Google CalendarのTips
自分の予約はすべてGoogleカレンダーで管理しています。それはもうiPhoneを手にしたときから。最初に手にしたiPhoneはiPhone 3Gでした。
当時のiPhoneはGoogleカレンダーとの連携が甘く、アカウントにGoogleアカウントを追加しても自動的に同期してくれません。
Google Calendar Syncのページにアクセスしてチェックをいれることでようやく同期できるという、レベルの高い作業を要求されたのはいい思い出です。
それでもパソコンでしか確認できなかったカレンダーが、いつでもどこでも確認できるようになったのは大きな変革でした。
これまでの使い方
サブカレンダーを細かく設定して使用
Googleカレンダーにはサブカレンダーを設定できます。
細かく分けていた理由
すべて一つのカレンダーにまとめて運用もできるんですが、予定が増えてくると属性によって分けたくなります。そういうときにサブカレンダーが役に立つわけです。
サブカレンダーを作っておくと、色々な使い方ができるようになるんです。
例えば主催していたイベントのカレンダーはサブカレンダーとして独立しておいて、さらにそのサブカレンダーだけを公開することも可能です。埋め込みリンクを作成してウェブサイトに埋め込めば、自分の手元で手軽に公開カレンダーの修正や追加もできるようになります。
管理するときには自分のアカウントのカレンダーでまとめて見ることができて、自分の都合と突き合わせて調整もできます。本当に便利。目的別に管理していくサブカレンダー様々です。
こうして、イベントのサブカレンダー、そしてスタジオの予約カレンダーというふうにサブカレンダーが増えていくことになります。
サブカレンダー多すぎるんだよ！😂
GTDっぽい管理の仕方
こうした方針でカレンダーを使っていると、GTD的な運用をしたくなります。GTDの説明は他の機会にするとして、具体的にどう運用していたかというと
.inbox
.Move
.Stay
.Private
という感じです。
使い方は、まだ未確定の、でも入るかもしれない予定はとりあえずinboxに入れます。ひとまずinboxに入れます。これは機械的に。その後、確定の連絡や決定になれば、inboxから他のサブカレンダーに変更します。変更するだけでいいので、新しくタイトルや時間の入力をする必要もありません。ボタン一つタップするだけです。
これは非常に実用的な運用方法でした。空き時間も一目瞭然ですし、とりあえず枠をカレンダーに入れておくことで、ダブルブッキングを防げます。
.Move、.Stayは用途別のサブカレンダーです。Moveは移動が必要なものを入れます。移動が必要なので、通知を1時間前にしておきます。
一方Stayは自宅で済む予定を入れます。Zoomなどのオンラインミーティングなどはこのサブカレンダーです。通知は30分前で充分です。
Privateは個人的な予定を入れます。MoveやStayでもいいのですが、自分の中での扱い的にPrivateは仕事の予定と異なり事前の通知が必要ないので、通知設定をしていません。
このように通知機能基準で考えるとこれまでの使い方がしっくり来ていました。
ところが時代が流れその変化により、この使い方がしっくりこない事態が起こります。
これからの使い方
ときは人工知能元年。大規模言語モデルの性能が急発展し、ChatGPTをはじめとするチャットAIサービスが続々と登場しました。
ここで問題発生です。Googleカレンダーと連携することで空き時間調整をしてくれるAIサービスや、API連携をすることでカレンダーを活用するサービスが増えてきました。クラウドのカレンダーの真骨頂を発揮する機会です。
ところがこれらのサービス、ほとんどが一つのサブカレンダーと連携するものが多いんですよ。または連携後に設定が必要なものだったり。
これは困りました。
inboxは確定していないので参照してくれなくてもいいんですが、PrivateかMove、Stayは確定している予定なので、参照してくれないと困ります。
サブカレンダーを大まかに区切って使用
自分の仕事のスタイルも大きく変わって、移動の多い営業スタイルもなくなってきました。こうなるとそろそろ使い方を統合しても良い頃合いです。そこでサブカレンダーの整理を考え始めました。
.inbox
これは引き続き使います。何も考えずに登録すると、まずここに入ります。
.Move、.Stay、.Private
MoveもStayも統合していいカレンダー候補です。あとはPrivateをどうするかです。
もう最近は仕事とプライベートの区別もなくなってきましたので、いっそのこと一つに統合してしまうのもいいかなという気持ちです。
AIサービスの連携を考えると、一つにしてしまったほうが使い勝手が良い気がしますので、一つにすることにします。
まとめ
環境の変化。AIツールの発展や連携サービスの増加により、ツールは常に見直して運用方法を考える必要があると感じました。
サブカレンダーを一般公開するときに、内容まで見えたほうがいい場合、枠だけで内容は見えないほうがいい場合とありますので、今後の自分の活動次第でまた.Moveなど仕事用のサブカレンダーを作成することもあるかもしれません。
そんな感じに、僕のGoogleカレンダーの運用方法でした。