「コミュニケーションが苦手」なのに「チームで結果を出せるリーダー」 ①自分の言葉で方針を書いている！
こんにちは、松幸です。３０００名の工場を運営し、従業員が「やる気をもって、楽しく仕事をする」ためにどうすればよいのか、日々悩み・考えて・実験しながら、自分なりの考え方・やり方を構築してきました。
本日は、コミュニケーションがそれほど得意ではなく、どちらかと言うとメンバーに指示や命令をするのが苦手な職場のリーダーにとって、有効な武器に関して話をしたいと思います。
実は、私も職場のメンバーに指示や命令をする能力が高い方ではありません。しかし、このやり方（武器）を使えば、、メンバーに必要な業務を指示し、成果を出すことがストレスなくできるようになります。
その武器は何かというと
自分の言葉で書かれた「方針書」 です！
それでは、なぜ 自分の言葉で書かれた「方針書」が有効なのか？
【自分の言葉で書いた「方針書」の３つの効果】
a) 自分のやり方や考え方を自分の言葉にすることにより
→考えを整理する事ができ、メンバーにも自信をもって説明ができる
b) いつまでに、誰が、何を、どのようにするのかを明確にすることにより
→職場のメンバーの役割と責任が明確になる
→もめごとも少なくなり、メンバー全銀が業務に集中する事ができる
c) やるべき事の抜け漏れがなくなる
→漏れていた業務を後かた指示するムダが無くなり、
→不要な業務を指示する事もなくなる
自分の言葉で職場の「方針書」を作成する事により、コミュニケーションや指示命令が苦手な職場のリーダーでも、職場を上手にマネージして行く事ができるようになります。もしも方針書をまだ作成していないリーダーは、是非ともこの記事を参考にして、作成～活用してみて下さい。
1. 指示命令が苦手な職場リーダーの武器とは？
仕事や業務をメンバーとコミュニケーションをとって、指示や命令することが苦手な職場リーダーの方は、意外に多いのではないでしょうか。正直なところ、私も指示命令が得意な方ではありません。
今の時代は、ドンドン指示命令して仕事を次から次へとメンバーに降ろしていくと、仕事を押し付けられたと勘違いする方がいるかもしれませんし、パワハラになる危険性もありますので、職場のリーダーとしては仕事の指示命令の仕方に気を付けなければならないのも事実です。
仕事や業務は、世の中の状況に合わせて、臨機応変に内容も変えていく必要があります。期中に新たなミッション（業務）が発生することなど当たり前に起こります。いちいち気にしていると、職場のリーダーをやってられないのも事実ですが、指示・命令が苦手なリーダーにとって新たなミッションが発生した時は、ストレスになりますね。
【よくある指示・命令が苦手なリーダーが考える事】
・メンバーに仕事をなかなか降れない
・仕事を依頼しても唐突感がありメンバーの納得感が得られない
・成果を出す達成感よりも仕事が増える負担感の方が大きくなってしまう
上記のようなことを色々と悩まれているのではないかと思います。
そこで、私がお勧めしたいのは、「方針書」をシッカリと作成して、メンバーに「何を」「いつ」「誰が」「どのように」仕事・業務を分担するのかを明確にして、視える化することです。
2. 自分の言葉で「方針書」を作成する
私の経験上、自分の言葉で「方針書」を作成するメリットは非常に大きく、リーダーにとっての最大の武器になると考えています。このやり方は、私が30代後半から実践してきていますが、有効性が高いと感じています。
以前は、上司からおろされた仕事をそのままメンバーに振っていましたが、以下のような現象が多々発生していました。
【方針書を作成する前の自分】
・メンバーのやる気がでず、「やりたくない」と文句を言われる。
・納期が期限までに間に合わないことがしばしば発生。
・結局自分も手伝うことになる。
・途中で確認すると、やって欲しい事と異なり、一からやり直しになる。
・最悪の場合は、最初から最後まで自分でやらざるを得なくなる。
などなど、挙げればきりがありません。
それが、自分の言葉で「方針書」を作成したうえでメンバーに仕事の指示命令をすると、驚くほどスムーズにメンバーに受け入れてもらえるようになりました。このやり方ならば、コミュニケーションや指示命令が苦手なリーダーであっても、難なく仕事をメンバーに割振ることができるようになること、間違いありません。
3. なぜ、自分の言葉で「方針書」を作成することが有効なのか？
それはなぜ自分の言葉で方針書を作成することが有効なのか？
【方針書を作成する有効性】
a) 伝えるべき事をシッカリとまとめることができ、頭の整理ができる
・全体像が見える、
・優先順位も立てやすい
・上位方針とのつながりも理解しやすい
b) いつまでに、誰が、何を、どのようにするのかを明確にできる
・やるべき課題の重要度、日程、担当が明確にできる
・職場の中の仕事のフォーメーションが分かる
・メンバーに公平に仕事が分担されていることが全員にも理解できる
c) やるべき事の抜け漏れがなくなる
・指示する内容の抜け漏れがなくなり、一度で全ての指示ができる
・不要な仕事を見極めることができる
つまり、コミュニケーションをとって指示命令する内容を文章にすることにより、頭の整理・仕事の整理・メンバーへの指示内容の整理などが一気に進みます。書いてみる事により、全ての事を明確化する事が出来ます。これほど効果的なやり方は、他にはないと思います。
4. 「方針書」により、指示命令がスムーズに運ぶ
特に、年度初めに「方針書」を作成する意味は大きいです。
私が毎年やるのは、以下の事をA3用紙に１～２枚にまとめています。
【年度初めに作成する方針書】
1) 会社の経営理念を確認し、職場のミッション・ビジョンを再確認する
2) 会社の今年度の方針を確認し、組織全体の方向性を確認する
3) 直属の上司の方針を確認し、期待されている成果を確認し、数値化する
4) 自分の職場でやるべき事を列記し、Q/C/Dなど仕事ごとに分類する
5) 分類された仕事・業務ごとにどのメンバーに担当してもらうかを決める
6) いつまでにその業務の結果を出してもらうのかを決める
方針書を作成する有効性は、自分のためだけでなく、職場のメンバーにも、更に上司に対しても非常に良い効果をもたらします。
【方針書を作成する有効性】
a) 全体像が見える
b) 頭の整理ができる
c) 仕事を関連性と分割方法も分かる
d) 職場のフォーメーションも決まる
e) 仕事の優先順位が分かる
など、職場で何をしていくのかが、全て把握できるようになります。
また、期中で新たな業務が発生したり、やっていた仕事がやらなくてよくなった場合にも、その都度見直して行く事により、メンバーの不平や不満が減少し、業務の割り振りもスムーズにでき、指示命令も行き届くようになります。それにより、職場全体の雰囲気も良くなって行く事でしょう。
5. 「方針書」を作成するのが手間がかかり、面倒だと考えているリーダーへ
確かに、リーダーの中には、時間がない、労力がもったいない、などと言われる方がいらっしゃるかもしれません。確かに、方針書を作成するにはそれなりの時間がかかります。私も、２週間～１カ月ぐらいかけて、前期の反省と今期の方針を一緒に作成しています。前期の反省を活かして、今期の活動方針につなげることも重要だと考えています。しかし、先に述べたように、労力に比べた効果は絶大です。
メンバーにとっても、貴方の上司にとっても、A3用紙１～２枚に方針をまとめることで、以下の事が見えるようになります。
・その職場でやるべき業務の明確化
・会社の業績との繋がりが一目で理解ができる
・その業務は「誰が」「どのように」推進しているのかが分かる
便利だと思いませんか。
実際に、方針書（実行計画書）を作るのは、「わかりやすさ」もさることながら「管理のしやすさ」も付加されます。よって、それこそコミュニケーションがあまり得意ではなく、指示命令も苦手なリーダーにとっては、一番強力な武器・ツールになるのです。
また、期中で新たに発生した業務に関しても、都度方針書に追加して、
「誰が・いつまでに・何を・どのように進めるのか」を決めることにより、
メンバーにも説明がしやすくなります。
こうする事により、パワハラなどを気にすることなく、
業務をメンバーに指示命令し、進めることができるようになります。
参考までに、私の場合は、方針書を半年に一度、決まったフォーマットで作成し、職場のメンバーと共有しています。
6. まとめ
コミュニケーションや指示命令が苦手なリーダーにとって、「自分の言葉で職場の方針書を作成」する事が非常に有効であることを理解して頂くことができたのではないかと思います。
今期の方針書をまだ作成していない職場リーダーの方は、今かでも遅くありません。是非とも、自分の言葉で方針書を作成してみて下さい。その効果の大きさが理解できると思います。
次週もまた、私が仕事をやってきて有効であったことを皆さんに共有したいと思っています。
最後までお読みいただき、誠にありがとうございました！
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