会議の生産性を高めるには
会議の生産性を高めたい。。そんなお悩みはありませんか？
生産性とは「コストに対する成果量の比率」のことです。
ということは「コストが低く成果量が多い」状態が生産性が高いといえますね。では会議の生産性を高めるにはどうすればよいのでしょうか。今の表現を読み替えると以下の２つの解が出ます。
１．時間を短縮する
２．成果物の価値を高くする
それぞれについて詳しく見ていきましょう。
１．会議の時間を短縮する
会議にかかるコストを下げるには、会議の時間を短くすることが必須です。この場合の会議時間とは、会議時間×参加人数のトータルで算出します。つまり、「時間」も「参加人数」も必要最低限に絞ることが重要になります。
ここで見落としがちなのが「会議の時間」は会議をしている時間だけを指すのではないということです。会議前の準備～会議後の議事録作成まで会議にまつわる全ての作業時間を含めたものが「会議の時間」であるということです。具体的には、以下のような作業が想定されます。
会議前：終了条件・アジェンダ・参加者を決定。資料の準備。
会議中：議論
会議後：議事録作成
それぞれのフェーズで実行できる時間短縮のポイントをお伝えします！
【会議前】
時間を短縮するために効果的なのが会議の準備のフレームワーク化です。予め形式と仕組みを作っておけばスムーズに行えますし、属人性も排除できます。会議情報は事前に参加者に共有することで、参加者が準備をして臨むことができます。皆が閲覧できる仕組みを作りましょう。
【会議中】
意思決定に必要な、発言する人間だけを参加させましょう。参加者の責任感も強くなり、議論の時間短縮が図れます。
【会議後】
会議後に議事録の作成、これはおすすめしません。議事録ドリブンという方式で、会議中に議論内容を書き（スクライブ）皆で確認しながら議論を進めましょう。すると、会議終了と同時に皆が合意済みの議事録が自動的に完成しています。つまり、会議後の作業は何もありません。
２．会議の成果物の価値を高くする
会議における成果物とは「決定事項」「ToDo」「検討事項」など、議論の結果得られたものを指します。成果物の価値を高くするには、成果物が参加者の合意形成のもと生み出されていることが重要です。
成果物の価値が上がる会議では以下のことが満たされているはずです。
・終了条件・アジェンダ・シナリオが明確であり、事前に参加者に共有されている
参加者が、議論前に会議のイメージを描き、自分の意見の整理ができた状態で会議に臨むことで、議論の方向性がぶれず、白熱した意見交換ができる。
・参加者が会議中に議論の内容を把握している
皆が発言記録を見ながら議論を進めることで、議論内容の認識にずれが起こらず合意形成できる
少しの工夫で「会議の時間を短縮し、成果物の価値を高める」ことは実現できます！どう実践すればよいかわからない、という方は、会議生産性向上ツール「Ecrit（エクリ）」を使ってみてください。フリーミアムでお使いいただけます。プロのファシリテーターの会議の作法をツールでどう実践しているのか体感いただくことで、それぞれの会社に合った形式づくりのお手伝いができると思っています。会議の生産性向上、一緒に叶えていきましょう！
お問い合わせは担当者大西までどうぞ。
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