散らかったプロジェクトを整理する3つの”問い”

1年半前のnoteを加筆・再編集して再掲載します。

「散らかったプロジェクトの整理のためにプロジェクトファシリテーションに入って欲しい」という話が私にはあります。

私のファシリテーションに求められる期待値は「参加メンバーのスキルやマインド、組織の力学などを理解しコミュニケーションを活性化させる役割」に加えて、「プロジェクトに足らない全体設計や企画の部分を支援する役割」も担ったりします。

だからファシリテーターではなくプロジェクトファシリテーター。

そもそも「全体設計がしっかりしているプロジェクト」ならば、「散らかったプロジェクトになりにくいですからね。」の整理のためにファシリテーションに入って欲しい」という話はきません。

さて本題の、散らかったプロジェクトの整理するときにプロジェクトファシリテーターが確認する3つの”問い” 

問1. プロジェクトは何？

意図は3つあり
1. そもそものプロジェクトについて確認する。依頼側（主に経営層）とのギャップを確認する
2. メンバー間の見ている景色を、期待値を確認する。
3. メンバーのプロジェクトの理解度・解像度を確認する。

このプロジェクトの本気度も確認します。対話を繰り返せば分かりますからね。そこから誰が真のリーダーなのか？も確認します。

問2. 前提条件と制約条件

前提条件と制約条件を考えていないプロジェクトって結構多い。考えていないからうまくいかない。考えていないからプロジェクトが散らかっていく。

前提条件
人・モノ・カネや、期限、達成すべき目標。プロジェクトを推進する上で必要な、あらかじめ提示された条件ですね。

制約条件
自分たちでは決められないもの。基本的にプロジェクト外部のからの条件が多いです。

ここが整理されてないが故に、前提条件と制約条件の区別がついてないで会話をしているがゆえにプロジェクトが散らかってしまう。区別がついていない場合は、そこを意識させるところから始める。

問3. プロジェクトを分解しません？

プロジェクトを分解できるのか？
本当にここまでの必要があるのか？
フェーズを分け、早めに顧客に触ってもらったほうが良いのでは？
などを確認しながら整理。
問い形式するのは、自分達でまず考えて欲しいから。

・今回はどこまでやるの？
・どこまで小さくできるの？
・フェーズ分けとか既に検討済？

散らかってしまうプロジェクトでは、マイルストーンまでの期間が長かったり、仕様や要求が過剰になったりしてる場合が大きい気がしています。

まず小さく、マイルストーンまでの間隔を短く、プロジェクトを分解してみる。そして小さなプロジェクト単位で回していく。プロジェクトは動かすことで見えてくることも多いのです。

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Photo by ÉMILE SÉGUIN 🇨🇦 on Unsplash