「世界で一番やさしい会議の教科書」の大事な部分要約！

「世界で一番やさしい会議の教科書」
この本の要約を進めていきたいと思います。ということで、この本の要約を進めていきたいと思います。

この内容は私のYou Tubeチャンネルで画像付きでも見れますので、ぜひそちらもご覧ください！

https://www.youtube.com/watch?v=INYIdiViinw&t=174s

みなさんもグダグダな会議って経験があるんじゃないでしょうか？
この本ではこういったグダグダ会議のうまく進める方法を物語形式で紹介しています。様々なポイントはありますが、その中から自分が大事だと思った部分を抜粋し、明日の会議からでもすぐ使えるものをレクチャーしたいと思います。

生涯の会議時間ってご存じですか？
職種や役職にもよると思いますが、一般的にトータルすると

合計30,000時間と言われています。

これは約8年分ぐらいを会議で過ごすという計算になります。
これだけ費やす会議なら、もっと効率が良く成果が出る会議をしたくなったのではないでしょうか？

そもそもグダグダな会議ってどんなものでしょうか？
自分も経験がありますが、1時間や2時間話をして、その場ではみんな満足をします。しかし、1週間後に会議をすると、進捗が進んでいないことや、前回何を話したのかすら覚えていない場合があると思います。
これはその会議で「決まった事が明確になっていない」ということ。
または「何か決まったけど、具体的に何をすればいいかよくわからない」から起こる現象なのです。当然この状態では次回までに何をすればいいかわかりませんので、会議自体意味が無いものとなってしまいます。これを打開するためには「会議をファシリテーションする人」が必要となってきます。

ファシリテーションするとはどういうことでしょうか？
一般的なファシリテートの意味は
「促進する・容易にする」という意味です。

では会議をファシリテーションするとはどういうことでしょうか？
これは「何かを決めることを促進したり、容易にする技術」という事です。
この技術がある人が会議に加わる事によって、グダグダ会議を抜け出し、意味のある会議に生まれ変わらす事ができるのです。

ではファシリテーションのテクニックを３つ紹介します。

①「決まったこと、やるべきことを確認する」

②「会議の終了条件を確認する」

③「議題毎の時間配分を確認する」

では一つずつ詳細を確認していきましょう。

一つ目は「決まったこと、やるべきことを確認する」ことです。
えっ？それだけって感じるかもしれませんが、会議で確認せずに終わる事は多いと思います。それに決まったことって時間が経つと忘れていきませんか？

確認に加えて「やるべきこと」の担当者と期限を決めると、より次までにすることが明確になります。これを確認し明確にすることにより、
決まったこと、やるべきことが抜け漏れなく確認できます。
こうすることにより、
参加者全員の認識を合わせる事ができます。
これらの事を会議が終わった後でメールなどで共有すれば忘れる事はなくなりますし、繋がりのある会議が出来るようになります！

二つ目は「会議の終了条件を確認する」です。
これはどういう状態になったら会議終了！といえるのかを確認すればよいのです。よく会議で話が脱線して、結局何を議題にしたかを見失うことはありませんか？
例えば会議の議題が「対応方法と担当者がきまった状態」という事にすれば、途中で脱線したとしても、議題を戻すことが出来るようになります。
ですので、最初に会議終了をイメージしておけば
全員で一丸となって、終了状態を目指すことが出来るのです。

最後は「議題毎の時間配分を確認する」ことです。
よく会議で時間が大幅に押して予定より時間が長くなることってありませんか？それは会議の時間配分が出来ていないからなのです。
恐らく会議自体は１時間や２時間など設定をしていますが、議題毎に設定をしていることは少ないのではないでしょうか？まずは時間内に収まるかを確認し、議題毎の時間配分を設定します。
次に重要になるのは、途中で残り時間を伝えて下さい。20分の議題でしたら、残り10分です。など伝えるとよいでしょう。
締め切り効果といって、時間内に収める意識を最大化することが出来るようになるのです。

いかがでしたか？
「世界で一番やさしい会議の教科書」ではこの他にも重要なテクニックが紹介されています。
ですが、ひとまずこの基本的なファシリテーションの技術があれば、明日からでも会議は変わると思います。
ぜひこれらを実践して、グダグダ会議を意味のある良い会議に変えてってください。

最後までご覧頂きありがとうございました！