忙しい上司から即レスがもらえるメールの書き方。

こんにちは、hiroです。
現在会社員をしながらフリーランスの道を模索中です。

お仕事をしていると1日とてつもないメールを処理しますよね。ましてやマネージャ職の上司はもっと忙しい。
そんな中、忙しい上司からなかなか返信がもらえない、リマインドすると、別途説明して欲しいと言われる、、なんて経験はないでしょうか？

今日は、上司から即レスがもらえるメールの書き方を紹介したいと思います！

ちなみに私、これまで会社員を13年間経験する中でコツを掴んできました。でも最近ライティングを学んでいて、初めてちゃんと腹落ちした気がします！

即レスがもらえたらあなた自身はハッピーだし、上司もノーストレス。win-winな関係になれますよね。ぜひ今日から実践してみて下さいー！

忙しい上司の目にとまるメールタイトルの書き方

優先順に受信フォルダを分けられていた場合、手の施しようがないですが、、まずメールボックス内で、要求されているACTIONが一目で分かるタイトルを付けましょう。

例えば上司への承認依頼をしたい場合、こんな感じで一番最初にACTIONを書きます。

【承認依頼】xxxプロジェクト:xxx申請のご承認(期日:mm/dd)

そうすれば、上司はメール開封前から

・承認作業が求められている
・自分がACTIONしないと次にいけない

ということが分かりますよね。「報告」「連絡」のメールよりも優先度は高くなると思います。
タイトルだけで何のACTTIONが必要なのか、何に関するACTIONなのか分かることがポイントです。

忙しい上司から即レスがもらえるメール本文の書き方

次にメールの中身。

即レスを貰えるようにするには、まず上司がどんんな人か。どんなだったら嬉しい／助かるのか考えてみましょう。

・忙しくて時間がない
→①結論ファーストで伝える
・沢山の部下がいる。必ずしも一人一人の仕事内容詳細まで把握できていない。
→②簡潔に分かりやすく

主なポイントは2点。一つずつ見ていきましょう。

①結論ファーストで伝えること
まずメール文章の最初で結論を伝えられているでしょうか？私も意識しないとつい、最初からツラツラと説明しそうになりますが、、まず結論！

例えば、承認依頼というACTION要求が結論なら、

お疲れ様です。
xxx申請をしたのでご承認お願い致します。
この申請はxxx実施にあたり、xxxのため必要となる申請です。

なんの申請か分からないかもしれない、と最初に補足説明したくなるのをグッと堪えて、、結論が先です。

②簡潔に分かりやすく伝えること
ちょっとドライに聞こえるかもしれないですが(笑)
相手は普段、自分(あなた)の仕事の詳細まで知るわけがない、相手と自分の当たり前は違う、という前提に立ってみましょう。
その上で、

・相手が、これなんだっけ？と思う用語を使わない
・なんのACTIONS か分かるように
・反応が欲しいものはYES or NOで答えられるように

2つ目は①と関連しますが。何かACTION要求するなら、それを結論として最初に書きましょう。

3つ目は内容によっては出来ないこともありますが、出来るだけ意識！
例えば相談事の場合、YES or NOで答えられる単純なものばかりじゃないと思います。でもそんな内容こそ、メールで「意見下さい」なんてお願いしても相手は面倒くさいですよね。ちょっと今忙しいから後でメール対応しよう、と後回しされる可能性も。

その場合、メールでは
「(結論)xxxについて相談したく明日の打ち合わせ前に15分時間下さい。」とするのも一案かと思います。職場の文化、雰囲気によると思いますが私の場合、割とこのパターンをやりやすいです。

まとめ

忙しい上司から即レスをもらうメールのコツは以下。

・要求されているACTIONが一目で分かるタイトルを付ける
・結論ファースト
・簡潔に分かりやすく

当たり前のことではありますが、
自分にこのメールが来たらどう思うか？を一旦考えてみたらよいですね。面倒くさいな、よく分からないから後にしよう、と自分が思うメールなら、忙しい上司はなおさら。。

私自身も実践しながら、相手(上司)とノーストレスなコミュニケーションを築いていきたいと思いますー！