外資系企業で実践！“仕事を進める“会議ファシリテーション

みなさんこんばんは、松子です。もう3月末日・・！最近仕事が忙しくて、仕事以外にネタがないので、今日は仕事ネタでご紹介！

自分で言うのもなんですが、私は会議のファシリテーションにおいて社内で一定の評価をいただいているみたいで、全然自分が関係ない会議でも「ファシリだけして！お願い！」と依頼が来るときがあります。（彼/彼女がやりたくないだけとも言う…。でもそんな時に頼りにされてる私！とポジティブに考えよう、うん！笑）。

そんな私が会議ファシリテーションで気をつけていることは「とにかく物事を進める！」ってことです。ダベッて終わり、ではなく、せっかくみんなの時間を使うなら実りのある会議にしたいですよね。

別にそんな特別なことをやっているわけではないのですが、私なりに気をつけていることを、今日はまとめてみました。題して！「外資系企業で評価される！仕事を進める会議ファシリテーション！」。うわ、めっちゃそれっぽくないですか？（うさんくさいとも言うww）

会議前：会議の5割くらいは準備にかかってると思ってます。まず…

①会議の目的を明確にして共有しておく

その会議が、「情報を共有するだけの会議なのか？」「何か具体的に決めないといけないことがあるのか？」「何かを責任持って承認しないといけないのか？」で、参加者の姿勢は全然変わってくるんですね。なので、その会議がそもそも何を目的にした会議なの？って言うのは、事前に明確にして参加者に共有した方が良いんです！

②必須参加者と必須の理由を明確にする

①で会議の目的が明確になったら、そのためには誰が必要なのか？も明確になると思います。実際に仕事をするスタッフクラスなのか、承認が欲しいからマネージャークラスなのか、等々・・・。その人たちには、「こういう目的の会議で、これをして欲しいから、あなたの参加が必要なんです」と言ってあげた方が、本人達も覚悟して会議に臨んでくれるので、実際の会議が実りあるものになります。たまに、「とりあえずこの人も呼んどいて〜」とか、「誰が必要かわかんないからとりあえずみんな呼んどいて〜」みたいな会議ありますけど、そういう会議って、いざ会議中は誰も何も言わない、人数だけ多いけど全員いる必要ある？っていう会議になりがちな気がします。

会議中：誰も何も言わなくなっちゃっても大丈夫！

③シーンってなっちゃったら、とにかく誰かを指名する

これはリモートになってさらに顕著になったのですが、手を尽くしても会議中誰からも何も意見がない。。。というシーンは、まああります。そういう時は、具体的に「●●さん、どうですか？」と指名するようにしています。そしたらその人は何か言わざるを得なくなりますし、その人の発言でまた新しい議論ができるかもしれないです！（え、指名なんかしたら●●さんに嫌われるから嫌だ？ファシリテーターがなんのためにいると思っているんですか！人に好かれるためじゃない、仕事を進めるためにいるんです！笑）

④意見があがらなければ自分の意見を言ってしまう

どうしても何も意見がない場合は、どんなに突拍子がないことでも、自分の意見を言ってしまいます。全員にNOと言われたとしても、それはそれで「これは全員NO」という合意形成ができたということです。逆に「明らかにNO」ということを言えば、誰かが我慢できなくなって「いやいやそれはこういうことだよ」と話し始めてくれますよ（経験上、これはかなり高い確率で起こります）笑

会議の最後：会議の残り5分は絶対にこのために時間をとっておいてもらいたい！

⑤次のアクションとその担当者・期限を明確にする

この会議後は、誰が、何を、いつまでにするのか・というのを、会議の最後の5分、全員がいる場でおさらいするようにしています。全員がいる場ですることで、全員に役割分担と期日が明確になりますし、その後のフォローもしやすいです。この最後の5分が一番、「物事を前に進める」コツと言えるかもしれません！

ちなみに、議事録を取るのは大切ですが、会話録レベルでとる必要はなく、決定・合意事項と、アクションアイテムさえ明確であればいいと個人的には思っています。

⑥時間を守る

これは最低限ですね。時間を守るために各議題の時間配分はあらかじめ決めておきましょう。時間を超えそうになったら、このまま話すか別の機会にするか、まずは聞いてみましょう。参加者の人たちはみんな忙しい人たち（きっと）なので、会議時間は正確に見積もれるようになりたいですね！

いかがでしたでしょうか？やたら偉そうに書いてしまった割には特別なことは一つもなかったと思うので大変恐縮ですが、何かしらの気づきになれば幸いです！

ちなみに、私ももれなく「なんでも数値化したがる外資系企業の呪い」にかかってしまっているので、会議を設定する時や会議中にはこの会議のコストはいくら分か、よく考えてしまいます。ごく単純に例えると、時給1,000円の人が5人1時間参加すればその会議は5,000円分、時給2,000円の人を10人2時間拘束する会議なら40,000円分、といった感じで、その金額分に見合った会議の成果が得られたか？って考えちゃうんですね。社内の参加者の時給が大体これくらいかな？というのは、社内給与体系でなんとなくわかると思うので、皆さんもぜひ次思い出したら計算してみてください。😆

なお、会社の雰囲気などによってもやり方は全く違ってくると思うので、ここに書いてあることは全て正しいわけではないということはご了承ください。お互いに試行錯誤しつつ、会議を実りあるものにしていきましょう！

ではでは！4月はもっとゆるふわな話題を書きたい松子でした！