将来のビジネストレンド！新しい職種「オンラインファシリテーター」とは？
皆様、こんにちは！コロナで自粛モードではありますが、やはり、入社式・キックオフ・締め会・全国マネージャー研修などなど、会社の節目節目の行事は、すごく大事なものだと思っています。先ほど、2021年1月8日に行ったオンライン入社式についても詳細をまとめましたので、これから設計しなくちゃいけない、という方は、是非、ご覧ください。
さて、今回は、これからの時代の新しい職種として確立していくだろうと思っている「オンラインファシリテーター」について、まとめました。
先日、マイナビニュースさんでも、取材をしていただきました！
昨年3月頃に、少々照れながらも【オンラインファシリテーター小澤】という名前で活動をし始めて、オンラインでのイベントのファシリテーション、研修のファシリテーション、オンライン商談化支援、オンライン講師などを務めさせていただくことが増えました。副業で毎週やっている大学講師としての授業も、1年間全てオンラインになり、一度も教壇に立ったことがありません。結果、約100回ぐらいのファシリテーションや講演、研修講師などを実施させていただいています。
更には、管理職者の方も、日常の会議において、このオンラインファシリテーションスキルは、磨いていくことが必須になるとも思っています。
今日は、「最近、オンラインでのイベントがマンネリ化してきたな…」「オンライン会議が、イマイチ盛り上がらないんだよな…」という方向けに、オンラインファシリテーションが上手くできるコツを書きました。ぜひ、オンラインでのイベント・研修・会議の新しいスタイルを創ることのご参考にしていただけましたら本望です。
オンラインファシリテーターとは？
オンライン面談ツール（ZOOM、teams、GoogleMeetなど）を使って、イベントや研修の司会・進行をする人のこと
オンラインイベントの場合、ファシリテーター(司会者や講師を含む)に求められる仕事はテレビのMCの役割に近いと思っています。例えば、『アメト――ク!』の面白さはMCがあってこそだと思いますし、それと同じように、オンラインイベントはファシリテーターによって盛り上がるか、盛り下がるかが決まります。
オフラインのイベントなら、高級感あるホテル会場の雰囲気を楽しんだり、久しぶりの再会を楽しんだりと、その場を楽しめる要素がたくさんあります。結婚式の司会者や研修講師など、よっぽどじゃない限り、覚えていないですよね。だからファシリテーターも目立つ必要がありません。
しかしオンラインでは、ファシリテーターが肝になります。例えば「皆さん、どうですか?」と話を振って、必ず一人一回は話すような仕掛けを作ったりして、参加者の満足度を高めなければいけません。私もいろんなオンラインイベントに参加しましたが、満足度が高いのは、やっぱりファシリテーターが楽しいイベントです。逆に、ファシリテーターの仕切り方や話術が足らないイベントは、やはり面白くないなと感じてしまいます。
効果的なオンラインイベントを創る3つのポイント
1.魅力的なコンテンツの企画
2.当日のファシリテーション
3.参加者全員のITリテラシー
1.魅力的なコンテンツの企画
場の目的（イベント・研修・会議）
×
参加者人数（50人以下・50～100人・100～500人・500人以上）
×
尺の長さ（30分以下・30分～2時間・2時間以上）
これらによって、設計はまるっきり変わってきます。また、オンラインで実施するとなると、オフラインとは違う設計が必要になります。参加者を飽きさせないような惹きつけるコンテンツ設計はとても重要です。また、尺が長くなればなるほど、集中力が持たなくなるので、インタラクティブな内容を要所要所で挟んだり、休憩をちょこちょこ入れたりすることも重要ですね。
3.参加者全員のITリテラシー
WEB会議で困っていることランキングで、1・5位がITリテラシーの問題。やはり、参加者のITリテラシーを上げておくことで、イベントが楽しめるかどうかが変わってきます。プツプツ切れるのは、想像以上のストレスです。オンラインイベントに慣れていない人が多い場合は、綿密な事前のリハや接続確認などを行うことで、随分と違ってきます。
※以下は、2020年12月のオンライン忘年会の様子※
2.は、以下の通り、詳細でお伝えします。
オンラインイベントの役割分担
1、司会進行（ファシリテーター）
2、講師や話者
3、裏方（共同ホスト）←重要!!
ーブレークアウト設定
ータイムキーパー
ーチャット返信
ートラブル対応
ー途中途中の撮影
4、盛り上げ隊（複数名）
やはり、一番重要なのは、1のファシリテーターです。どんなイベントでもそうですが、特に、オンラインの場合は、参加者との温度差が生まれがちなので、いつも以上にテンション高め＋テンポよくいくことが大事です。
慣れたら1と2と3は兼任可能です。
特に初めて開催されるzoomイベント開催の場合、参加者も緊張していたりするので、4の盛り上げ隊が、オーバーリアクションをしたり、チャットでどんどん書き込んでいくなど、いち早くアクションする人たちを複数人お願いしておくことで、「あ、この会は自由にチャット書き込んでいいだな！では自分も！」の流れを早々につくることができます。チャットが盛り上がると場全体がめちゃくちゃ盛り上がります。
潤滑油になれ
オンラインの特徴として、その時に、1人しかしゃべられないということがあります。例えば、以下のZOOMの様子では、一番下の私が黄緑色で囲われていますが、私がしゃべっている状態ですね。私以外が話すと、混線してしまいます。
※以下は、2021年1月のオンライン入社式の様子※
そして、話の長いしゃべりたがり屋さんがいる場合はまだマシです。「はい！ありがとうございますー！」とカットインすればいいだけ（コレも難しいですが）。初対面の人が多い場合や発言が少ない人ばかりの場合こそ、一方通行コミュニケーションになりがちです。なので、オンラインファシリテーターが間に入って、その繋ぎ役になることがとっても重要です。
受け止めて、自分の意見言って、拍手
偉い人が話した言葉を咀嚼したり、若手が発言したものに対して「〇〇さんのこういう意見、〇〇という観点が入ってて、すごく良いね！拍手！」と言って、褒める。参加者にも、「反応ボタン」の拍手を押してもらうように促す。ファシリテーター次第で、その場が明るくなったり、活気付いたり、徐々に場の空気感が変化していきます。
最近のZOOMは、以下の通り、反応ボタンも6種類用意されています。それを上手く使って、「今の感想を！」「理解した人はハートマーク！理解し切っていない人は泣きマーク！」など、反応ボタンを押すことを促すことも一つの策です。
否定しない（しすぎない）
発言してくれた人の意見が、「違うな」と思うことももちろんあると思いますが、みんなの前でファシリテーターが否定をしてしまったら、発言した人にとってその場は、心理的安全性の無い空間になり、「これ以上、発言するの、やめとこ」となってしまいます。建設的で、発言の多い空間にしたいのならば、否定をするのではなく、一旦受け止め、発言してくれたことに感謝し、良い部分を褒め、違う部分は誰かに意見を求める。そうやって、場をモチベートしていくことをオススメします。
テンションは1.8倍
普段以上に、テンションは高めを意識し、大きなあいづち、溢れんばかりの笑顔、身振り手振りを大きく、リアクションはオーバーに。引き込まれるような雰囲気醸成を大事にしています。
参加者を当てていく
一定の緊張感を保つために、「自分、当てられるかも…」という気持ちを醸成する。当てられたくない、、、と思っていても、実際に発言して、褒められたら、嬉しいものです。ファシリテーターは、どんどん当てていきましょう。
オンラインファシリテーターのコツ（初心者編）
「オンラインファシリテーターはまだあまりやったことがない」という方は、2020年4月のnoteをご覧ください。
オンラインイベント・会議の意識調査
ビズヒッツさん調べのオンライン会議への意識調査として、WEB会議で困ったことがあると答えた人は、実に85%…
困っていることランキングの1~5位で、2&3位はオンラインファシリテーターで解決できます。1位は大人数のイベントを実施する際は、リハや接続確認の時間を設けることがとても大事ですね。
こういう状態が続くと、「オンラインよりリアルで会議やろう…」「リアルが一番伝わりやすいよね…」という印象になっていきます。
昨年、「忘年会の予定あり」は男女とも2割未満。
https://www.hrpro.co.jp/trend_news.php?news_no=1548
確かに、コロナが一過性で過ぎれば、中止にする、ということでも良いかもしれません。しかし、このコロナもいつまで続くか分かりません。また、オンラインである程度、仕事やイベントが出来ることが分かってしまった今、不可逆的な事態でもあると思います。
どうやって、オンラインで実現するのか？ということを考えるきっかけにしていただけたらと思っています。
※2020年4月に行ったオンライン花見の様子※
※2020年12月に行ったオンライン忘年会の様子※
管理職者にも求められるオンラインファシリテーションスキル
「今、参加している会議、意味があるものですか？」と問われて、「はい！すごく有意義です！」と即答できる人は、素晴らしいですね。ただ、なかなかそうはいっていない、という方も多いのではないでしょうか？
先日、Twitterで良い会議の特徴についてツイートしました。
◆良い会議の特徴
— 小澤美佳 | knit広報 | 活き活きとした組織創り (@mica823) January 6, 2021
①アジェンダが明確
②報告・議論・決議が明確
③会議前に参加者が内容把握
④ファシリがパンパン進行
⑤心理的安全性がある
⑥適度な緊張感がある
⑦建設的な議論
⑧若手も発言
⑨時間延長は無し
⑩リスペクトな空気
そもそも
事件は現場で起きている。
会議は極限まで減らす🌵
こういった会議を進められるようにするには、やはり「オンラインファシリテーター」が肝になってきます。だからこそ、司会業やセミナー講師だけじゃなく、企業のマネージャー層にも必要なスキルだと思っています。
◆マネージャーに必要なオンラインファシリテーションスキル
・MTGごとのゴール設計と意識醸成
・全員が発言できるような目配せ力
・建設的な議論にするべく媒介力
・心理的安全性の醸成
・物怖じすることのないカットイン
・タイムマネージメント
・ITリテラシー
社内ミーティングの場合、オフラインだと参加者みんながいかにも「私は参加しています」みたいな顔で臨んでいるかもしれませんが、オンラインだと顔出し無しにしていたら、表情が分からないので、何を考えているのか検討も尽きません。（何なら、他事をやっている可能性もあります）結果的に、会議で1回も発言しないまま終了ということもオンラインの特性上、あり得ます。また、ホワイトボードや紙に書くといった行為ができないので、ITを駆使して進めないといけないものになります。
ミーティングを充実させるためにも、場の空気を明るくも、ピリッという緊張感を創り、その上で、参加者に発言の機会を与え、意見を集約する。そんなファシリテーションスキルが今後は問われてくると思います。
オンラインファシリテーターに向いている人
◆オンラインファシリに向いている人
・前向きで明るくてテンション高め
・プロフェッショナル感がある
・参加者の顔色を見ながら状況判断が出来る
・参加者が発言したことを傾聴できる
・場を進めながらも裏でテクノロジーを使える
・タイムマネジメントが出来る
オンラインファシリテーターは、みんなが同じ空気感を感じられない中で、いかに、引きつけられるか？ということが勝負で、想像以上に難易度が高い。私も何度やっても、毎回ものすごく緊張します。
※2020年8月に行ったオンライン子ども職場体験の様子※
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コロナになって、オンラインファシリテーターという職種が重要になってくるなぁ、と感じていました。何故ならば、オンラインでイベントをやったり、研修やったり、MTGやったり…とオンラインで集まるケースが当たり前になり、オフラインで集まることの方が希少という流れになっていくから。
【オンラインファシリテーターという職種がこれから確立される】
ちなみに、何でもそうですが、結局は、【愛】がそこにあるかどうか、だと思います。それによって、会議も、イベントも、ディスカッションも、全然空気が違ってくる。愛せるまで相互理解のセットアップができた上でやらないと、会話で突っ込んだり、建設的な議論にならなかったりするかな、と思います。
※2020年10月に行ったオンラインハロウィンweekの様子※
これからも、オンラインに関する様々な情報発信をしていきたいと思っています。是非ともご覧くださいませ。