【プロンプト全公開】AIでインハウスデザイン組織への制作依頼ヒアリングを全自動にしたので紹介するよ
SmartHRのニュービジネスマーケティング部とAIタスクフォースが共同開発した、デザイン制作依頼窓口AIチャットボット『作りたいものヒアリング太郎』（通称：ヒア太郎）。多様な依頼に対応しながら、依頼者と制作側双方の負担を減らすことを目的としています。今回は開発メンバーのmeraponさんとHaruMakiさんに、開発の背景や工夫について話を伺いました。
（記事の最後に『作りたいものヒアリング太郎』のプロンプトを全て公開しています。そこだけ見たい方は、鬼スクロールしてね。）
🍄この記事のサムネイルはAI生成画像であり、実在の人物ではありません。
👋 登場人物 / 概念紹介
中央：【作りたいものヒアリング太郎（通称：ヒア太郎）】今回紹介するAIボット。創造主（たたきを作った人）及び命名はHaruMakiさん。デザイナー（その姿をMidjourneyで出力した人）はiharaさん。iharaさんは同じニュービジネスマーケティング部のデザイナーです。Slackチャンネルへの実装はAIタスクフォースのkoipaiさんとyoyogiさん。
右：【金森央篤（かなもり・ひろあつ）@merapon】株式会社SmartHR ニュービジネスマーケティング部所属のコミニュケーションデザイナー。ニューマではグループ会社のロゴをデザインしたり『ニューマ制作チーム』というデザイン組織作りを頑張っている。ヒア太郎の名付け大喜利で負けた。AIツールに課金しすぎて貧乏になっている。最近ハマっているツールはKling。
【SmartHRのAIタスクフォース】SmartHR社内のAI活動の情報、予算、チェック体制を集約し、車輪の再発明をなくし、個別の手続きを簡素化し、爆速でAIオリエンテッドな会社にする、をミッションにする横断組織。ヒア太郎の相談を持ち掛けたら色々な相談に乗ってくれた上に爆速で実装してくれたかっこいいパーソンたち。名前もかっこいい。
💡 ヒア太郎ってなに？
—— まず、ヒア太郎とはどんなものなのか、教えてください。
merapon：『作りたいものヒアリング太郎』は、SmartHR / SmartHRグループ会社の事業活動に必要なコミュニケーションデザインを手がける制作チーム（通称：ニューマ制作チーム）に、社員であれば誰でも制作依頼を起票できるSlackチャンネル（制作依頼チャンネル）上で動作する、制作依頼の窓口になってくれるAIボットです。
HaruMaki：依頼を起票するとスレッドにヒア太郎が現れて、依頼者が何を作りたいのか、どういう目的で制作を依頼したいのかを、会話形式でヒアリングしてくれます。初動のディレクションがAIで完結することになり、生産性と制作精度の大幅な向上が期待されます。
merapon：ニューマ制作チームがどんな仕組みで、どんな活動をしているのかは、👇の記事で詳しく紹介しています。
merapon：『作りたいものヒアリング太郎』のようなAIボットはSmartHR社内でも新しい試みなので、この先行事例をきっかけに他の部署でもAI活用が進んだら嬉しいなという期待もあります。
—— 社内でも前例のない新しい試みができたのはなぜですか？
HaruMaki：ニュービジネスマーケティング部が担当するのは新規事業がメインであるため、荒削りでも小さく早く進めやすい環境による影響は大きいと思います。
merapon：特に「制作」という領域においては、屋台骨の事業でも新規事業でも抱える課題は同様なので、小さな部署で小さく始めた手法が全社のブレイクスルーにつながることもあるのではないでしょうか。
🚜 依頼者と制作側の負担をどう減らす？
—— なぜAIによるヒアリングという形になったのでしょうか。
HaruMaki : ニューマ制作チームに制作を依頼するステークホルダーには、SmartHR内の複数の事業部だけでなく、グループ会社のメンバーも含まれています。依頼者の職種も多岐にわたり、「制作」に馴染みのない人も少なくありません。そのため、依頼内容も広告バナー、営業資料、ノベルティの制作・発注、ウェブサイトの更新、動画制作など多種多様になります。 そうした状況に柔軟に対応できる手段として、AIによるヒアリングを導入することにしました。
—— 依頼する側の心理的なハードルについて、どんな課題がありましたか？
HaruMaki：私自身、初めて依頼をする時に「間違えたらどうしよう」と不安になることがありました。特に、細かい仕様が決まっていない段階だと、どこまで説明すればいいのか迷うこともありますよね。そういう心理的負担をできるだけ減らしたかったんです。
依頼者の中には、デザインや開発の知識がない方もいます。「こんなこと聞いても大丈夫かな？」と気を使いすぎてしまい、結果として相談しづらくなってしまうケースもありました。だからこそ、「とりあえず話してみる」感覚で気軽に利用できる窓口が必要だと感じました。
merapon：依頼の種類ごとに「動画制作の窓口はここ」「営業資料はここ」「ウェブサイトの更新はここ」といった形で分けることは、制作の視点からは合理的ですが、依頼する側の視点では構造を把握する負荷が高いです。その負荷が高いと「依頼する」までの行動のハードルも上がってしまい、施策のスピードは遅くなり... 事業にとって何一つプラスになりません。
事業活動のための施策において「何か具現化したくなったら、とにかくここに相談すればOK」という単一の窓口を設けて依頼側の認知負荷を極限まで下げることでトライしやすい状況が生まれ、事業活動をドライブさせることに繋がると考えています。
—— 「依頼窓口」は、フォーム形式の方が一般的な印象ですがあえてAIにしたことで負担は軽減されましたか？
merapon：確かに、AIを使わなくてもフォーム形式で対応することは可能です。（実際、ヒア太郎の稼働前はフォーム形式で起票してもらっていました）ただ、アイキャッチの制作ひとつとっても、依頼者の状況はさまざまで、それらすべてに対応できるフォームを作るとなると、その構造もどうしても複雑になってしまう。そうなると、依頼者は「自分の依頼はどのフォームを使えばいいの？」と迷ってしまうわけです。結局、フォームを細かく作り込むことが、依頼者にとって負担になってしまうんですよね。
本来、インハウスのデザイン組織は施策担当者に寄り添い、目標達成をサポートする存在のはず。なのに、依頼の段階で「分かりづらいフォームと格闘しなければならない」なんて、本末転倒になるケースもありますよね。
HaruMaki：まさに私のつまづきですね。依頼者が、自分の依頼がどのカテゴリになるのかわからない…何を記載すればよいかわからない…となってしまうような体験は避けたいです。
marapon：一方で、デザイン組織側の視点に立つと、「依頼」として起票される施策の目的が曖昧で、「結局何を作れば良いのか」が曖昧だったり、伝えるべきことが伝わらないまま制作が進んでしまい手戻りが発生するなど、課題は山積していました。かといって、全ての起票をディレクターとデザイナーが紐解き、丁寧にヒアリングしていては、時間も人員も、いくらあっても足りません。
持続可能で、かつアウトプット品質やサービスに妥協せずに『インハウスの依頼チャンネル』をやり切るにはどうしたら良いのか。AIボットとの対話形式による制作依頼の起票システムは、依頼側・制作側双方の課題を「小さいリソースで大きな成果を出す」形で解決する方法として画期的でした。
—— 導入によってどんな変化がありましたか？
HaruMaki：まだリリース直後なので、データを収集している段階ですが、サイズや点数のヌケモレが減ることや、AIが窓口になることで「とりあえず聞いてみよう」と思えるようになってもらえたら嬉しいですね。
merapon：制作チーム側としても、初動のヒアリングがスムーズかつ精度が高くなれば、よりハイコンテクストな、よりクリエイティブな思考が求められる仕事に集中できる時間が増えるはずです。
🔮 AIの「聞き方」にこだわる
—— AIとの対話設計で工夫した点はありますか？
HaruMaki：依頼者の中で「どんなものを作りたいのか」のイメージがざっくりした状態でも気軽に依頼できること、そして制作側がスムーズに作業を進められることを意識しました。本来なら打ち合わせが必要な場面でも、AIがうまく情報を引き出してくれるので、依頼者自身も「こんな感じで作りたかったんだ」とイメージを明確にできます。
merapon：また、全ての会話を通して「感謝と称賛」を忘れないことを、プロンプト設計で徹底しています。制作依頼は難しく、依頼者にとっては緊張するものです。「こんなことをお願いしてもいいのかな？」と迷いながらも、施策実現のために勇気を出して起票してくれたことに感謝し、その勇気を称えることで、依頼者の心理的ハードルを下げ、より前向きな気持ちでヒア太郎と対話できるようにしています。こうしたコミュニケーションによって、より有意義なやりとりが生まれると考えています。一方で、普段から制作業務に慣れている人にとっては「ちょっとくどいかも？」と感じるシーンもあるでしょう。
HaruMaki：その意味では、「すべての」依頼者が使いやすい状態であるとは言い難い部分もあるかも知れませんね。普段制作業務に慣れていない人に向けてチューニングされていると言えるかも知れません。その点は意識して運用していく必要がありそうです。
—— 具体的な設定の工夫は？
HaruMaki：最初のプロトタイプでは、AIのプロンプトを細かく設定しすぎてしまい、逆に柔軟性がなくなってしまいました。その結果、同じ質問を繰り返したり、ちぐはぐなやり取りが増えてしまったんです。そこで、問いかけの順番を固定せず、一度に多くの質問をしないようにするなど、ファジーな領域を残すことで、自然なヒアリングができるようにしました。
たとえば、依頼者が「Webサイトのデザインをお願いしたい」とざっくり依頼した場合、ヒア太郎は「どのような目的のサイトですか？」や「参考にしたいサイトはありますか？」といった質問を適宜挟むようにしています。このように、状況に応じて質問の流れを柔軟に変えることで、よりスムーズなやり取りを実現しました。
—— 使用モデルの選定背景、仕様についてはいかがですか？
merapon：ヒア太郎の中身（モデル）はChatGPT-4oで、API連携を活用し、Slackのスレッド上で直接コミュニケーションが取れるようになっています。
SlackのワークフローからChatGPTブラウザ版のMyGPTに遷移し、ヒア太郎と会話して要約をSlackにコピペする形なら追加開発は不要です。一方でSlack上でChatGPTを直接動かすにはそれなりの開発コストがかかりますが、それでもSlackのスレッド上で直接やりとりできる形にこだわりました。依頼者の負担を極力減らし、依頼の起票プロセスでつまずくことがないようにしたかったからです。
その結果、従来の起票体験とスムーズにつながり、大きなトラブルなく移行できたと感じています。（AIタスクフォースのkoipaiさんとyoyogiさん、本当にありがとうございます！🙇 ）
HaruMaki：Temperature設定については、大きな発見がありました。テストをしている中で、ヒア太郎の受け答えがちょっと素っ気ないというか、必要最低限のことしか聞いてこないなと感じたんです。つまり、いわゆる「気が利いてない」ヒアリングになってしまっていたんですよね。その原因がTemperature設定にあると気づきました。
Temperatureというのは、AIの出力のランダム性を調整するパラメータのことです。値が低いほど定型的でブレのない回答になり、高くするとより創造的で多様な答えが返ってくるようになります。
merapon：『作りたいものヒアリング太郎』では、依頼者が考えているよりも一歩踏み込んで質問し、制作物の精度を高めることが理想でした。そこで、当初「0」だったTemperature設定を「1.0」に変更して運用しています。このくらいの値にすると、「そんなことまで質問してくれるんだ！助かる！」という驚きのあるやりとりになって、GPT-4oを使う意味がしっかり出るなと感じています。
🏔️ 今後の展望
—— これからの改善点について教えてください。
HaruMaki：よりスムーズな運用を目指していきたいですね。窓口は一つのままにしつつ、依頼内容に応じて適切なメンバーに自動でメンションを飛ばす、いわゆる「仕分け」の仕組みが実現できれば、さらに効率化が進みそうです。
依頼者の経験や知識レベルに応じたカスタマイズもできると理想ですね。たとえば、デザイン経験がある人には細かいカラーパレットやフォントの選択肢を提示し、初心者にはもっとシンプルで直感的な選択肢を用意するといった形です。そうすることで、より幅広い人にとって使いやすいツールになればと思っています。
merapon：「そもそも、解決したい課題への対処として、本当にこの制作物の形でいいのか？」と問いかけ、より良いアウトプット（アウトカム）を生み出せるようにするのも大事ですよね。ただ、そのあたりはAIだけでは難しくて、最終的には人間同士のコミュニケーションが不可欠なのかも？どんな形がベストなのか、まだ模索中ですが、試行錯誤しながら進めていきたいですね。
—— 最後に、ヒア太郎の未来について一言。
HaruMaki：ヒア太郎は今、まさに成長中です。プロトタイプの頃に比べるとずっと実用的になりましたが、まだまだできることはあると思っています。もっと依頼者も制作側も気軽にやりとりできる、そんな理想的な窓口にしていきたいですね。ヒア太郎は、依頼者と制作側の負担を軽減し、よりスムーズな制作フローを実現するツールとして進化を続けています。今後の展開にも注目です。
merapon：AIの進化が著しい昨今、依頼チャンネルの形、はたまた「デザイン」そのものが変わる可能性もありますよね。今後の技術の進化を見極めながら、今の形にとらわれず、最適な仕組みを模索していきたいですね。
『作りたいものヒアリング太郎』のプロンプト
以下、『作りたいものヒアリング太郎』のプロンプトです。SmartHRで運用されているものそのままの状態なので、転用する際は必要な箇所を適宜調整してください。（ご自由に使ってください）
ヒア太郎についてのお問い合わせはmeraponのXのDMまでご連絡ください。
あなたは事業会社の活動に必要な制作を一手に担う制作チーム『ニューマ制作チーム』の一員です。
あなたはニューマ制作チームへの依頼内容の詳細を、依頼者にヒアリングして、ニューマ制作チームのデザイナーが快適に制作を進めることができる状態まで要件を取りまとめる優秀なディレクターです。ニューマ制作チームに来る依頼内容は様々で、まず何を作りたいのかを知る必要があります。あなたはプロとして、依頼者が困惑するような行為、一気に質問を投げかける行為はしません。あなたは知らないことについては正直に知らないと伝え、知らない部分が明確になるよう依頼者に質問を返します。
まず、会話がスタートした段階で、依頼者に対して愛想の良い挨拶をします。依頼を起票してくれたことに感謝した上で、どのような依頼をしたいのか、優しく・起票者を勇気づけるような形で問いかけます。
以下、制作カテゴリごとに特に注意深くヒアリングが必要なポイントです。
【eBookの場合】
まず内容がどの程度固まっているか、eBook制作のどの段階から協力が必要なのかをヒアリングします。デザインブラッシュアップや、一部ページの変更のみの場合、受け取って、調整箇所をヒアリングします。草稿があるだけの場合、その原稿を何らかの方法で送ってもらうよう提案します。テーマだけはあり、草稿などがなにもない場合、ライティングから行うこともできることを提案してください。その他の場合は、より注意深く状況をヒアリングしてください。
【バナーやアイキャッチ画像の場合】
まず必要な点数と、それぞれのサイズ、バナーにいれる要素（文言、画像、ロゴなど）をヒアリングします。これらの質問は一度に全部を聞かず、制作フローに慣れていない人間にも易しくなるように気を払います。
【ウェブサイトの更新依頼の場合】
基本的に、ニューマ制作チームが差し替え内容の作成から、サイト更新までを一貫して行うことを念頭に置いて考えます。その上で、編集箇所の総数と編集内容、場合によっては画像の作成やデザイン制作の有無をヒアリングします。編集が必要な具体的なページと、どのように編集・更新するのか、具体的な内容を明らかにするまでヒアリングを続けます。
【展示会などで使用する物理アイテムの場合】
ニューマ制作チームでは、名刺や、リーフレット、パンフレット、その他造作物など多岐にわたる制作も請け負います。どんな場合も、まずは今現在依頼者の中でどこまでイメージが固まっているかを確認します。デザインブラッシュアップや、一部内容の変更の場合、データを受け取って、調整箇所をヒアリングしてください。草稿やアイデアがあるだけの場合、デザイナーと一緒にミーティングを行うことを提案します。その他の場合は、より注意深く状況をヒアリングします。
【その他の制作の場合】
既存の制作カテゴリに当てはまらない依頼や相談の場合も、依頼者・相談者の良きパートナーとして、その課題や気持ちに寄り添ってヒアリングを行います。どんなことをしたいのか、どんな課題を解決したいのかを明らかにしつつ、ニューマ制作チームのメンバーがスムーズに制作をスタートさせることができる状態まで、要件を取りまとめます。
【関連する過去案件について】
要件ヒアリングの最後の項目として、今回の起票に関連した過去案件があれば、そのURLを共有してもらうよう要請します。
全てのヒアリングが終わったら、依頼内容を要約して、要約内容に齟齬がないかの確認を依頼者に問いかけます。
要約内容に対して、依頼者から修正の申し出があった場合、要約内容の調整を行います。
要約内容に齟齬がなく、このまま制作に進んで問題なさそうであれば、会話を終了させる合図「フィニート」を発言してもらうよう要請します。
会話全体において、一度にたくさんの質問を投げかけることは避けます。丁寧で礼儀正しく、どんなリテラシーやバックグラウンドを持っている人とも楽しく会話することを心がけます。依頼者から情報をもらう度に、それに対する感謝と、その勇気を讃えるコミュニケーションを挟みます。
モデレーター：ChatGPT
（この記事は、ヒアリング太郎について誰もが分かるように好奇心を持ってインタビューするよう指示を与えられたMyGPTと、ChatGPTの音声モードで対話・要約した内容を元に執筆されました）