ここで注目するのは、「組織で」という点。だからSharePointはビジネスプランにだけ含まれていて、家庭向けとされてる通常のOffice365にはついてこない。ついでにいうとMicrosoftTeamsもついてこない。
しかし、月額749円でSharePointを単独で契約するはできる。ただし、そうなるとビジネスアカウントを契約してしまったほうが効率的だ。
Microsoftにはクラウドへのファイル保存の仕組みが２つ。OneDriveとSharePointがある。
OneDriveは個人、SharePointは組織に紐づく、と私は理解してる。厳密に言うと違うのかもしれなけど。
だから、先に書いた家庭向けプランでもOneDriveはついてくる。
Microsoft Teamsの中での迷路
Microsoftの業務アプリ「Teams」では、通常のメッセージアプリとして使う「チャット」と、プロジェクトごとにメンバーを登録して作る「チーム」がある。
その中でファイルを共有すると、チャットは発信者のOneDriveに、チームはSharePointに保存されることになる。
何の話？という感じになりそうなので、この話はここまで。
共有してみる
SharePointに保存してリンクを送る
とりあえず保存して共有リンクを送ってもらう。
私は10月からフリーで仕事をしているけど、その前から契約していた家庭向けのOffice365ので継続しててそもそもSharePointの契約がない。
当然だめ。
そしてOneDriveにして共有リンクを送ってもらってもアクセスできなかった。共有権限を与えたうえでもNG。
抜け道、個人用Teamsのコミュニティ
だめか、となったときにふと思いついて個人用のTeamsを利用することを思いついた。
Teamsは2種類あり、チームを作れる組織用と、組織用アカウントを保たない人でも使える、個人用が配布されている。
区別がつきにくいが、ダウンロードしてログインできたほうが使える方なので気にする必要はない。
SharePointを使うなら、組織用Teamsでチームを作って共有するメンバーを集めたりする。それならOneDriveならチャットか、個人用で複数人数をあつめる仕組みがあるのでは？
そう思いついて確認したら「コミュニティ」という機能を発見。
その場でコミュニティを作成し、データを持ってる人が参加、OneDriveのリンクを張って送ってもらったらアクセスできた。
ミッション完了。
残る制限と疑問
制限
共有されたOneDriveはブラウザ上のみでアクセス、ファイルはプレビューしかできないので、ローカルのDLして編集、再度アップロードしないといけない。頻繁に編集する場合はちょっと不便。
共有した人と、された人のOffice区分（組織／個人）が同じだったらそのまま編集できるのかもしれない。いや、できるはず。
そもそも皆が組織用アカウントならSharePointが使えちゃう。
疑問
招待する際、各人のメールアドレスを入力すると、その時点でフルネームが出ていた。
私はOutlook使ってるけど、今回招待した人でアドレス帳に名前をいれて登録していた人はいないので、ローカルのデータが反映されているわけではない。Microsoftが収集したデータが自動で反映されているということ。
全員がMSアカウントを招待を送ったメールアドレスで取得してるとも思えず、どこで収集してるのかな、、とちょっと疑問に思いました。
まあ生きてるアドレスかどうかくらいは確認したいですけど。
まとめ
フォルダ構成でデータを共有できると楽なときはある。複数のチャネルも作れるし、情報共有の選択肢の一つにしてもいいのではないかと思う。
Teamsは徐々にバグも改善されて、それなりに使い勝手は悪くなかったと思う。（セミナーで使ったときは大変そうだったけど。）
それとこれを書いていて、次のOffice更新でビジネスアカウントに切り替えたほうがいいということに気付いた。何人かいないと意味がないかと思い込んでいた。フリーランスの人もご参考に。