抜群のスピード感とホスピタリティ。CASTER BIZ recruitingのアンカーに任せると、採用オペレーションがぐんぐん回る件
こんにちは。
精一杯フラットなイントネーションで話している時でも、すぐに関西人だとばれるのが悩みの@hatoihatoiです。
普段は、株式会社キャスターで、働く場所に縛られずフルリモート勤務しています。
私が所属している事業部CASTER BIZ recruitingは、常時100社以上のクライアントの採用業務をまるっと請け負うサービスを提供しているのですが、リクルーターが採用戦略を立て、アンカーが採用オペレーションを担うという役割分担がされています。
今日は、この「アンカー」という役割に注目してnoteを書いてみたいと思います。
アンカーって何をするの？
アンカーの具体的な仕事内容は、ずらっと下記の通り。
◆応募者確認
◆書類選考依頼
◆面接/面談の日程調整
◆エージェント対応
◆辞退対応
◆社外定例出席
◆翌営業日の面接確認（翌日の面接の設定内容に間違いがないかカレンダー等を確認する）
◆返信がない応募者へのリマインド（連絡が途絶えた応募者の後追い）
◆適正検査/技術課題等の対応（課題等の回収や進捗管理をする）
◆マニュアル作成/更新（各社のマニュアルを作る）
◆テンプレート作成/更新（各社のご要望に応じてテンプレートを作る）
クライアントへ応募があった後、
書類選考、面接、さらには内定へ...と、採用ステップを前に進めるために必要な業務のオンパレードです。
これを、1人のアンカーにつき平均3～4社と複数社分対応するのですから、目の回るような忙しさです。
アンカー業務をもっと知りたい！
実は私も、数年前にアンカーとして働いていたことがあります。当時は私を含めてアンカーが3名という小じんまりした体制だったのですが、今は総勢40名超の大所帯に。
今のアンカーの役割を知るべく、4名のメンバーにインタビューしてみることにしました。
▼インタビューに答えてくれたアンカーメンバーはこちらです。
◆雨宮さん（以下、雨）：前職は人事。リーダー経験があるしっかり者。
◆甲斐さん（以下、甲）：前職は総務・労務・人事。心を込めた丁寧な仕事が光る。
◆林田さん（以下、林）：前職は採用アシスタント。常にゴキゲンなテキストコミュニケーションが秀逸。
◆松﨑さん（以下、松）：前職は人事。仕事に真っすぐで笑顔が愛らしい。
このインタビューを通して
◆「アンカーは、クライアントの業務にどう関わっているのか？」
◆「アンカーは、どんな想いで仕事をしているのか？」
をお伝えできればいいなと思っています。
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＃疑問① 日程調整ってどう進めるの？
クライアントの日程調整は、どうやって進めるのですか？
雨：クライアントにGoogleカレンダー等のカレンダーを共有していただき、そのカレンダーに私たちが面接スケジュールを入力していきます。
カレンダーを見ると、面接官のスケジュールが分かるのですか？
雨：面接官には、別の予定や移動時間など「面接の対応ができないNG時間」をカレンダーに登録していただくようお願いしています。
応募があるたびに、Slackなどで予定をお尋ねするのではないのですね。
雨：そうですね。基本は事前確認なしで、カレンダーを見ながら、スピーディーに面接を調整していきます。
＃疑問② 複数のクライアントに、どう対応しているの？
面接の回数や実施方法ってクライアントによって違うと思いますが、
どのように対応していますか？
雨：クライアントごとに、面接の回数などを詳細に記載したマニュアルを作っています。
そのマニュアル作り、大変そうですね…。
松：採用フローの変更があるたびにマニュアルを最新情報に更新することも、ミスを防ぐためのアンカーの大切な業務なんです。
雨：大変なんですが、”マニュアルのおかげで、バラバラだった社内の認識が揃って助かった”というお声をクライアントから頂いたこともあります。
＃疑問③ 採用オペレーションをぐんぐん回す秘訣ってあるの？
アンカーが採用を成功させるためにできることって、なんだと思いますか？
雨：クライアントと弊社チームでスピード感に対する認識が合うと、オペレーションは非常に早く回ると感じています
スピード感に対する認識が合う・合わないって、どういうことですか？
雨：例えば私たちが"面接から1日以内"に結果を応募者に連絡したいと考えているとき、クライアントも同じように「1日以内に出そう」と思ってくださるか、もしくは、「1日以内なんて急ぎすぎ...」と思われるか、といった違いです。
実際、面接の結果って、早く連絡するほうがいいんですか？
雨：結果連絡が他社より1日遅れたというだけで辞退されてしまうケースは少なくありません。そのため、弊社は、面接から1日以内に結果を連絡するというルールで動いています。
もし、クライアントが1日以内に結果を出してくれなければ？
雨：クライアントに、何度でもリマインドしてプッシュします。
正直なところ、リマインドって何度もしづらくはないですか？
松：それは、しづらいです（笑）。それでも、採用を成功させるため、そして、候補者のためにも、リマインドは返信があるまでし続けます！
”スピードがポイント”といえば、24時間以内ルールってあるんですよね？
雨：いろんなパターンがあるんですが、一つが、「応募者からメッセージを受信したら、24時間以内に返信する」というルールですね。
24時間以内に返信したくても、クライアントから対応の指示がない場合はどうするんですか？
雨：緩衝材となるような一次返信を送るようにしています。”現在対応中ですのでお待ちください”というメッセーを送ることで、応募者に安心していただき、離脱を防ぐためです。
＃疑問④ 業務を進めるうえでの工夫ってあるの？
クライアントの採用を成功させるために、何か工夫をしていますか？
松：私は、候補者の優先度を考えて対応するようにしています。例えば、一次面接通過者と二次面接通過者がいるとき、二次面接通過者から先に調整します。
甲：応募数がとても多いという特徴のあるクライアントでは、書類選考の際、どの候補者をより採用したいか優先度を「★」の数で可視化してもらっています。どの応募者から対応すべきか判断することができるんです。
林：私は、気づいたことを積極的に伝えるようにしています。例えばクライアントが面接直前のドタキャンに悩まれていたとき、「履歴書の持参必須が負担なのかもしれない」と伝えました。その後、実際に履歴書持参不要と変更され、ドタキャンも減ったという経験があります。
アンカー業務をするうえで、心がけていることはありますか？
甲：私は、気持ちの良いコミュニケーションをとることが採用活動の成功に繋がるのではないかと思っています。候補者やクライアントの立場に立って、日々コミュニケーションができるよう意識しています。
松：私は、応募者とやり取りをする際、クライアントの印象を悪くしないように注意しています。お客様に迷惑をかけたくないので、責任感が生まれますね。前職で採用担当をしていたときよりも、大きな責任感だと思います。
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一口に「クライアントの採用成功」といっても、そのための工夫が皆さんでこんなに違うなんて驚きました！
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＃疑問⑤ クライアントとはどういう関係性なの？
クライアントとのやり取りで印象に残るエピソードはありますか？
松：クライアントから応募者に送られたメールに、応募者名の記載ミスを見つけたことがあります。私から応募者にすぐ謝罪のメールを送ってフォローしたところ、クライアントの方にとても喜んでいただけました。
甲：私は、「この場合はどう対応したらよいでしょう？」という相談を受けることが多いのですが、社内にストックされた様々なテンプレやノウハウを駆使してお答えすると、いつも喜んでいただけます。最近では、コロナ関連のご相談が多いですね。
雨：私も最近、コロナ関連で「他の企業は、オンライン面接に切り替えてますか？」という質問を受けました。「100社以上あるうちの〇社は切り替えてます」といった答え方ができるのは、弊社ならではだなと思います。
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クライアントから、業務の依頼だけではなく、「相談」までしていただけるなんて、信頼関係が見えてくるエピソードでした。
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＃疑問⑥ アンカーのやり甲斐って何だろう？
アンカーのやり甲斐を感じるのは、どういうときですか？
林：クライアントの歴史を間近で見たときですね。自分が日程調整をしていた応募者が人事職に内定し、その後、クライアントの面接官になったときは、エモい感覚になりました。
甲：アンカーは、応募者やクライアントの方とやり取りをし、社内メンバーともやり取りをすることが多いんです。そういったやり取りをしながらアンカーが前に進めないと、書類選考も日程調整も進まないという点で、採用の最前線で闘っていると感じられる点が面白いです。
松：アンカーは、多くの媒体やATSを扱うので、採用の知見が増えていくのは面白いですね。また、幅広い業界のいろんな職種の採用に関わる楽しさも、自社の人事担当では感じられなかった楽しさです。
雨：私は、採用が成功して契約終了が決まったクライアントとの最後の定例ミーティングが好きですね。共にツライ時期を乗り超えたからこその、幸せな最後の時間なんですよね。
#さいごに
アンカーの皆さんに、これから目指す姿を聞いてみました！
CASTER BIZ recruitingのアンカーとして、どんな姿を目指していますか？
「まごの手のようになりたいです！」
はい、背中の痒さから人間を救ってくれる、
あの孫の手です。
「かゆいところに手が届くような、まごの手のような存在になりたいです」
という発言に全員が賛同している姿を見て、
アンカー＝「クライアント愛」と「ホスピタリティ」にあふれた存在
なんだなと理解し、
CASTER BIZ recruitingの未来に頼もしさを感じる私でした。
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