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主催者の日常

めばしい

こんにちは！
絶賛風邪引き中のめばしいです。

この記事はツクリンク株式会社のアドベントカレンダー17日目の記事です。

遅ればせながら、弊社で11月27日に開催したKaigi on Railsのアフターイベントが無事終了しましたので、主催に関わっている「Kaigi on Rails 2024」と「つくてくトーク」に関してそれぞれ綴っていこうかと思います。


はじめに

Kaigi on Rails 2024お疲れ様でした。
参加してくださった皆様、プロポーザルを出してくださった皆様、スポンサー様、また、会場を提供してくださった有明セントラルタワーホール&カンファレンス様、本当にありがとうございました。

Kaigi on Rails 2024 オーガナイザーになったワケ

あれはRailsを触り始めて3ヶ月。
Kaigi on Rails 2023に初参加した時のことでした。

「まだわからなそうなセッションもあるけれど、少しでも自社に持ち帰れる部分があればいいな」という気持ちで参加しました。

クロージングスピーチにてチーフオーガナイザーの大倉さんが
「次はあなたの番ですよ」
とおっしゃり、自分が指を刺されたような気がしました。

「私がやるんだ。」

まるで洗脳のようですが（そのくらいビビッときて）、大倉さんの元へ向かい2024年からオーガナイザーとして参加することとなりました。

Kaigi on Rails 2024 実際の活動

今年からチーム体制を導入したのですが、私が活動していたのは主に下記になります。

  • マネジメントチーム

  • スポンサーチーム

  • トークの選定

  • 本編

  • アフターイベント

1年間の流れは寺井さんが詳しく説明してくださっているのでご紹介させてください。

マネジメントチーム

GitHub Projectを利用してチーム毎のタスク洗い出しと期限の設定、終わったかどうかを確認していました。
チーム毎のタスクの洗い出しを行なったのち、私はほぼ何もやっていないです。
リマインドはほぼ炬燵さんがやってくださってました。

スポンサーチーム

スポンサー募集要項、スポンサープランやブース数の決定、カスタムスポンサー協議等々。中でもスポンサー募集要項の内容決めはRubyKaigiとの兼ね合いで忙しくなる時期と重なってしまうため、早め早めにMTGを行なっていました。
今年はRubyスポンサーが確定してから、1ヶ月後にGoldスポンサーが確定してさらに1ヶ月後にSilverスポンサーを確定するスケジュールを組んだので、Rubyスポンサー確定後からスポンサー様とのやりとりが増え始めました。
業務の都合上、休憩時間に下書きを執筆してチームメンバーにレビューしていただき、退勤後にご返信をするような流れが多かったです。
（ご返信お待たせしてしまったスポンサー様いらっしゃったら申し訳ありません。）

トークの選定

2024年は193件のプロポーザルを提出していただき、過去最高？の件数でした。
実は、プロポーザルってどんなものなんだろうと楽しみにしていた反面、件数がどうなるかわからないと伺っていたので戦々恐々というという感じでした。
（去年約150件で、コロナ明けの初オフライン開催だったから多かったのかもという見解があり、今年はどうなるのか予想できないと伺っていました。）

いざ、読み始めたら内容が面白くて、私は退勤後（19:00くらいから）iPadで読んでいたのですが添付されているリンク先の記事を読んだり、わからない単語を調べたりしているとあっという間に24:00になってしまって、、この時期はiPad抱えながら寝てましたね😪💤
2023年から参加している先輩メンバーがプロポーザルそろそろ読んでいかないと時間キツイよ〜とお知らせしてくださらなかったら時間が足りなかったかもしれません。

プロポーザルを1件1件拝見してスコアをつけていくのですが、After Kaigi on Rails 2024 LT Nightの座談会でもお話させていただいた通り、純粋に自分が聴いてみたいかでスコアをつけさせていただきました。聴いてみたい・聴講したら力になりそうというプロポーザルを自分は選んでました。オーガナイザーメンバーにもRails歴が長い方、短い方、デザイナー等々在籍していますので、いろんな観点から全員がスコアを付けた上で平均スコアの高い方が最終的に選定されました。

本編

私はスポンサー受付とスポンサーブースを行ったり来たりしつつ、ランチタイムの時間にはおぎじゅんさんコーヒーブース（わいわい部屋）でまるでアルバイトをしていました。
午前中は受付に集中してましたが、午後からは人が足りなそうなところに「めばしい、行きます」とトランシーバーで応答して向かっていました。
チーム単位で担当エリアを分けていましたが、「セッション聴講したいので手の空いている方フォローお願いします」という要請が入った時は、チーム分け隔てなく適宜カバーし合って運営していました。お弁当エリアの品出しとか足りないもの（探し物、伝票）確保とか。
基本、香盤表通りに進んでいて、当日確定した情報もメンバー間で補完し合っていて良いチームワークを発揮できたんじゃないかなと思ってます。

ちなみに、クロージング終了後のお見送りでアンケートQRコードを掲げながら「ありがとうございました」「お疲れ様です」と声をかけられて何か込み上げてくるものがあってうるっと来たのは内緒です。

アフターイベント

アフターイベントには下記参加させていただきました！

Kaigi on Rails 2024事後勉強会では、会場に向かっている最中に「Kaigi on RailsのTシャツや名札を着てきてください！」と記載されていることに気づきちゃんと読みなさいと自分を叱咤しました。

After Kaigi on Rails 2024 LT Nightでは、Tシャツ着てくるように書かれてないなと指差し確認をして会場に向かいましたが、炬燵さんにオーガナイザーTシャツ来てきてないんかいって突っ込まれました。
オーガナイザー座談会に登壇することになっていたのですが、「本当に前に出るんかな自分」という気持ちが拭えず、一人だけTシャツ着てない状態で前に出ました。きっと緊張してたんだと思います。

つくてくトーク

そして、初のアフターイベントを主催しました✨✨

やっとTシャツ着ました。3度目の正直というものですね。
今年のKaigi on Railsを想起して来年楽しみだねという会を目指してました。

アフターイベントらしいかと言われるとKaigi on Rails 2024から1ヶ月後で期間も空いてしまっていたり、ランチタイムなので1時間で開催したいという運営都合もあり、課題が残るなあというのが正直な感想です。

Kaigi on RailsオーガナイザーメンバーのほりゆうさんがLTに参加してくださったり、チーフオーガナイザーが直々にコメントしてくださるという貴重な会になって恐縮でした🙇‍♀️
つくてくトークは今後、時間管理の方法を変更したり、質疑応答の時間を加えたりとより良い会を目指して進化していこうと考えています！

おわり

また来年も Kaigi on Rails 2025 楽しみましょう！
そして、つくてくトークも月1くらいの頻度で開催していますので、ランチタイムに是非ご参加お待ちしております！！

めばしいでした。


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