社内コミュニケーションのきっかけ作り vol.2-WEB社内報を作りました！

皆さん、こんにちは！
メディフォン人事担当です😄

あっという間にもうすぐ6月になりますね！🌳
4月に入った新入社員も、先週初めて一人でお客様のところに訪問したみたいで、とても頼もしいなと親心に浸ってしまいました（笑）

さて、今回のトピックは「社内報」です！
皆さん社内報にはどのようなイメージがありますか？
私が新卒で入った会社では、社内報が毎年1回発行されており、特に新入社員の紹介ページは全社員が楽しみにしていたということを思い出します。

30人規模のスタートアップ企業メディフォンの社内報とは？と気になった方や、自社でも取り入れたいけど、どこから手を付けたらいいかわからないという社内広報担当者の方などに、何かヒント💡になる記事になれば嬉しいです！😊

　　　　　　　　　　　　　
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社内報制作の背景

メディフォンではテレワークも多く、またコロナ禍によりイベントの開催が難しいため、既存のメンバーも含めてですが、特に新しい方とラフな会話をする機会が少なく、お互いを知る機会を持ちづらいということに課題を感じていました。

そこで、何か社員に関する情報を提供をすれば、その情報からお互いの接点を見つけたり、興味をもつことができる。

きっかけを作ることで、みんなが自主的に会話しやすくなるのでは？と思っていたことから、試行錯誤した結果、

Web社内報を、社内ポータルサイト内に掲載することになりました！ 🌷


（実は社内ポータルサイトも今回の社内報をきっかけに作ることになったのですが、今回触れるとテーマが広がりすぎてしまうので、ここでは割愛し、また別の記事で詳しく紹介します👍）

社内報どうやって作ろう？

まず、社内報を作ろう！と思ったとき疑問に思ったことです。

【最初の疑問】
・社内報の形式にはどのようなものがあるのか？
・社内報にはどのような内容を入れる？
・発行の頻度は？年1回？月1回？
・外注する？内製する？
・内製する場合の制作ツールは？

《制作手順》

上記の疑問を解決させつつ、以下のような手順で進めていきました。

①情報収集

ネットで他社の社内報を調べたり、社内報を作ったことのある友人に聞いたり、また社内報制作のセミナーも受講したりしたながら、世の中にどのような社内報があるのか、社内報担当者はどのように制作しているのかと等、情報収集をしていきました。

②目的やコンセプト決め

情報収集していくと、社内報もいろんな方法と内容があり、正解はないため、「社内報を通じて、何を達成させたいのか」という社内報制作の目的と、どのようなイメージの社内報を作りたいのか、など。制作しながら迷ったときに立ち返ることのできる指針をまず決めました。

≪指針≫
⋄目的：社内コミュニケーション活性化のための情報提供
⋄コンセプト：ちょっと息抜きに見たいページ
⋄デザインイメージ：雑誌にありそうな可愛い親近感のわくデザイン

気軽にみてもらうなかで、「メンバーの個性を知るきっかけになるといいな。」「そこから会話が弾むといいな」という気持ちを持ちながら考えていきました。

③仕様決め

次は指針をもとに仕様決めです。
当初、手の込んだ紙媒体の社内報を年1回発行（印刷会社での印刷）することをイメージしていました。

ただ、上記イメージの場合、
・社内報を作りたいけど、制作にあまり時間をかけることができない。
・せっかく紙媒体の社内報を作ってもテレワークが多いため、一人一人郵送の手間がかかる。
・外注すると微修正がしづらい。
・外注するとしたらコストがかかる分、しっかりとしたものを作りたい。
・コストがかかる分、発行頻度が少なくなり、タイムリーな情報発信が難しくなる。

等、時間とコストの理由から制作のハードルがどんどん高くなり、なかなか手を付けることができずに。。

しかし、そのことを社長に相談したところ、まずは「やってみないとよくわからないんじゃない？」「まずは完璧を求めず、運用しながら改善したらいいかから！」と、言葉をもらい、ハッ😲としました。

私は最初からとても良いものを作らないといけない！という気持ちになり、進めずにいたんですよね。
そこからは完璧を求めすぎず、まずは試してみながら改善させていくというように、社内報に対するハードルを下げることにしました！


☞そして当初の疑問に対して、一つ一つ解決しつつ仕様決め。

【疑問の答え⇒仕様】
・社内報の形式はどのようなものがあるのか？
➡主に紙媒体とWeb媒体があるが、修正更新を行いやすいWeb媒体形式に。

・社内報にはどのような内容を入れる？
➡制作の負荷がかかりすぎないよう「社員紹介」、「経営メンバーのつぶやき」、「赤坂ランチ」の３つのみ。今後運用に慣れれば、コンテンツを増やす。

・発行の頻度は？年1回？月1回？
➡新しく入社した社員の紹介はmustにし、その他は特に頻度を決めず空いた時間での更新。

・外注する？内製する？
➡修正・更新が手軽に行えるよう内製で。フリーのソフトで制作できるレベルのものに抑える。

・内製する場合の制作ツールは？
➡「Google sites」、「Power Point」、「ペイント3D」、「無料素材サイト」等を使用

④インタビュー、ネタ集め

仕様が決まれば、素材集め！各コンテンツのネタや素材（画像、インタビュー回答、写真など）集めを行いました。

⑤制作

そして制作。「ペイント3D」を使い、写真の背景を透過させ切り抜きをしたり、無料素材サイトから素材をダウンロードして張り付けたり。「Power Point」でもこんなに加工することができ、ある程度雑誌のようなページを作れることに驚きました。

最初はいろんな素材を使い、ああでもない、こうでもないと沢山のパターンを試してみました。ツールに慣れていないことと、何も型がない状況からのスタートのため、当初制作には凄い時間がかかり。
しかし、ある程度型が決まってからは、型にはめこむだけでよいため、社員紹介の2人目以降はかなり効率を上げることができるようになりました。

・社員紹介：
新しいメンバーには、メールで質問項目を送り、プライベートの写真と、好きな言葉の直筆データを返信していただく。そして本人たちの笑顔の写真を一枚撮影📸。既存社員に関しては、過去のWantedlyインタビュー記事を掲載しました。

（例）掲載

（例）詳細

・経営メンバーのつぶやき：
経営陣の考えや会社の方向性を社内に発信するために、自由に発信可能なページを用意（編集権限を付け、自由に記載してもらう形に）

・赤坂ランチ：
メディフォンオフィスがある赤坂には美味しいお店が沢山✨。社員が開拓した美味しいお店をおススメして頂き、ページに追加します。

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公開してからの反響

・「いい感じだね！」（既存メンバー）
・「可愛く紹介ページを作ってくださってありがとうございます！」
　（新メンバー）
・「いくらがそんなに好きだったの初めて知ったよー！笑」
（既存メンバー⇔新メンバーの会話）

4月に初めて導入したので、まだ数回しか更新ができていませんが、それでも上記のような声を頂いたり、社内報を見た後、社内報の情報をきっかけに会話している姿が見られる等、少しずつ社内報をきっかけにした社員間コミュニケーション活性化に繋がっていることを感じます。

今後はコンテンツを増やして、社員の方があきることなく、より楽しく見ることのできる社内報にアップグレードさせていきたいと思っています！

まだ、社内報を作ったことが無い方は、是非まずは社員紹介などの小さな取り組みからでも大丈夫だと思います。
取り組みのハードルを上げすぎず、できることから挑戦し改善していけると良いと思います！

また、もっと良い方法がある！このソフトいいよ！などおススメ情報があれば、教えていただけると嬉しいです。

また情報が更新されたら記事にしますね！


では、また！
一週間始まっていきますので頑張っていきましょう～！😊
メディフォン人事担当でした！

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参考》
今回社内報を掲載したメディフォンポータルサイトは、「Google sites」で作っています。知識がなくても簡単にフォーマット等を選択していくだけでオリジナルのWebサイトを作ることのできるアプリです。

【簡単】Googleサイトの使い方！社内ポータルサイト作成で情報共有もスムーズに | 株式会社トップゲート

素材ダウンロード
Canva
Photo AC

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