社内用チャットツールを導入したので、利用ルールを考えてみたはなし

ようやく弊社もメールのやり取りを卒業して、「Typetalk」というチャットツールを導入しました。

導入したときの話は別途書くとして、まだ、ドラフトの段階ですが、今回考えた利用のためのルールを書きます。

基本的な利用のおやくそく

社内連絡用です
プロジェクトに関する情報共有にご利用ください。

取り扱う情報のこと
個人情報はアップしてはいけません。（但し、DMでかかってきた電話の折返し連絡は例外とします）
お客様から預かったファイルについてはできるだけ「Typetalk」にはアップせず、受け渡しは“基本的に”社内のファイルサーバーを利用してください。

ファイルは必ず社内のファイルサーバーに保存しましょう
作業完了後の最終ファイルのデータはもちろん、先方からご提供いただいた原稿や素材について、受け渡しをTypetalkでしたとしても、必ず「社内のファイルサーバー」に保存してください。

大人なので節度を守ってくださいね
「あれをしてはいけない」「これをしてはいけない」と締め付けをしたくないので、公序良俗に反することはもちろん、節度をもってご利用ください。

全社用トピックの利用について

全社用トピックを用意しました。
チャットという特性上、メールほど振り返ることが得意ではないので、流れていっても良い情報や、鮮度の短い情報のやり取りが向いています。例えば

- 電車遅延で遅れる場合
- お得意様からお菓子を差し入れてもらった時
- 外出してお土産を買って帰ってきた時
- 電話がかかってきた時　など

その他、イベントの告知やアプリケーションの更新などといった連絡のやり取りが向いています。

引き続きメールを利用するご連絡
有給休暇や長期休暇を取得する際のご連絡については、今までどおり引き続きメールにてご連絡ください。
但し、休暇直前の再度のご連絡については Typetalk でご連絡をしても良いかもしれません。

日報について
日報に関しては、変更はなく、今までどおりに運用をしていきます。
原則、毎日書くことになっているので忘れずに書くようにおねがいします。

DMの利用について

個別でやり取りする場合にはDMをご利用ください。

- 心配事などの相談
- かかってきた電話の詳細
- 個人的なお願い事　など

プロジェクト外のことや全社用のトピックではやり取りしにくい個別のやり取りをするのに便利です。

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このほか、「はじめにやってほしいこと」、「トピックのたてかたのルール」、「ゲストユーザーのルール」、「他のツールとの併用について」、などといった内容もあとに続きますが、ひとまず、一般的なところはこんな感じで、当たり障りのない普通のルールでいきたいと思います。

ルールを足していくことがないように運用されるといいなぁ。