今、注目されているオンラインファシリテーターになるコツ（応用編）
こんにちは。先日、オクシンさんがオーナーのツイトーークにおいて、ツイトーークHRというイベントの設計～当日のファシリテーションを実施させていただきました。当日は130名を超える方にご参加いただき、感無量。。Twitter内で知り合った方（山森さん、水越さん、浅野さん）と、アメトーーク的な感じで、面白くも有益なTwitter運用方法やポリシーなどの情報をお伝えする場として実施。終わった後「すごく勉強になった！」「Twitterを楽しもうと思った！」「元気もらった！」とご連絡を頂戴し、やってよかったなぁと改めて感じています(´；ω；`)ｳｩｩ
ご参加いただいた皆様ありがとうございました♡
さて。3月頃に、少々照れながらも【オンラインファシリテーター小澤】という名前で活動をし始めて、最近、オンラインでの研修ファシリテーション、イベントファシリテーション、オンライン商談化支援、オンライン講師などを務めさせていただくことが増えています。副業で毎週やっている大学講師としての授業も、春学期は全てオンラインです。
先日、newspicksの働き方の「ニューノーマル」11連発の一つにも、オンラインファシリテーターが取り上げられていました。
今日は、「最近、オンラインでのイベントがマンネリ化してきたな…」「イマイチ、盛り上がらないんだよな…」という方向けに、応用編を書きました。ぜひ、オンラインでのイベントの新しいスタイルを創ることのご参考にしていただけましたら本望です。
◆オンラインファシリテーターのコツ（初心者編）
「オンラインファシリテーターはまだあまりやったことがない」という方は、4月のnoteをご覧ください。
では、張り切ってまいりましょう！
参加者の参加感を醸成する
断言します。オンラインファシリテーターとして一番大事なポイントは、「参加者の参加感醸成」。もう今日は、これだけ分かっていただいたらOK！というぐらい大事です。オンラインだと、参加者の人が別の作業をできてしまったり、詰まらなかったら途中で離脱が出来てしまいます。したがって、いかに、こちらに惹きつけるのか？ということが前提として、大事です。
イベントや研修の極意
◆4割共感、6割発見
そもそも、イベントや研修作りにおいて、私が大事にしている法則です。共感が5割以上になっていくと、「知ってるよー。今日は得るものが全然ないなぁ～」と満足度が低くなっていきます。しがたって、参加者のペルソナを設計しながら、その人にとって、「知らなかった！」「それは今度やってみよう！」といった発見の要素が半分以上在るように構成しています。
◆時間は厳守
始まりの時間も終わりの時間も、すごく意識しています。参加者の人は、時間がオーバーした時点で、「これ以上聞きたくない」「これいつまで続くんだろう…」という気持ちがストレスになり、満足度が低くなります。したがって、タイムスケジュールは分単位で決めて、常に時計をチラチラ見ながら、出来る限りオンスケを意識しています。
◆事前のリハは最低10回
元々、ビビリで上がり症な性格なので、当日、突発的に何かが発生しても大丈夫なように、リハは納得がいくまで、何度も何度もやります。時には、zoomで録画して、見直して、更に備える、ということもやっています。
◆資料は暗記
資料・文言は頭に全て入っている、というぐらい、丸暗記します。ただ、オンラインだとカンペがあってもOK！というのが、ビビリ小澤としては、有難いですね。
オンラインファシリテーターならではの大事なこと
◆潤滑油になれ
オンラインの特徴として、話の長いしゃべりたがり屋さんがいる場合はまだマシです。「はい！ありがとうございますー！」とカットインすればいいだけ（コレも難しいですが）。初対面の人が多い場合や発言が少ない人ばかりの場合こそ、一方通行コミュニケーションになりがちです。なので、オンラインファシリテーターが間に入って、その繋ぎ役になることがとっても重要です。
◆受け止めて、自分の意見言って、拍手
偉い人が話した言葉を咀嚼したり、若手が発言したものに対して「〇〇さんのこういう意見、〇〇という観点が入ってて、すごく良いね！拍手！」と言って、褒める。参加者にも、「リアクションボタン」の拍手を押してもらうように促す。ファシリテーター次第で、その場が明るくなったり、活気付いたり、徐々に場の空気感が変化していきます。
◆否定しない（しすぎない）
発言してくれた人の意見が、「違うな」と思うことももちろんあると思いますが、みんなの前でファシリテーターが否定をしてしまったら、発言した人にとってその場は、心理的安全性の無い空間になり、「これ以上、発言するの、やめとこ」となってしまいます。建設的で、発言の多い空間にしたいのならば、否定をするのではなく、一旦受け止め、発言してくれたことに感謝し、良い部分を褒め、違う部分は誰かに意見を求める。そうやって、場をモチベートしていくことをオススメします。
◆テンションは1.8倍
普段以上に、テンションは高めを意識し、大きな相槌、溢れんばかりの笑顔、身振り手振りを大きく、リアクションはオーバーに。引き込まれるような雰囲気醸成を大事にしています。
◆参加者を当てていく
一定の緊張感を保つために、「自分、当てられるかも…」という気持ちを醸成する。当てられたくない、、、と思っていても、実際に発言して、褒められたら、嬉しいものです。ファシリテーターは、どんどん当てていきましょう。
◆投票機能は必須
事前に登録しておく必要がありますが、投票機能を設定しておき、当日の参加感を醸成します。これは手軽に参加感を醸成できます。
◆サクラを用意しておく
バンバン発言してくれる人、チャットを盛り上げてくれる人…など、とにかく、当日、発信を多くしてくれる人を、あらかじめ、頼んでおきます。場合によっては、参加者リーダーを作る場合もあります。他の参加者と事前の情報量は同じだけど、当日、その人に全て答えてもらう、というように依頼をしておく。そうすることで、展開の早い進行を進めることも可能です。
◆画面共有にはマーカー引いて目線を集める
パワーポイントのスライドショーの機能で、マーカー引いて、注目を集めることもやっています。また、ペンで図を書いたり、文字を書いたりも、絵を描いたりしながら、ファシリをすることもやっています。あまり絵心がないので、上手ではないですが。
◆骨子は自分で作り、デザインはプロに
私がオンラインファシリテーションを務める際は、自分で資料を作るケースが多いです。私が所属するニットのHELPYOUというサービスでは、資料作成がとても上手なメンバーさんがたくさんいるので、骨子だけ作ったら、マスタ資料、デザイン、効果的アニメーションなど、プロにお任せして、仕上げてもらっています。
応用編：オンラインファシリテーター極めるなら
◆2台使いとタッチペン
PCとIpadの2つのデバイスでログインし、Ipadで画面共有しながら、以下のタッチペンでどんどん記載をしていく。
◆2台使いで映っている自分チェック
PCとIphone でログインし、PCでどんな様子でやっているのかを確認しながら進めていく、ということもやります。みなさん、もう、ライトはお持ちですよね？
◆ブレークアウトは残分数が分かる設定
ブレークアウトは使ったことあると思いますが、残分数の設定はオススメです。
①まずzoomのブレークアウトセッションをクリック。（あ、すみません。今日はすっぴんなので、顔出しNGでｗ）
②オプションをクリック
③青い四角の「分科会質を閉じた後のカウントダウン」は、60秒というのがデフォルトになっています。これは、終了までのカウントダウン。
◎赤いのが、今回の【ブレークアウト時間の残分数】の設定です。これがあると、例えば、ディスカッション20分だったら、残数が分かるので、非常に進めやすくなります。
※注意※
ブレークアウトの残分数は、一度、ブレークアウトが始まってしまうと、途中で変えることができません！以前、20分間のディスカッションを、1分間で設定して、即ブレークアウトが終わっちゃった、、、という失態をしたことがあります。。ブレークアウトはなかなかの難易度なので、もし、参加者の人数が多い場合は、サポートメンバーをアサインして、ブレークアウトをやってもらうことをオススメします。
◆ブレークアウト時間は絡みに行く
メイン担当は、ブレークアウトの色んなお部屋に行くことができます。なので、色んなお部屋をのぞきに行ったり、【ブロードキャスト】でコメントを送ったりして、積極的に絡みに行きましょう。
◆オンラインだってポストイット
「オフラインだとポストイットが使えるのに、オンラインだとそれができないからブレストが出来ない」と思っていませんか！？ちゃんとできます！
Googleのサービスで、【Jamboard】というものがあります。
以下は、小澤が超適当に作ったものですが、こんな感じで、ポストイットを書き出していけて、意外に、オンラインでも、全く問題なく、ポストイットを使ったブレスト・ディスカッションが可能です。
◆グーグルフォームをその場で記入
最近、大学の授業でも、毎回グーグルフォームを使っています。あらかじめグーグルフォームを作成しておいて、記入してもらう。
そして、それをスプレッドシートで見ながら、発表してもらったりして、インタラクティブな授業をやっています。
◆AIテキストマイニング
これはオススメです！最近、アンケートの結果をパっと可視化できる【AIテキストマイニング】をよく使っています。
例えば、以下は、ツイトーークHRにご参加いただいた方々に、応募時に、「当日に向けた一言」を記入してもらった文字を入力。
↓ものの5秒ぐらいで、こんな形で文字が視覚的に分かりやすく表現されます。
スコアが高い単語を複数選び出し、その値に応じた大きさで図示しています。 単語の色は品詞の種類で異なっており、青色が名詞、赤色が動詞、緑色が形容詞、灰色が感動詞を表しています。
全員顔出しNG（耳だけ参加）の場合
自分以外、画面オフ。。これは、オンラインファシリテーターとして、恐怖ですよねー。どう会議を回すか？これこそ、オンラインファシリテーターの腕の見せ所です！
◆耳だけ参加の場合のファシリ
・1人でもアゲアゲでいく
・チャットを盛り上げる
→最初に強制入力、2つ必ず質問を入力など、ある程度、強制的に入力してもらう機会を創る
・参加者を当てて声を出してもらう
・1人でも顔出ししてくださる方がいたらその人に向かって話す
ファシリ次第で上手く回せます！
オンラインファシリテーターに向いている人
◆オンラインファシリに向いている人
・前向きで明るくてテンション高め
・プロフェッショナル感がある
・参加者の顔色を見ながら状況判断が出来る
・参加者が発言したことを傾聴できる
・場を進めながらも裏でテクノロジーを使える
・タイムマネジメントが出来る
オンラインファシリテーターは、みんなが同じ空気感を感じられない中で、いかに、引きつけられるか？ということが勝負で、想像以上に難易度が高い。私も何度やっても、毎回ものすごく緊張します。
ー＊ー＊ー＊ー
コロナになって、オンラインファシリテーターという職種が重要になってくるなぁ、と感じていました。何故ならば、オンラインでイベントをやったり、研修やったり、MTGやったり…とオンラインで集まるケースが当たり前になり、オフラインで集まることの方が希少という流れになっていくから。
【オンラインファシリテーターという職種がこれから確立される】
ちなみに、何でもそうですが、結局は、【愛】がそこにあるかどうか、だと思います。それによって、会議も、イベントも、ディスカッションも、全然空気が違ってくる。愛せるまで相互理解のセットアップができた上でやらないと、会話で突っ込んだり、建設的な議論にならなかったりするかな、と思います。
これからも、オンラインに関する様々な情報発信をしていきたいと思っています。
Twitterでも様々な情報発信をしています！是非ともご覧くださいませ。