ちゃんと伝わる！3つの必須テクニック
組織で生き抜くためには、自分の伝えたことが相手にしっかり伝わることが重要です。しかし、思うように伝わらずジレンマを感じたことはありませんか？ここでは、自分の伝えたいことが相手に伝わるための3つのテクニックをお伝えします。
これは研修講師として私が日頃から実践していることです。
1. 結論から伝える
これは多くの場所で言われていることですが、理解しているのと実際にできるのは別の話です。
ではなぜ結論を先に伝えられないのか。それは私たちは時系列で物事を伝えてしまうから。だから結論が後回しになってしまうんです。例えば、次の文を見てください。
① お客様の山田様からクレームがありまして、
② それに対応したんですけれども、
③ 対応にご不満があったようで
④ お叱りを受けてしまいました。
⑤ 再度検討し直したところ、
⑥ ようやくご納得いただきました。
結論 対応完了しております。ご安心ください。
クレームの発生から解決までを時系列で伝え、最後に結論がきていますね。
上司が知りたいのは結論です。だから先に伝えなければなりません。結論を先に伝えるとこんな感じです。わかりやすくなりますね。
お客様の山田様からクレームがありました。
対応は完了しておりますので、ご安心ください。
経緯をご説明しますと〜
このように結論を先に伝えるためには、次の2つのポイントを押さえましょう。
①情報を整理し、結論を出す
情報を整理しないまま話をするから、時系列での伝え方になるんです。
そして情報を整理したら、”結論を導き出す”こと。結論は、最終的に言いたいことです。先ほどの事例でいうと「対応完了」が結論にあたりますね。
②「なぜならば」を活用する
「なぜならば」を習慣にしましょう。
なぜならば、この言葉の前に来るのは必ず結論だからです。
そして「なぜならば」の後に続くのが理由ですね。
そして逆に使って欲しくないのが「だから」、「なので」、「よって」です。
なぜならば、結論が後にくるフレーズだからです。これらの言葉にの前にあるのは理由です。後に続くのが結論です。
なぜならばを活用すれば、おのずと結論は先になるのです。
2. 一文を短くする
一文を短くするために、接続助詞は1個までにしましょう。接続助詞とは、"〜なので"、"〜けれども"、"〜だが"というもので、文と文を繋げる役割をします。
文と文を繋げるということは、接続助詞を使えば、句点(=。)を使わなくても、いくらでも長い文で話すことができるということです。
例えば、以下の文を見てください
お客様の山田様からクレームがあったんですけれども、
それに対応したんですが、
山田様は私の対応に不満があったようなので、
さらにお叱りを受けてしまったので、
再度検討したところ、ようやくご納得いただきました。
このように、接続助詞を使うと一文が長くなり、これでは何が言いたいのか分かりません。つまり相手に伝わらないということです。
ここでポイントです。
接続助詞を1回に留め、短文で話しましょう！
お客様の山田様からクレームがありました。
ですが対応が不十分だったようで、さらにお叱りを受けてしまいました。
再検討したところ、ようやくご納得いただきました。
3. 間を活用する
間を活用するのは、1文が終わった後です。文章で言うと句点(=。)が終わった後に少し間を入れるのです。そうすることで、相手は文章の終わりを察知することができるのです。また間＝沈黙ですから、一文ごとに理解しやすくなります。
逆に、間がないと、どこで文章の切れ目がわかりづらい上、理解も追いつかないし、弾丸トークを浴びせられているような印象になるんです。
間を入れることは、相手の理解度を促すと考えてください。
４. 話し方のクセをチェックしよう
人それぞれ、話し方にクセがあります。語尾を伸ばす人、えーーーばかりいう人など。一文が長いのもクセですし、間を入れる入れないもクセなのです。
このクセは、自分で気が付いていないことが多いです。なぜなら、無意識だから。悪いクセを直すには、まず自分が気づくことが大切です。
そこで私のオススメは、スマートフォンで録音するということです。
自分が上司に報告しているところを録音してみてください。それを後で聞き返してみるのです。そうすれば普段無意識でやっていた自分の悪い癖に気がつくことができますよ。
ダラダラと話しているのかどうか、間がなく弾丸トークになっているのかどうか、まずはここからチェックしてみてください。
以上の3つテクニックを実践して、自分の伝えたいことが相手にしっかり伝わるようにしましょう
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