うまく行く組織のコツ：効率が上がるスケジューリング！
あなたはメンバーに対して突然
「今日は時間があるから〇〇の案件に関して
途中経過を聞かせてくれないかな？」と
言っていませんか？この突然の報告は、
メンバーの不信感を募らせてしまう原因に
なりかねません。それではどうすれば良いのか？
うまく行く組織が行っているスケジューリングを
お伝えしていきます。非常に簡単です。
こんにちは、松幸です。
ブログを見て下さり、ありがとうございます！
日々の中で気付いたことを発信しています。
本日は、うまく行く組織のコツ：効率が上がるスケジューリング！
についてです。
突然の報告が関係を乱す。。。
リーダーの時間が少しできると、
メンバーから色々と報告を貰いたくなります。
・〇〇の件は、どうなったのか？
・〇〇プロジェクトの進捗状況は？
・取引先の〇〇はうまく行っているのか？
などなど、心配事は絶えません。
しかし、リーダーがメンバーに対して
頻繁に進捗状態をリーダーの時間が空いた時に
聞きたいのですが、弊害が大きいです。
突然の報告は、メンバーが慌てふためき、
報告すべき内容も不十分になってしまいます。
そのため、逆に不安になる事もあります。
また、メンバーのやろうと思っていた業務が
出来なくなり、業務効率が落ちてしまいます。
二度手間になる事が多いと感じています。
報告する時間を予めもうけよう！
業務においては、様々なプロジェクトや
案件が動いていると考えます。
それなら、定期的に全体打合せをもうけたり、
個別のOne on Oneセッションを設定したりして
報告するタイミングを決めておくのが良いです。
多くの業務は、日次管理をするか週次管理が
ベースになっていると考えます。
日次での報告は、大きなプロジェクト以外は
やりすぎなところがありますので、
通常であれば週次管理をベースとします。
毎週〇曜日の〇時から、進捗確認会議を開催し
そこで業務の進捗報告をしてもらうようにします。
すると、〇曜日をめがけて業務が遂行され、
業務が進捗していくと共に、報告も
抜け漏れ無くされて行くようになります。
定期的な報告日を決めるだけで良いのです！
定期報告が仕事のリズム感を生む！
定期的な週次での報告会を設定すると、
不思議と１週間のリズムが出来ます。
毎週月曜日の午前中に報告会を設定すると、
月曜日の午後〜金曜日の午前中にかけて、
メンバーは業務に集中します。
月曜日の午後は、今週の予定を改めて確認し
火曜日〜金曜日の午前中にかけて業務を
遂行していきます。
特に、火曜日にはスタートダッシュをかけ、
木曜日には、週次目標を達成するために
業務に追い込みをかけます。
金曜日の午後は、週次のマトメを行い、
月曜日の午前中に週次報告を行う。
と言った感じで、業務のリズムができるため、
結果が得られやすくなります。
リーダーによっては、週1回の報告では
不足を感じる場合には、週2回にしても良いし、
日次の簡単な業務報告書を箇条書きで
記載してもらい、それを日次で確認する
やり方もありますね。
定期的な報告会を設けることで、
仕事にリズムが出来、業務効率が100倍上がり
面白いように成果が出てきます！
是非、参考にしてみて下さい！
大丈夫！
みんな、あなたのことを応援しています！
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勇気・強気・やる気・本気・世の中元気！
このブログが皆さんにとっての気付きになり、
行動に向けた原動力と豊かな生活に向けて
少しでも貢献できると嬉しいです。
最後まで読んで頂き、ありがとうございます！
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