デキる人の「時間管理の裏技」とは
「ちゃんと計画しているのに、思うように仕事が進まない」
こんな悩みは、誰しもあるものです。特にコロナ禍によって、この傾向は強くなったといえるでしょう。何故なら、働き方が一変したからです。
働き方の変化として、テレワークを導入する企業が増えた点があります。
”誰かに管理されながら働いていた時代”から
”自分自身で働き方を管理する時代”への変化です
とはいえ！働き方が変わっても、求められる成果には変わりがありません。
つまり、一定の勤務時間の中で、これまで同等の成果を出すためには、
自分自身で時間の使い方を管理する必要があるということです。
（１）時間管理の基本①マインドセット
～「野球型」から「サッカー型」へ～
第一に、時間感覚を正していきましょう。
それが、「野球型」から「サッカー型」へということです。
野球もサッカーも、より多くの点数を取った方が勝利しますね。
両者の決定的に異なる点は、時間の概念なのです。
野球の場合、9回で勝敗が決まらないと、勝敗が決まるで”延長”していきます。
一方、サッカーの場合、決められた時間の中で勝敗を決めていきます。
勝敗が決まらなかった場合は、PKという手段をとります。つまり延長はないのです。
これを仕事に置き換えるならば、
成果を上げるために、ダラダラと延長して働くのではなく、
限られた時間の中で成果を出すということです。
（２）相手に委ねるな！時間は、セルフコントロールせよ！
サッカー型で仕事をするために、意識すべきことは、「セルフコントロール」です。
①自分仕事は、逆算思考
企画を考えたり、資料を作ったり、文書をまとめたりと、”自分仕事”は沢山あります。
自分仕事を、上手にこなすためには、GOALとSTARTの見極めが肝心です。
まずはGOAL。つまり納期を把握してください。
その上で、その仕事を完了するために時間を見積もること。
当然ながら、突発業務が起こる可能性は高いことを見越し、ある程度のバッファーを設けます。
作業時間×1.3倍を見積もっておくことをお勧めします。
すると、いつSTARTすればいいのかがわかります。
これが逆算思考です。GOALから考えて、START時期を設定する方法です。
おススメ！ 心の余裕のために、以下の2点を心がけてください。
①納期の1週間前までに、仕事を終える意識をもつこと
②納期通りに納品すること
納期の1週間前までに、仕事を完了する意識をもってください。納期だけを意識していると、時間に迫られ、心に余裕をもつことができないからです。
さらに、納品は、納期通りにした方が良いでしょう。”仕事が早い”は強みになりますが、相手に”納期よりも、早く仕事を終えてくれる人”というレッテルは、結果として時間に追われることになるからです。
②突発業務は、つきまとうものと心得る
経験上、突発的な業務は日常茶飯事に起こります。
例えば、上司から急に資料作成を頼まれた、お客様からのクレーム対応に時間を取られた 等。
突発業務は起こるものだからこそ、時間をマネジメントするために、
突発業務は起こるものと想定しておき、やるべき仕事の時間を管理していきます。
対処の方法として、
1日30分は、バッファーの時間を設けておく
1週間に3時間はバッファーの時間を設けておく 等
もし何も起こらなければ、他の仕事に充てればいいのです。
③他者との仕事こそ、セルフコントロール
私たちは、一人で仕事をしているわけではありません。
他者と仕事をしている以上、
自分の都合と、他者の都合の擦り合わせが大事になります。
例えば、会議や商談の「スケジュール調整」について。
このときに、絶対にやってはいけないことは、都合を委ねること。
「いつだったらいいですか？」「ご都合の良い日をお知らせください」等。
都合を相手に委ねることは、一見すると相手に選択権と自由度を与える印象があるのではないでしょうか。
ですが、これは大きな間違いです。
例えば、相手が「いつだったら、いいですかか」というあなたの要請に応え、
「〇月×日の◇時は、ご都合いかがでしょうか」と言ってきたとしましょう。
もしその日時に、外せない用事が入っていたとしたら、どうしますか？
「その日は都合が悪くて・・・」と言えますか？
相手からしたら、”だったら先に言っとけ！”となりませんか？
私だったら、そう思います。
お客様の都合を優先させたい・・・それは間違いではありません。
ですが、私も相手も一人で仕事をしているわけではない以上、
お互いの時間を有効化するために、まずは自身の都合を伝えるべきなのです。
ススメ！
× 「ご都合をお聞かせください」と相手に委ねるのではなく
〇 「〇月×日の◇時間は、ご都合いかがでしょうか」。
※自身の都合を、いくつか提示できれば尚可でしょう。