【日常雑記】「できなかったんですか？」のではなく「何か理由があるんですか？」から入ろう
うちの経理締めは毎月2営業日。
1日である今日も、トラブル対応もこなしつつ慌ただしく処理を進め、会社を出たのが21:30近くです。
そんな状況で気持ちの余裕がなかったからか、普段はあまり気にならない上司のひと言がカチンときました。
カチンときたあと、
「これは自分もやらないように気をつけなければ」
と思ったので、ここに書き記します。
1.どんなことがあったか、請求書発行手順での一幕
1日は前月末日締めの請求書を発行しまくる日です。
今月は、6月に地方税の税額決定という1年に1回の業務があったため、その処理もありました。
一部、集約してやっている業務については、立替金で処理します。
いったん委託先にはうちからまとめて支払うけれど、その支払い分には特にもうけをのせず、そのまま受託先からもらうため、立替金として処理しているのです。
立替金をあつかう時は、昨年10月のインボイス制度スタート以降、「立替金精算書」が必要です。
今回もそれに該当するので、立替金精算書を請求書ひとつずつに添付することになります。
うちはインフォマートさんのBtoBプラットフォーム請求書を利用しており、請求先が多いことから、通常はデータの一括アップロードで請求書を作成しています。
※BtoBプラットフォーム請求書はこちら
今回も一括で！と思いましたが、一括アップロードしてみると、立替金精算書PDFを添付できそうなクチがありません。
一括アップロードだと、作るのもまとめてできれば、承認もまとめてで非常に効率的なのでそうしたかったのですが、ヘルプやGoogle先生で調べても、一括アップロードのときの添付資料についての情報はありません。
仕方なく、非常に面倒ながら、1件1件新規発行していきました。
ふだんは10分もかからないところが、25分ほどかかりました。
（インフォマートさん、もしこれをご覧になることがあったら、できるのであればヘルプに載せてください！できなかったらぜひ改修を検討してください。立替金精算書のニーズはあると思います）
↑余談です。
何とかそれで上長に承認依頼をしたのですが、しばらくたって、上長から、
「一括アップロードでできなかったんですか？」
というチャットがきたのです。
ここで、ムキー！でした。
2.どこでムキー！ときたか
大きくふたつです。
ひとつめは、立替請求書であることは伝えていたのだから、そことの繋がりに思いを馳せて欲しかったこと。
上長は、かりに私が立替金なのに立替金精算書を添付していなかったら、そのことを注意しなければいけない存在です。
それが、こんな感じだと、自分がミスしても、そこを指摘してくれることなんてないだろうな、と、不信感と不安感がつのりました。
ふたつめは、一括アップロードが使えるのに使わない、そんな人だと思われているのでは、という疑念がわいたこと。
面倒が回避できるのなら、喜んで回避します。
なのに回避しないということは、何か事情があったに違いない、私はそう思って欲しかったようです。
3.ではどうするか？
上長には、
「立替金なので立替精算書の添付が必要なのですが、一括アップロードではできないので」
とそのまま答えました。
本音をいえば、
「立替金には立替金精算書がいるのはもちろんご存じですよね？」
くらい言いたかったですが、そこはぐっとこらえて。
そして、自分が上司の立場になったら、と、反面教師にさせていただきました。
①自分が疑問に思ったことは、クローズドクエスチョンではなく、相手が説明しやすい質問にする
今回の流れだと、「できなかったんですか？」に対しての答えは「できなかったんです」しかありません。
よって、それは質問ではなく、咎めているニュアンスになります。
かりに、「できました、でもやりませんでした」という回答がありえたとしても、話はその先にはすすみません。
これが、
「できなかったのには何か事情があるのですか？」
ならば、事情を述べられます。
「事情はありません」と言われたら、
「やり方に不安があるのであれば、一緒にやるので、より便利なやり方でやってみましょう」
と、次に進むことができます。
②現場の人と会話する時は、自分が把握できていないことがあるかもしれない、と絶えず思いワンクッションをおく
上長として知っておくべきことはもちろん知っておくべきですが、細かな運用など、その「知っておくべきこと」には入らないものもあります。
その時に、
「私が知らないだけだったら申し訳ないのですが」
と前置きしてから、
「一括アップロードでできなかったんですか？」
ときく。
それであれば、同じ言葉であっても、私の場合はすんなり入ってきます。
相手が話しやすくするための質問と、自分が知らないだけかもしれないと思う俯瞰。
私はそこに気をつけよう！と思いつつ、帰路を急いでいます。